نحوه محاسبه مالیات حقوق ۹۸

مالیات حقوق چیست؟

پرداخت مالیات بارزترین هدف در تئوری های مالیاتی است که منجر به توزیع عادلانه درآمد می گردد. در نظام مالیاتی کشور، مالیات حقوق جزئی از بخش های مالیات بردرآمد می باشد.همچنین در ردیف مالیات های مستقیم قرار داشته و با نسبت خاصی از درآمد شخصی تعیین می شود.

طبق ماده یک قانون مالیات‌های مستقیم، تمام افراد حقیقی و حقوقی که در داخل کشور با فعالیت اقتصادی، خدماتی و غیره درآمد کسب می‌کنند، مشمول پرداخت مالیات هستند.مالیات بر حقوق از نظر حجم،ثبات،کارایی و سهولتی که در وصول دارد از اهمیت بسزایی برخوردار است.

در دسته بندی انواع مالیات، مالیات حقوق چه جایگاهی دارد؟

طبق ماده 86 قانون مالیات‌های مستقیم ( ق.م.م ) و تبصره این ماده، مالیات حقوق جز مالیات‌های تکلیفی محسوب می‌شود. مالیات تکلیفی بدین معناست که شناسایی مبلغ و پرداخت مالیات حقوق پرسنل به عهده پرداخت کننده حقوق (کارفرما) است و پرسنل در قبال این امور وظیفه‌ای ندارند.

همچنین در یک دسته بندی کلی مالیات به دو دسته مستقیم و غیرمستقیم تقسیم می‌شود:

  • مالیات مستقیم: مالیات‌های که مستقیماً از دارایی و درآمد اشخاص (حقیقی یا حقوقی) حاصل می‌شود؛ نظیر مالیات بر درآمد حقوق و مالیات بر دارایی
  • مالیات غیرمستقیم: مالیاتی که به قیمت کالا و خدمات تعلق می‌گیرد و به مصرف کننده منتقل می‌شود. نظیر مالیات بر ارزش افزوه و مالیات واردات

اشخاص مشمول مالیات بر درآمد چه کسانی هستند؟

طبق ماده 82 قانون مالیات‌های مستقیم درآمدی که شخص حقیقی در خدمت شخص دیگر (اعم از حقیقی یا حقوقی ) در قبال تسلیم نیروی کار خود بابت اشتغال در ایران برحسب مدت یا کار انجام یافته به طور نقد یا غیرنقد تحصیل می کند مشمول مالیات بردرآمد حقوق است.

عوامل مشمول حقوق

کلیه افرادی که که به هر شکلی مشغول به کار هستند و حقوق دریافت می کنند و بیمه تامین اجتماعی برای آنها لحاظ میشود باید بخشی از حقوق دریافتی خود را به عنوان مالیات حقوق به وزرات اقتصاد و دارایی پرداخت نمایند . میزان مالیات حقوق در هر سال متفاوت بوده و طبق بخشنامه هایی به کلیه کارفرماها و بنگاههای اقتصادی ارسال میشود و کارفرما موظف است مالیات تعلق گرفته به حقوق و مزایای کارکنان خود را کسر کرده و به حساب مشخص شده وزرات امور اقتصادی و دارایی واریز نماید .

برای اطلاع از تمام مواد قانونی مالیات بر درآمد حقوق، لازم است مواد 82 تا 92 قانون مالیات‌های مستقیم مورد توجه قرار گیرد. کامل ترین فهرست اقلام مشمول مالیات در قالب 66 عنوان هستند که فهرست آنها در ذیل آورده شده است:

1 حقوق اصلی (ثابت) 34 حق افزایش بهره وری تولید
2 اضافه کار 35 حق تولید
3 فوق العاده بدی آب و هوا 36 حق کمیسیون فروش
4 محرومیت از تسهیلات زندگی 37 جمعه کاری
5 فوق العاده محل خدمت 38 جیره نقدی
6 فوق العاده مرزی 39 مزایای نقدی
7 فوق العاده شرایط محیط کار 40 پول صبحانه
8 نوبت کاری 41 مزایای تولید
9 فوق العاده کشیک 42 کارمزد
10 فوق العاده جذب 43 فوق العاده محل خدمت
11 مزایای ارزی 44 پول اتوبوس (غیر از خرج خرید)
12 ایاب و ذهاب 45 فوق العاده سیاری
13 حق خوار و بار 46 حق آنکال
14 حق امضاء 47 حق آکورد (تولید)
15 حق باجه 48 فوق العاده کیلومتری
16 حق سرپرستی 49 حق مشاوره
17 حق مدیریت 50 پول جارو
18 حق خزانه 51 حق مسکن
19 حق سرایداری 52 سایر مزایای غیر نقدی به قیمت تمام شده
20 حق حسابرسی 53 مسکن با اثاثیه
21 حق پاسداری 54 مسکن بدون اثاثیه
22 حق نمایندگی بیمه 55 اتومبیل اختصاصی با راننده
23 حق ترانسپورت و سرویس 56 اتومبیل اختصاصی بدون راننده
24 حق دیپلم 57 عیدی سالانه یا پاداش آخر سال
25 برودت (بدی آب و هوای سردخانه) 58 سایر مزایای پرداختنی غیر نقدی به کارگران
26 حق فنی 59 تغذیه
27 حق انبارداری 60 پول شیر
28 حق شیفت 61 حق تأهل
29 حق یک وعده غذا 62 حق عیال
30 حق پول نهار و شام 63 حق اولاد
31 فوق العاده نگهبانی 64 پول لباس کار
32 فوف العاده کشیک 65 بهای صابون
33 حق ثابت 66 کسری انبار

منظور از درآمد مشمول مالیات حقوق چیست؟

طبق ماده 83 ق.­م­.م درآمد مشمول مالیات عبارت است ازحقوق (مقرری یا مزد، یا حقوق اصلی) و مزایای مربوط به شغل اعم از مستمر و یا غیرمستمر قبل از وضع کسور و پس از کسر معافیت‌های مقرر در این قانون.این درآمد به دو بخش نقدی و غیرنقدی تقسیم می‌شود.

منظور از عوامل مشمول مالیات و درآمد مشمول مالیات در سپیدار چیست؟

عوامل مشمول مالیات یعنی مجموع 66 عاملی که در در جدول صفحه قبل آورد شد. زمانی که از این عوامل معافیت‌های مربوطه کسر شود، درآمد مشمول مالیات بدست خواهد آمد.

معافیت عوامل مستمر  درآمد مستمر مشمول مالیات = عوامل مستمر مشمول مالیات

معافیت عوامل غیر مستمر  درآمد غیر مستمر مشمول مالیات = عوامل غیر مستمر مشمول مالیات

در جدول مالیاتی منظور از سه دسته مالیات عادی (100%)، مناطق محروم (50%) و معاف چه کسانیست؟

با توجه به نوع مکان و پرسنلی که در یک مجموعه مشغول به کار هستند، ممکن است ضرایب معافیت خاصی برای آنها وجود داشته باشد. به همین دلیل سپیدار سه دسته‌بندی عمده را برای جدوال مالیاتی هر سال پیش‌بینی می‌کند. جزییات این معافیت‌ها در ادامه بصورت کامل شرح داده شده است.

معافیت‌های مالیات بر درآمد حقوق

معافیت های مالیات حقوق دارای 13 بند مختلف است که در  ماده 91 ق.م.م بطور شفاف مورد بحث قرار گرفته و در ادامه آورده شده است:

  • مدیران و اعضای هیئت های سیاسی خارجی که به کشور وارد می شوند. همچنین اعضای نمایندگی های فوق العاده از دولت های بین المللی که در کشور حضور دارند. البته این معافیت به شرط وجود معاملات متقابل قابلیت اجرایی دارد.
  • رؤسا و اعضای مأموریت‌های کنسولی خارجی در ایران و همچنین کارمندان مؤسسات فرهنگی دولت خارجی نسبت به درآمد حقوق دریافتی از دولت متبوع خود به شرط معامله متقابل.
  • کارشناسان خارجی که با موافقت دولت جمهوری اسلامی ایران از محل کمک‌های بلاعوض فنی و اقتصادی و علمی و فرهنگی دولت خارجی و یا مؤسسات بین المللی به ایران اعزام می‌شوند.
  • کارمندان محلی سفارتخانه‌ها وکنسولگری‌ها ونمایندگی‌های دولت جمهوری اسلامی ایران در خارج نسبت به درآمد حقوق دریافتی از دولت جمهوری اسلامی ایران در صورتی که دارای تابعیت دولت جمهوری اسلامی ایران نباشند به شرط معامله متقابل.
  • حقوق بازنشستگی و وظیفه و مستمری و پایان خدمت و خسارت اخراج و بازخرید خدمت و وظیفه یا مستمری پرداختی به وراث و حق سنوات و حقوق ایام مرخصی استفاده نشده که در موقع بازنشستگی یا از کارافتادگی به حقوق بگیر پرداخت می‌شود.
  • هزینه سفر و فوق العاده مسافرت مربوط به شغل.
  • مسکن واگذاری در محل کارگاه یا کارخانه جهت استفاده کارگران و خانه‌های ارزان قیمت سازمانی در خارج از محل کارگاه یا کارخانه که مورد استفاده کارگران قرار می‌گیرد.
  • وجوه حاصل از بیمه بابت جبران خسارت بدنی و معالجه و امثال آن.
  • عیدی سالانه یا پاداش آخر سال جمعاً معادل یک دوازدهم میزان معافیت مالیاتی موضوع ماده (۸۴) این قانون.
  • خانه‌های سازمانی که با اجازه قانونی یا به موجب آیین‌نامه‌های خاص در اختیار مأموران کشوری گذارده می‌شود.
  • وجوهی که کارفرما بابت هزینه معالجه کارکنان خود یا افراد تحت تکفل آن‌ها مستقیماً یا به وسیله حقوق بگیر به پزشک یا بیمارستان به استناد اسناد و مدارک مثبته پرداخت کند.
  • مزایای غیرنقدی پرداختی به کارکنان حداکثر معادل دو دوازدهم معافیت موضوع ماده (۸۴) این قانون.
  • درآمد حقوق پرسنل نیروهای مسلح جمهوری اسلامی ایران اعم از نظامی و انتظامی، مشمولان قانون استخدامی وزارت اطلاعات و جانبازان انقلاب اسلامی و جنگ تحمیلی و آزادگان.

جزییات چند معافیت مهم (مالیات حقوق سال 98)

مالیات بر در آمد حقوق کارکنان

مالیات حقوق سال 98
مالیات حقوق سال 98

معافیت سالانه مزایای غیرنقد در سال 97 چقدر است؟

طبق بند 12 ماده 91 ق.­م­.م مزایای غیرنقدی به میزان دو دوازدهم معافیت سالانه از پرداخت مالیات معاف است.میزان معافیت سالیانه مالیات سال 97 برابر است با:

12× معافیت ماهانه = معافیت مالیات سالانه

12× 23،000،000= معافیت سالانه سال 97

ریال276،000،000 = معافیت سالانه سال 97

بنابراین:

2 × (12 ÷ معافیت مالیاتی سالانه) = معافیت مزایای غیرنقد

2 × (12 ÷ 276،000،000) = معافیت مزایای غیرنقد

ریال 46،000،000 = معافیت مزایای غیرنقد

میزان معافیت مالیات عیدی سال 97 چه مبلغی است؟

طبق بند 9 ماده 91 ق.­م.­م عیدی سالانه یا پاداش آخر سال مجموعاً تا میزان یک دوازدهم معافیت مالیات‌های موضوع ماده 84 ق.م.م بدون در نظر گرفتن مدت کارکرد در طول سال از پرداخت مالیات معاف است. پاداش دریافتی در بخش دولتی و خصوصی به مجموع درآمدها اضافه و مشمول مالیات می‌شود. توجه نمایید به استناد ماده 84 ق.م.م معافیت مالیاتی باید بر مبنای درآمد سالانه آن‌ها اعمال شود.

1 × (12 ÷ معافیت مالیاتی سالانه) = معافیت عیدی و پاداش پایان سال

21 × (12 ÷ 276،000،000) = معافیت عیدی و پاداش پایان سال

ریال 23،000،000 = معافیت عیدی و پاداش پایان سال

پاداشی که در طول سال به کارمند داده می‌شود، مشمول این نوع از معافیت می‌شود؟

خیر. حتی اگر در طول سال چندین پاداش پرداخت شود، تنها پاداش پایان سال و عیدی پرداختی در محاسبه ، برابر با یک دوازدهم از 84معافیت مالیات عیدی مورد بررسی قرار می گیرند. این مبلغ با توجه به ماده مقدار کل خواهد بود.

سایر معافیت‌هایی که بصورت ماهانه به حقوق پرسنل تعلق می‌گیرند؛ کدامند؟خوب است بدانید فصل اول باب چهارم قوانین مالیات‌های مستقیم، مربوط به انواع معافیت‌های مالیات است. (تمام معافیت‌ها و نه فقط معافیت‌های حقوق)

طبق ماده 136 ق.م.م وجوه پرداختی بابت بیمه عمر از طرف مؤسسات بیمه که به موجب قراردادهای منعقده بیمه عاید ذینفع می‌شود؛ ازپرداخت مالیات معاف است. به همین خاطر است که نرم افزار سپیدار هم بیمه تکمیلی سهم کارمند را با ضریب یک، معاف از حقوق می‌کند.

همچنین با توجه به ماده 137 ق.م.م و با توجه به بند ۲ بخشنامه ۱۹۴۱۸/۴۳۸۵/۲۱۱ مورخ 7/11/1383 “کارفرمایان بیمه شدگان سازمان تأمین اجتماعی می توانند صرفاً با کسر دو هفتم از سهم حق بیمه پرداختی حقوق بگیران بیمه شده و کارفرمایان بیمه شدگان سازمان خدمات درمانی و سایر موسسات بیمه‌گر ایرانی نیز می‌توانند با کسر کل سهم حق بیمه پرداختی حقوق بگیران بیمه شده خود از درآمد حقوق آنان و با قید میزان آن در فهرست‌های حقوق تسلیمی به اداره امور مالیاتی ذیربط مالیات متعلق را محاسبه نمایند.”

توجه!

حق بیمه عمر پرداختنی بابت بیمه عمر پرسنل، معاف از مالیات نمی‌باشد.

جدول محاسبه حقوق سال 1397

بر مبنای بخشنامه فوق سقف معافیت مالیاتی در سال ۱۳۹۷، مبلغ دویست و هفتاد و شش میلیون ۲۷۶.۰۰۰.۰۰۰ ریال در سال تعیین‌شده است.

میزان معافیت مالیاتی مواد ۵۷ و ۱۰۱ قانون مالیات‌های مستقیم مبلغ دویست و هفتاد و شش میلیون ۲۷۶.۰۰۰.۰۰۰ ریال تعیین شد.

در ادامه جدول مالیات حقوق و دستمزد سال ۱۳۹7 قابل‌مشاهده است.

محاسبه مالیات حقوق

آموزش نحوه محاسبه مالیات حقوق سال 97

همان‌طور که گفته شد، طبق بخشنامه ارسالی سازمان امورمالیاتی، میزان معافیت مالیاتی حقوق در سال 97 ، 276 میلیون ریال در سال است و تا 3 برابر مازاد آن مشمول مالیات سالانه ۱۰ درصد، مازاد مبلغ 3 برابر تا 4 برابرمشمول مالیات سالانه 15 درصد، مازاد مبلغ 4 برابر تا 6 برابر آن مشمول مالیات سالانه 20 درصد و مازاد بر 6 برابر با نرخ 25 درصد محاسبه خواهد شد.

مالیات حقوق فردی که در ماه ۱۸۰ میلیون ریال دریافتی دارد با جدول معافیت حقوق سال 97 چگونه باید حساب شود؟ (کلیه اعداد به میلیون ریال)

نحوه محاسبه مالیات حقوق 98 (اکسل)

قبل از حل صورت مسئله فوق، یک اکسل آماده در این قسمت بارگذاری شده؛ که می‌توانید حقوق رو در آن جایگذاری کرده و به صورت خودکار مالیات حقوق برای شما محاسبه می‌شود.

دانلود اکسل محاسبه مالیات حقوق

مهلت ارسال فایل مالیات بر درآمد حقوق چه زمانی است؟

مطابق ماده ۸۶ ق.م.م، پرداخت‌کنندگان حقوق هنگام هر پرداخت یا تخصیص آن مکلف‌اند مالیات متعلق را طبق مقررات ماده ۸۵ ق.م.م محاسبه و کسر و‌ تا پایان ماه بعد ضمن تسلیم فهرستی متضمن نام و نشانی دریافت‌کنندگان حقوق و میزان آن به اداره امور مالیاتی محل پرداخت و در ماه‌های بعد فقط ‌تغییرات را صورت دهند.

توجه کنید این مهلت طبق  ماده قانونی تا سال گذشته سی روزه بوده است و در قانون جدید آخرین روز ماه بعدی است.

جرائم مربوط به عدم ارسال یا تاخیر در ارسال فایل مالیات بر درآمد حقوق چیست؟

طبق ماده 197 ق.م.م در صورت عدم ارسال لیست، دو ‌درصد (۲%) حقوق پرداختی و در صورت عدم پرداخت مالیات درصورتی‌که مشمول مالیات گردند، بر اساس ماده ۱۹۹ ق.م.م مشمول جریمه‌ای معادل ده ‌درصد (۱۰%) مالیات پرداخت ‌نشده در موعد مقرر و دو­ و نیم درصد (2.5%) مالیات به ازای هرماه نسبت به مدت تأخیر از سررسید پرداخت، خواهد بود.

روش صحیح خروجی گرفتن فایل‌های مالیات در سپیدار چگونه است؟

اولین نکته‌ای که باید به آن توجه شود اینست که کاربران از سال 95 به بعد نباید از لیست فایل مالیات استفاده کنند، چرا که با توجه به تغییرات سایت دارایی باید از فایل الکترونیکی مالیات استفاده شود.

برای تهیه فایل از سیستم حقوق و دستمزد، فایل الکترونیکی مالیات بر درآمد را انتخاب می‌کنیم. فرمی مشابه تصویر زیر باز می‌شود. تمامی آیتم‌های مورد نیاز را پر می‌کنیم و روی اجرا کلیک می‌کنیم.

محاسبه مالیات حقوق در سپیدار

سپس با انتخاب مسیر و کلیک روی تایید، صفحه زیر مشاهده می‌شود.

پایان محاسبه مالیات حقوق سال 98 در سپیدار

تفاوت سه فایل خروجی WP , WH , WK چیست؟

فایل‌های خروجی در ماه اول و یا ماهی تغییر اطلاعات پرسنل داشته باشیم، شامل سه فایل فوق هستند. در غیر این صورت سیستم دو فایل WK و WH تهیه می‌کند و برای ارسال لیست در سایت دارایی روی گزینه ارسال فایل متنی بدون اطلاعات کارکنان کلیک می‌کنیم.

WH مربوط به محاسبات حقوق پرسنل است. نظیر: ماه‌های کارکرد، تاریخ شروع بکار، حق بیمه و …

WK همان اطلاعاتی است که در فرم فایل الکترونیکی مالیات وارد می‌کنید. نظیر: بدهی مالیات ماه جاری، بدهی مالیات تا ماه گذشته و …

WP اطلاعاتی مربوط به پرسنل است. مانند: نام، نام خانوادگی، کشور، مدرک تحصیلی و …

 راحت‎ترین راه پیدا کردن خطاهای فایل مالیات چیست؟

برای پیدا کردن سریع خطای فایل الکترونیکی مالیات می‌توانیم از نرم افزار درآمد (salary) کمک بگیریم. بطوری که آخرین نسخه این نرم‌افزار را از سایت دارایی دانلود نموده و سه فایل تهیه شده از سپیدار را در آن قرار می‌دهیم.

یکی از مشکلات کاربران برای ورود به نرم افزار salary است که نام کاربری و کلمه عبور چیست؟! هر دو آیتم باید admin وارد شود!

فضای کلی نرم افزار مشابه تصویر زیر است.

محاسبه مالیات حقوق سال 98

وارد قسمت تهیه فایل شده و روی گزینه کنترل و نمایش محتوای فایل کلیک می‌کنیم. فرمی مشابه تصویر زیر باز می‌شود.

نرم افزار مالیاتی

پس از بارگذاری فایل‌های مربوطه، در صورتی که خطایی وجود داشته باشد پیغام زیر نمایش داده می‌شود.

خطاهای نرم افزار مالیاتی

روی هر یک از تب‌های زیر اطلاعات خاصی قابل مشاهده است. خطاها به سه دسته فایل حقوق دستمزد، فایل خلاصه لیست حقوق و فایل کارکنان است. در زیر نمونه‌ای از خطاهای فایل کارکنان را مشاهده می‌کنید.

مالیات حقوق سال 98

زمانی که فایل‌ها در این نرم‌افزار خطایی نداشته باشند، زمان بارگذاری در سایت دارایی نیز هیچ مشکلی وجود نخواهد داشت.

نحوه تهیه فایل خرید و فروش فصلی در نرم افزار سپیدار

طبق ماده ۱۶۹ مکرر قانون مالیات‌های مستقیم اشخاص حقوقی و صاحبان مشاغل موضوع این قانون که حسب اعلام سازمان امور مالیاتی کشور موظف به ثبت نام در نظام مالیاتی می‌شوند، مکلفند برای انجام معاملات خود صورتحساب صادر و شماره اقتصادی خود و طرف معامله را در صورتحساب‌ها، قراردادها و سایر اسـناد مشـابه درج و فهرست معاملات خود را به سازمان مذکور ارائه کنند.

نحوه تهیه فایل خرید و فروش فصلی در نرم افزار سپیدار همکاران سیستم

مشمولان این قانون موظفند حداکثر تا ۴۵ روز پس از پایان هر فصل، معاملات خود را در قالب مورد پذیرش وزارت اقتصاد و امور دارایی بصورت الکترونیکی تسلیم نمایند (البته ممکن است در مواقع خاصی این فرصت تمدید شود که باید آن را از مراجع قانونی ذیصلاح پیگیری نمود.)

در صورتی‌که در این فهرست، الزامات قانونی و فرمت مورد پذیرش اداره دارایی رعایت نشود، مشمولین این طرح متحمل خسارات و جرائم متعدد و سنگینی خواهند شد. لذا در این مقاله قصد داریم شما را با نحوه تهیه فایل خرید و فروش فصلی در نرم افزار سپیدار همکاران سیستم آشنا کنیم.

نحوه تهیه فایل خرید و فروش فصلی در نرم افزار سپیدار همکاران سیستم

به طور کلی عملیات مورد نیاز برای برای ارسال فایل خرید و فروش فصلی در نرم افزار سپیدار بر دو قسمت است:

  • انجام تنظیمات مربوطه
  • تهیه فایل Access

نحوه تهیه فایل خرید و فروش فصلی در نرم افزار سپیدار همکاران سیستم

جهت انجام تنظیمات از منوی سمت راست وارد سیستم حسابداری شده و از بخش عملیات، “تنظیمات فایل خرید و فروش فصلی ۱۳۹۶” را باز می‌کنیم. لازم به توضیح است کاربرانی که تنظیمات فایل خرید و فروش را بدرستی انجام دهند، بخش اعظم تهیه فایل را پیموده‌اند و در مراحل بعدی با آسودگی خیال فایل را تهیه می‌کنند.

نحوه تهیه فایل خرید و فروش فصلی در نرم افزار سپیدار همکاران سیستم

توجه کنید این آیتم در نسخه‌های قبل از ۵.۰.۷ در سیستم مشتریان فروش بوده است. سپس فرمی مشابه تصویر زیر باز می‌شود.

نحوه تهیه فایل خرید و فروش فصلی در نرم افزار سپیدار همکاران سیستم

برای انجام تنظیمات باید به موارد زیر توجه نمود:

  • در صفحه باز شده ۴ تب مشاهده می‌شود.

الف) نگاشت ارز

واحدهای تجاری که واردات دارند، باید اطلاعات این قسمت را تکمیل کنند. در فیلد مقابل ارز، آیتم عنوان ارز، دیسکت فایل خرید و فروش فصلی در نرم افزار حسابداری شرکتی سپیدار مشاهده می‌شود.

این فیلد باید طبق فرمت استاندارد دارایی تکمیل گردد. با باز کردن سلکتور ارز، تمامی ارزهای موجود در نرم افزار TTMS که طبق استاندارد مورد پذیرش اداره دارایی است نمایش داده می‌شود و می‌توان ارزهای مورد نظر را در این قسمت انتخاب نمود.

نحوه تهیه فایل خرید و فروش فصلی در نرم افزار سپیدار همکاران سیستم

 

توجه کنید که برای وارد کردن اطلاعات نگاشت ارز لازم است کاربران زیر سیستم ارزی سپیدار را تهیه کرده باشند تا بتوانند ارزهای مورد نظر خود را در سیستم تعریف کرده تا برای ارسال معاملات ارزش مشکلی نداشته باشند.

ب) نگاشت اطلاعات خرید

در مرحله بعدی نوبت به وارد کردن اطلاعات و دسته‌بندی وزارت دارایی تامین کنندگان می‌رسد.

بدین منظور تب نگاشت اطلاعات خرید را باز می‌کنیم. در این قسمت تمامی طرف حساب‌ها مشاهده می‌شوند. سلکتور دسته‌بندی وزارت دارایی را باز نموده و متناسب با نوع تامین کننده، از بین سه گزینه، مورد مناسب را انتخاب می‌کنیم:

نحوه تهیه فایل خرید و فروش فصلی در نرم افزار سپیدار همکاران سیستم

نحوه تهیه فایل خرید و فروش فصلی در نرم افزار سپیدار همکاران سیستم

این دسته از تامین کنندگان به دو دسته حقیقی و حقوقی تقسیم می‌شوند. در صورتی که شخص حقیقی باشد، وارد کردن کد ملی و آدرس (با حداقل دو پارامتر) و در صورتیکه حقوقی باشد، وارد کردن شناسه ملی، کد اقتصادی و آدرس الزامی است.

نحوه تهیه فایل خرید و فروش فصلی در نرم افزار سپیدار همکاران سیستم

برای این دسته از طرف حساب‌ها نیازی به وارد کردن کد ملی و آدرس نیست و همچنین معاملاتی که با این گروه انجام می‌شود را می‌توان بصورت تجمیعی ارسال کرد.

نحوه تهیه فایل خرید و فروش فصلی در نرم افزار سپیدار همکاران سیستم

افرادی که در این گروه قرار می‌گیرند نیازی به ثبت اطلاعات آدرس و کد ملی ندارند.

نحوه تهیه فایل خرید و فروش فصلی در نرم افزار سپیدار همکاران سیستم

نکته: شرکت‌هایی که واردات دارند در تب اطلاعات خرید، باید برای تامین کنندگان خارجی کد کشور مبدا را انتخاب کنند.

نحوه تهیه فایل خرید و فروش فصلی در نرم افزار سپیدار همکاران سیستم

پ) نگاشت اطلاعات فروش

در این قسمت دسته بندی مشتریان تعیین می‌شود. با بازکردن سلکتور “دسته بندی وزارت دارایی سال ۹۶” چهار نوع دسته بندی زیر مشاهده می‌شود.

  • مودی مشمول ثبت نام در نظام مالیاتی (مشابه اطلاعات خرید)
  • مودی حقیقی ماده ۸۱ (مشابه اطلاعات خرید)
  • اشخاصی که مشمول ثبت‌نام در نظام مالیاتی نیستند (مشابه اطلاعات خرید)
  • مصرف کننده نهایی

مصرف کننده نهایی کیست؟

منظور از مصرف کننده نهایی، شخصی حقیقی است که کالا (خدمت) را برای مصارف شخصی تهیه می‌کند و قصد معامله آن کالا (خدمت) را ندارد. مصرف کننده نهایی دارای شرایط زیر است:

  • الزاماً شخص حقیقی است.
  • کالا (خدمت) را جهت مصرف شخصی تهیه می‌کند.
  • هدف از تهیه کالا (خدمات)، معامله تجاری نباشد.

نحوه تهیه فایل خرید و فروش فصلی در نرم افزار سپیدار همکاران سیستم

در این تب تمامی کالاها، خدمات، دارایی‌های که در سیستم تعریف شده‌اند، نمایش داده می‌شود. باید دسته‌بندی‌ها را طبق استاندارد مورد پذیرش اداره دارایی مشخص کرد. بدین منظور مطابق تصویر زیر انتخابگر دسته بندی وزارت دارایی سال ۹۶ را باز کرده و از بین موارد انتخابی، یکی را انتخاب می‌کنیم.

توجه کنید که دسته بندی بصورت پیش فرض روی سایر کالاها و خدمات قرار گرفته است.

نحوه تهیه فایل خرید و فروش فصلی در نرم افزار سپیدار همکاران سیستم

پس از انجام تنظیماتی که طی ۴ مرحله بیان شد؛ فرم تنظیمات فایل خرید و فروش را ذخیره می‌کنیم.

نحوه تهیه فایل خرید و فروش فصلی در نرم افزار سپیدار همکاران سیستم

فرآیند دوم؛ تهیه فایل Access

جهت تهیه فایل وارد سیستم حسابداری شده و از قسمت عملیات روی ” فایل خرید و فروش فصلی سال ۹۶” به بعد کلیک می‌کنیم.

نحوه تهیه فایل خرید و فروش فصلی در نرم افزار سپیدار همکاران سیستم

تمامی قسمت‌های فرم باز شده در ذیل شرح داده شده‌اند:

نحوه تهیه فایل خرید و فروش فصلی در نرم افزار سپیدار همکاران سیستم

  • سال: در این قسمت سال مورد نظر انتخاب می‌شود.
  • فصل: انتخاب فصل مورد نظر بوسیله انتخابگر فصل
  • نوع: چهار نوع خرید/ فروش/ خرید وارداتی و صورت وضعیت قابل مشاهده و انتخاب هستند. در صورت تمایل می‌توان تیک هر گزینه را فعال یا غیرفعال کرد؛ تا فقط همان اطلاعات در فایل خرید و فروش فصلی در نرم افزار سپیدار شرکت کنند.
  • نمایش اقلام: با کلیک روی این گزینه اطلاعات هر تب، متناسب با توضیحاتی که در ادامه بیان شده، نمایش داده می‌شود.
  • حذف اقلام: با انتخاب این گزینه موارد نمایش داده شده از لیست مربوطه حذف می‌گردند.

نحوه تهیه فایل خرید و فروش فصلی در نرم افزار سپیدار همکاران سیستم

  • خرید: در این تب تمامی فاکتور خریدهای دارایی، فاکتور خرید خدمات و رسید انبارهایی که از نوع خرید داخلی هستند نمایش داده می‌شود.
  • برگشت از خرید: اطلاعات مربوط به فرم‌های برگشت خرید که در سیستم تحت عنوان برگشت رسید انبار از نوع خرید داخلی هستند؛ در این قسمت آورده می‌‎شود.
  • فروش: اطلاعات ثبت شده در فاکتور فروش (کالا و خدمات) و فاکتور فروش دارایی در این تب قابل مشاهده و گزارش‌گیری است.
  • برگشت از فروش: تمامی برگشت فروش‌های ثبت شده در این تب هستند.
  • صورت وضعیت: فهرست صورت وضعیت‌های ثبت شده در سیستم پیمانکاری در این قسمت نمایش داده می‌شود.
  • خرید وارداتی: تمامی خریدهای وارداتی از اشخاص خارجی بدون نیاز به اظهارنامه گمرکی در این فیلد مشاهده می‌شود.
  • برگشت خرید وارداتی: همه برگشت خریدهای مربوط به مورد فوق، در تب برگشت خرید وارداتی آورده شده است.

جهت تهیه گزارشات مدیریتی و کنترل مقادیر موجود در فایل خرید و فروش فصلی، امکان استفاده از گزارش فصلی خرید و گزارش فصلی فروش (بصورت مجزا) در نرم افزار سپیدار فراهم است. این گزارشات را می‌توان در قالب‌های PDF ، EXCEL  و… ذخیره نمود.

سوال: منظور از معاملات کمتر از ۵% چیست؟

طبق مصوبه هیات وزیران برای هر سال، حد نصاب معاملات کوچک، معاملات متوسط و معاملات بزرگ تعیین می‌گردد. جهت تهیه و ارسال فایل معاملات فصلی، اطلاعات خریدهای زیر ۵% حد نصاب معاملات کوچک را می‌توان بصورت تجمیعی قرار داد.

در صورتی که معاملات اعلام شده کمتر از ۵% حد نصاب معاملات کوچک، بیش از ۱۰% مبلغ خرید سالیانه باشد، این مودیان جز مودیان پرریسک تلقی شده و در اولویت بررسی و رسیدگی خواهند بود.

سوال: میزان حد نصاب معاملات در سال  ۱۳۹۷ چقدر است؟

  • معاملات کوچک: معاملاتی که مبلغ آن تا سقف دویست و پنجاه میلیون ریال باشد.
  • معاملات متوسط: معاملاتی که مبلغ برآوردی آنها بیش از سقف معاملات کوچک و کمتر از ده برابر حد نصاب معاملات کوچک باشد.( بین دویست و پنجاه میلیون ریال تا دو میلیارد و پانصد میلیون ریال)
  • معاملات بزرگ: معاملاتی که مبلغ برآورد اولیه آنها بیش از سقف معاملات متوسط باشد. (بیش از دو میلیارد و پانصد هزار ریال)

* کاربرانی که به هر دلیلی تمایلی ندارند تعدادی از فاکتورهای ذکر شده را در فایل TTMS قرار ندهند و آنها را ارسال نکنند، کافیست در هنگام تهیه فایل خرید و فروش فصلی در نرم افزار سپیدار، مطابق تصویر زیر در ستون “تیک”، تیک موارد مد نظر را برداشته تا آنها در فایل خرید و فروش فصلی شرکت نکنند.

همچنین تیک معاملات کمتر از ۵% در همین صفحه قابل انتخاب است.

نحوه تهیه فایل خرید و فروش فصلی در نرم افزار سپیدار همکاران سیستم

پس از ذخیره فرم، بر روی آیتم تهیه دیکست خرید و فروش کلیک کرده و سپس فرمی مشابه تصویر زیر باز می‌شود.

نحوه تهیه فایل خرید و فروش فصلی در نرم افزار سپیدار همکاران سیستم

  • تهیه فایل با جزییات: اطلاعات به صورت شخص-کالا به ازای هر معامله به صورت تفکیکی ارسال می‌شود.
  • تهیه فایل بصورت تجمیعی ریالی: اطلاعات بصورت شخص-کالا بصورت تجمیعی بابت معاملات کل فصل ارسال می‌شود.

در صورتی که تهیه فایل با خطا مواجه شود، صفحه‌ای مشابه تصویر پایین باز می‌شود. در این صفحه ممکن است دو نوع خطا مشاهده شود:

نحوه تهیه فایل خرید و فروش فصلی در نرم افزار سپیدار همکاران سیستم

الف) مانع ساخت فایل هستند: این خطاها به رنگ قرمز هستند و الزاماً باید رفع شوند.

ب) مانع ساخت فایل نیستند: به رنگ سفید هستند و اجباری برای رفع مردن آنها نیست.

در صورتی که کاربر بخواهد فهرست این خطاها را ذخیره کند تا برای رفع آن اقدام کند، می‌تواند از گزینه ذخیره پایین فرم خطا استفاده کند.

نحوه تهیه فایل خرید و فروش فصلی در نرم افزار سپیدار همکاران سیستم

پس از رفع خطاها جهت تهیه دیسکت صفحه زیر نمایش داده می‌شود. با انتخاب گزینه ساخت فایل جدید، نام فایل را وارد کرده و در مسیر دلخواه ذخیره می‌کنیم. سپس پیغام فایل ساخته شد نمایش داده می‌شود.

نحوه تهیه فایل خرید و فروش فصلی در نرم افزار سپیدار همکاران سیستم

  • حالا نوبت به بارگذاری فایل تهیه شده از نرم افزار سپیدار در نرم افزار TTMS است. که در ذیل اطلاعات آنها با جزییات بیان شده است.
  • اولین صفحه باز شده در TTMS مشابه تصویر زیر است که در آن روی گزینه اطلاعات سال ۱۳۹۶ به بعد کلیک می‌کنیم.

نحوه تهیه فایل خرید و فروش فصلی در نرم افزار سپیدار همکاران سیستم

  • سپس تصویر زیر نمایش داده می‌شود. با کلیک روی OK، سمت راست بالای فرم روی آیتم انتخاب فایل اکسل کلیک کرده و سیستم فایل اکسس ساخته شده که همان فایل تهیه شده از نرم افزار سپیدار را انتخاب می‌کنیم.
  • پس از انتخاب فایل، با کلیک روی هر گزینه می‌توان جزییات اطلاعات ارسال شده در آن تب را مشاهده نمود. بطور مثال با کلیک روی گزینه اطلاعات فروش، اطلاعات و مبالغ فروش و برگشت فروش ارسالی نمایش داده می‌شود.

نحوه تهیه فایل خرید و فروش فصلی در نرم افزار سپیدار همکاران سیستم

نحوه تهیه فایل خرید و فروش فصلی در نرم افزار سپیدار همکاران سیستم

  • پس از بررسی و اطمینان خاطر از صحت اطلاعات روی تب صحت سنجی اطلاعات رفته و در فرم باز شده روی هر یک از اطلاعات (خرید و فروش و صورت وضعیت و …) کلیک کرده تا صفحه زیر نمایش داده شود.
  • پس از صحت سنجی اطلاعات و نمایش پیغام فوق صفحه، اطلاعات هر فیلد مشابه تصویر زیر نشان داده می‌شود.

نحوه تهیه فایل خرید و فروش فصلی در نرم افزار سپیدار همکاران سیستم

نحوه تهیه فایل خرید و فروش فصلی در نرم افزار سپیدار همکاران سیستم

  • سپس در پایین فرم روی گزینه ارسال اطلاعات/ تحویل سی دی به سازمان کلیک می‌کنید، تا تصویر زیر نمایش داده شود.

نحوه تهیه فایل خرید و فروش فصلی در نرم افزار سپیدار همکاران سیستم

  • در صورتیکه نام کاربری ندارید روی آیتم نام کاربری ندارم کلیک کنید تا بتوانید از فرمت چاپی اطلاعات فایل خرید و فروش فصلی در نرم افزار سپیدار استفاده کنید. در صورتی که نام کابری و کلمه عبور معتبری را وارد کنید؛ پیغام زیر نمایش داده می‌شود و فایل برای سایت سازمان امور مالیاتی ارسال شده و معمولاً تا چند ساعت بعد باید نهایی شود و به همین راحتی فایل خرید و فروش فصلی شما آماده و به حوزه مربوطه ارسال شده است.

نحوه تهیه فایل خرید و فروش فصلی در نرم افزار سپیدار همکاران سیستم

با امید به اینکه مقاله حاضر مورد توجه شما کاربران گرامی واقع شده باشد، از حسن توجه شما کمال امتنان را داریم.

مهم‌ترین پرسش‌هایی که باید از ارائه‌دهنده سیستم‌های رایانش ابری پرسیده شود

اگر قصد دارید از سیستم‌‌‌‌‌‌های رایانش ابری استفاده کنید، اولین گام این است که به‌شکل دقیق ارائه دهنده نرم‌افزار را ارزیابی کنید. در این مطلب مهم‌‌‌‌‌‌ترین پرسش‌هایی که هر مشتری قبل از خرید یک نرم‌افزار بر بستر ابر باید بپرسد را مرور می‌کنیم.

آیا سبد محصول کاملی را عرضه می‌کند؟

هیچ سازمانی نمی‌‌‌‌‌‌خواهد برای قسمت‌‌‌‌‌‌های مختلف سازمان، نرم‌افزارهای متفاوتی داشته باشد، چون در این صورت کاربران باید نرم‌‌‌‌‌‌افزار‌‌‌‌‌‌های متفاوت را آموزش ببینند در حالی‌که وجود یک نرم‌‌‌‌‌‌افزار یکپارچه برای واحد‌‌‌‌‌‌های مختلف سازمان، هم نیاز‌‌‌‌‌‌های آموزشی را کاهش می‌‌‌‌‌‌دهد هم به ایجاد یکپارچگی بین بخش‌‌‌‌‌‌های مختلف سازمان کمک می‌‌‌‌‌‌کند. اما این موضوع به این معنی نیست که به همه‌‌‌‌‌‌ی ماژول‌‌‌‌‌‌ها نیاز دارید. شما این امکان را خواهید داشت که به تناسب تغییرات و رشد کسب و کارتان، ماژول‌‌‌‌‌‌های جدید را اضافه کنید یا ماژول‌‌‌‌‌‌های خریداری شده را حذف کنید. برای رسیدن به یک راهکار جامع نرم‌‌‌‌‌‌افزاری، همه نرم‌‌‌‌‌‌افزار‌‌‌‌‌‌ها باید بتوانند از طریق به اشتراک-گذاری اطلاعات با یکدیگر در ارتباط باشند.

آیا می‌‌‌‌‌‌تواند به ‌شکل مداوم فعالیت‌‌‌‌‌‌های کسب و کار شما را به‌روز رسانی ‌‌‌‌‌‌کند؟

استفاده از نرم‌افزارهای بر بستر ابر به کاهش هزینه‌‌‌‌‌‌ها در کسب و کار شما کمک می‌‌‌‌‌‌کند. اما توجه داشته باشید که ارائه‌‌‌‌‌‌دهنده سرویس با وجود کاهش هزینه باید بتواند با به‌روزرسانی مداوم، فعالیت‌‌‌‌‌‌های کسب و کار شما را بهبود دهد. برای پیاده‌‌‌‌‌‌سازی موفق سیستم‌‌‌‌‌‌های ابری، شما به ارائه‌‌‌‌‌‌دهنده‌‌‌‌‌‌ای احتیاج دارید که تجربه موفقی در این زمینه داشته باشد. همچنین بتواند به ‌شکل فعالانه خدماتی را ارائه کند که به نیاز‌‌‌‌‌‌های کسب و کار شما پاسخ دهد.

آیا قابل اعتماد است؟

اعتماد در انتخاب ارائه‌‌‌‌‌‌دهنده سرویس نقش مهمی دارد. براساس گزارشی که Economist Intelligence unit، منتشر کرده است 92% از مدیران معتقدند که مشتریان تمایل دارند اطلاعات شخصی شامل نام، اطلاعات تماس و جزییات دیگر را با فروشندگان قابل اعتماد به اشتراک بگذارند. نگهداری داده‌‌‌‌‌‌های مشتری مسئولیت سنگینی است به‌‌‌‌‌‌ویژه وقتی که مسئولیت پیامد‌‌‌‌‌‌های امنیتی نگهداری داده‌ه‌های مشتری را پذیرفته می‌شود. اعتبار و سابقه ارائه‌دهنده‌ی سرویس عامل مهمی در انتخاب است.

میزان امنیت داده‌‌‌‌‌‌ها چقدر است؟

قبل از اینکه تصمیم به استفاده از یک سیستم ابری بگیرید باید از لایه‌‌‌‌‌‌های متعدد امنیتی شرکت ارائه‌دهنده سرویس اطمینان داشته باشید. این لایه‌‌‌‌‌‌ها شامل امنیت داده‌‌‌‌‌‌ها در مقابل ویروس، باج‌افزار و هر نوع خرابی و امنیت دسترسی و امنیت نرم‌‌‌‌‌‌افزار است. به این منظور، گواهینامه‌‌‌‌‌‌های امنیتی شرکت ارائه‌‌‌‌‌‌دهنده سرویس را بررسی کنید.

آیا با وجود شعب مختلف و پراکندگی جغرافیایی می‌توان از یک نرم‌افزار ERP بر بستر ابر استفاده کرد؟

یک سیستم ERP بر بستر ابر می‌تواند عملیات کسب‌وکار را در هر نقطه‌ای از دنیا بدون مشکل پوشش دهد. شما و کارکنان‌تان باید بتوانید با استفاده از کامپیوتر، تلفن همراه یا تبلت، به برنامه و اطلاعات خود از هر مکان دسترسی داشته باشید.

اگر بخواهیم از ERP مبتنی بر ابر به ERP on premise برویم شرایط چگونه خواهد بود؟

همه‌ی راهکار‌‌‌‌‌‌های ERP با سیستم‌های مبتنی بر ابر و on premise یکپارچگی دارند. تعدادی از فروشندگان تنها از سیستم‌‌‌‌‌‌های ابری پشتیبانی می‌‌‌‌‌‌کنند در حالی‌که برخی دیگر به سازمان‌ها این امکان را می‌‌‌‌‌‌دهند که بستر پیاده‌سازی خود را تغییر دهند. اگر کسب و کار شما احتمالا در آینده تغییر خواهد کرد داشتن این گزینه امر مهمی است.

در چه بازه‌‌‌‌‌‌های زمانی پشتیبان‌‌‌‌‌‌گیری انجام خواهد شد؟

یکی از دلایلی که سازمان‌‌‌‌‌‌ها به استفاده از سیستم‌‌‌‌‌‌های مبتنی بر ابر روی می‌‌‌‌‌‌آورند پشتیبان‌‌‌‌‌‌گیری منظم و اطمینان از امنیت و نگهداشت داده‌‌‌‌‌‌هاست. شرکت ارائه‌‌‌‌‌‌دهنده سرویس باید بتواند از طریق نگهداری سرور و پشتیبان‌‌‌‌‌‌گیری منظم، امنیت داده‌‌‌‌‌‌های مشتری را به‌شکل کامل تضمین ‌‌‌‌‌‌کند. بنابراین با توجه به اهمیت این موضوع، قبل از خرید سیستم از بازه‌‌‌‌‌‌های زمانی گرفتن نسخه back up گیری، ریسک از دست رفتن داده‌‌‌‌‌‌ها را کنترل کنید.

آیا می‌‌‌‌‌‌توانیم گزارش‌‌‌‌‌‌هایی که نیاز داریم را از ERP بر بستر ابر بگیریم؟

امکان دریافت گزارش‌های منعطف برای سازمان اهمیت زیادی دارد، مطمئن شوید که سیستم ERP که انتخاب کرده‌‌‌‌‌‌اید، دید درستی در مورد داده‌‌‌‌‌‌هایی که نیاز دارید را در اختیار شما خواهد گذاشت. برخی از ارائه‌‌‌‌‌‌دهندگان سیستم‌‌‌‌‌‌های ابری تعداد گزارش‌‌‌‌‌‌هایی که می‌توانید دسترسی داشته باشید را محدود می‌‌‌‌‌‌کنند. بنابراین قبل از خرید سیستم در مورد همه گزارش‌های مورد نیازتان تحقیق کنید.

سیستم اتوماسیون اداری چیست؟

شما به عنوان یک مدیر، علاقه‌مندید که بتوانید سرعت انجام کارهای جاری و روزمره‌ را در سازمانتان بالا ببرید. اما واقعیت این است که معمولا زمان زیادی صرف انجام مکاتبات و رسیدگی به درخواست‌ها و نامه‌ها می‌شود. تحقیقات گروه WFMC (تحقیقات انجمن مدیریت جریان کار – ۲۰۰۶) نشان می‌دهد سازمان‌ها و شرکت‌های سنتی عملا تنها از ۳۰٪ زمانی که صرف فرایند‌هایشان کرده‌اند، ارزش افزوده دریافت می‌کنند و از ۷۰٪ باقیمانده غیر از اتلاف وقت و هزینه چیزی عایدشان نمی‌شود. سیستم اتوماسیون اداری ، با خودکارسازی بخش‌های متنوعی از فرایندهای اداری، راه حلی جهت رفع مشکلات مطرح شده در بالا محسوب می‌شوند. در ادامه، برخی از تعاریف متعددی که در زمینه سیستم اتوماسیون اداری ارائه شده است را مرور می‌کنیم:

 

تعریف سیستم اتوماسیون اداری

تعاریف متعددی از سیستم‌های اتوماسیون اداری ارائه شده است. برخی از این تعاریف به شرح زیر است:

• سیستم اتوماسیون اداری یک سیستم اطلاعاتی مبتنی بر کامپیو‌تر است که وظیفه جمع‌آوری، ذخیره و توزیع مستندات، پیام‌های الکترونیک و سایر فرم‌های ارتباطات اداری را بین افراد، گروه‌های کاری و سازمان‌ها بر عهده دارد. بخش‌هایی از این سیستم‌ها عموما شامل نرم‌افزارهای پردازش کلمه، تصویر برداری مستندات، تقویم و غیره است.

• در ویکی پدیا در تعریف واژه office automation آمده است: «نرم افزارهای متنوعی که برای ایجاد، جمع آوری، ذخیره و تغییر اطلاعات اداری مورد نیاز برای انجام کارهای اصلی سازمان به صورت الکترونیکی مورد استفاده قرار می‌گیرند. ذخیره سازی داده‌های خام، انتقال الکترونیک و مدیریت اطلاعات کسب و کار الکترونیک، فعالیت‌های اصلی یک سیستم اتوماسیون اداری را تشکیل می‌دهند. اتوماسیون اداری به خودکار سازی و بهینه سازی رویه‌های جاری سازمان‌ها کمک می‌کند.

• در سایت ویکی پدیای فارسی از اتوماسیون اداری با عنوان «خودکارسازی اداری» یاد شده است و به عنوان مجموعه‌ای از روش‌های کاری و نرم‌افزار و سخت‌افزار رایانه‌ای که برای ذخیره و بازیابی و مبادله اسناد و اطلاعات اداری به کار می‌رود تعریف شده است

• عبارت اتوماسیون اداری در خارج از ایران به تمامی ابزار‌ها و روش‌هایی که برای فعالیت‌های دفتری به کار برده می‌شود اطلاق می‌شود که امکان پردازش داده‌های نوشتاری، دیداری و شنیداری را با استفاده از کامپیو‌تر امکانپذیر می‌سازند. اتوماسیون اداری به منظور فراهم آوردن ابزاهایی جهت ساده سازی، بهبود و خودکار سازی فعالیت‌های سازمان از جمله مدیریت داده‌های اداری، هماهنگی جلسات و غیره بوجود آمده است. امروزه سیستم‌های اتوماسیون اداری محدود به نگهداری تصویر نوشته‌های دستی نیستند بلکه امکاناتی نظیر تبادل اطلاعات، مدیریت مستندات اداری، کنترل داده‌های عددی، برنامه‌ریزی جلسات و مدیریت برنامه‌های کاری را نیز پوشش می‌دهند. از جمله بسته‌های نرم افزاری که در دنیا به عنوان اتوماسیون اداری مطرح می‌شوند عبارتند از AppleWorks، Corel WordPerfect، Microsoft Office وSun StarOffice.

بطور کلی آنچه از آن به عنوان سیستم اتوماسیون اداری یاد می‌شود، شکل تکامل یافته سیستم دبیرخانه است که برای جایگزین شدن روش دستی ثبت و شماره‌دهی مکاتبات شامل انواع نامه‌های اداری به کار می‌رفت. امروزه سیستم‌های نرم‌افزاری اتوماسیون اداری در ایران با دید مکانیزه کردن مکاتبات سازمانی شامل گردش فرم‌ها، نامه‌ها و به طور کلی مکاتبات اداری داخل و خارج یک سازمان طراحی شده است که در سازمان‌هایی مانند سازمان‌های دولتی و خدماتی، بخش مهمی از کار عملیات سازمان محسوب می‌شود.

 

اتوماسیون اداری شامل چه بخش‌هایی است؟

یک سیستم اتوماسیون اداری از بخش‌ها و ماژول‌های مختلفی تشکیل شده است. همانطور که در بالا نیز اشاره شد، امروزه سیستم‌های اتوماسیون اداری تکامل یافته‌اند و طیف وسیعی از فعالیت‌های سازمانی و برون سازمانی را پوشش می‌دهند و به همین دلیل شامل ماژول‌های متنوعی است که هر کدام بخش‌هایی از فرایند‌ها یا فعالیت‌های یک سازمان را در برمی گیرند.

 

دبیرخانه

اصلی ترین بخش یک سیستم اتوماسیون اداری بخش مربوط به عملیات دبیرخانه شامل فرایندهای ثبت نامه، ارجاع، کارتابل پرسنل و بایگانی است. این بخش هسته اولیه و اساسی این سیستم‌ها است. در این بخش عملیات‌های مختلفی از اسکن، ورود اطلاعات، ثبت اندیکاتور، توزیع و پیگیری چرخه نامه‌های دریافتی تا تهیه پیش‌نویس، گردش، امضا و ثبت و چاپ نامه‌های ارسالی انجام می‌شود. در این بخش از سیستم اتوماسیون اداری، از ابزارهای ورودی و خروجی متعددی مانند اسکنر، چاپگر، قلم نوری، فکس مودم، ایمیل سرور و غیره استفاده می‌شود.

فرم‌ساز و موتور گردش فرم

نامه‌ها، تنها مستندات یک سازمان نیستند و برخی از مکاتبات سازمان‌ها در قالب فرم‌های اداری و با جریان کاری معینی در سازمان گردش پیدا می‌کنند. به همین دلیل بخش دیگری به سیستم‌های اتوماسیون اداری اضافه شده است که به نام «فرم‌ساز و موتور گردش فرم» شناخته می‌شود. این بخش وظیفه طراحی انواع فرم‌های سازمانی و گردش آن‌ها را در قالب جریان‌های کاری از پیش تعریف شده دارد. ثبت، نگهداری و بازیابی اطلاعات این فرم‌ها به طور کامل در سیستم اتوماسیون اداری مدیریت می‌شوند.

مدیریت جلسات و سامانده

برنامه ریزی جلسات، قرارهای کاری، پیگیری و مدیریت آن‌ها و نگهداری مستندات مربوط به آن‌ها از جمله مهم‌ترین بخش کارهای اداری یک سازمان به شمار می‌آید و زمان زیادی را نیز به خود اختصاص می‌دهد. یکی از بخش‌های سیستم‌های اتوماسیون اداری به تنظیم، ثبت و نگهداری، برگزاری و پیگیری جلسات و مستندات آن‌ها اختصاص می‌یابد. این بخش معمولا شامل تقویم کاری، مدیریت جلسات و قرارهای کاری، مدیریت فعالیت‌ها و پروژه‌ها و غیره است.

آرشیو الکترونیک

با گذشت زمان و افزایش تعداد و حجم مستندات در سازمان، نیاز به ابزاری جهت آرشیو و بایگانی آن‌ها وجود دارد. بسیاری از سیستم‌های اتوماسیون اداری بخشی را نیز به عنوان آرشیو الکترونیک و مدیریت مستندات دارند که علاوه بر نگهداری و دسته بندی اسناد سازمانی، امکان جستجو و دستیابی سریع و آسان را نیز فراهم می‌کنند.

پرتال مکاتبات برون سازمانی

فراهم آمدن بسترهای جدید ارتباطی بر مبنای شبکه‌های کامپیوتری، موجب شده است دولت‌ها و سازمان‌ها به منظور کاهش هزینه‌های ایاب و ذهاب و افزایش رضایتمندی و تسریع در ارائه خدمت به ارباب رجوع، امکان ارسال و پیگیری درخواست و کارهای اداری در محیط خارج از سازمان را یک الزام بدانند. برای پاسخ به این الزام سازمان‌ها و در راستای طرح تکریم ارباب رجوع بخش پرتال برون سازمانی نیز امروزه به سیستم‌های اتوماسیون اداری اضافه شده است تا امکان ردگیری مکاتبات را در خارج از سازمان و برای کاربران برون سازمانی فراهم کند.

کارتابل آفلاین

سیستم‌های اتوماسیون اداری با توجه به پراکندگی جغرافیایی سازمان‌ها و نوع دسترسی به آن‌ها تنوع یافته‌اند. برخی از آن‌ها در شبکه محلی قابل دسترس هستند و برخی دیگر تحت وب می‌باشند. در سیستم‌های اتوماسیون اداری تحت وب برای قسمت‌هایی از نرم‌افزار که اهمیت ویژه‌ای دارند نوع آفلاین نیز در نظر گرفته می‌شود تا در شرایطی که دسترسی به اینترنت با سرعت مطلوب امکانپذیر نیست بتوان به صورت غیر برخط به اطلاعات دست یافت. از جمله آن‌ها می‌توان به کارتابل آفلاین اشاره کرد. شما به عنوان مدیر یک سازمان می‌توانید کارتابل خود را در هر نقطه جغرافیایی مرور کرده و امور مربوط به نامه‌ها را انجام دهید و در اولین برقراری ارتباط با سیستم آن‌ها را به روز نمایید.

بخش‌های دیگری نیز به تدریج به سیستم‌های اتوماسیون اداری اضافه شده است که هر کدام از آن‌ها جهت افزایش مکانیزاسیون کار‌ها در سازمان و تسهیل ارائه خدمات درون و برون سازمانی ایجاد شده‌اند:

• صندوق پیام
• سامانه ارسال پیام کوتاه
• سامانه ارسال و دریافت فکس و پست الکترونیک
• گزارش‌ساز

 

اتوماسیون اداری همکاران سیستم

سیستم اتوماسیون اداری تحت وب همکاران سیستم، ضمن ساماندهی فرایندهای سازمانی، امکان انجام مکاتبات اداری را به صورت الکترونیک از هر نقطه جغرافیایی با سرعت بالا، سهولت کاربری و در محیطی امن فراهم می‌کند. سیستم اتوماسیون اداری تحت وب همکاران سیستم با ایجاد بستری مناسب برای ثبت و گردش نامه و انواع فرم‌های سازمانی، پیگیری دقیق، گزارش اقدامات لازم و مدیریت بهینهٔ جلسات، ضمن سرعت بخشیدن به روند مکاتبات درون سازمانی، امکان تعامل الکترونیک برون سازمانی را نیز فراهم می‌کند. مجموعه این امکانات با بهره‌گیری از بر‌ترین فناوری‌های تولید نرم‌افزار، با کاربری ساده و امنیت بالا ساخته شده است.

تفاوت سیستم‌های تحت وب on-premises و سیستم‌های ابری

زمانی که یک سازمان تصمیم می‌گیرد برای یکپارچه ساختن فعالیت‌های کسب و کارش از یک سیستم ERP استفاده کند، دو مدل به‌کارگیری وجود خواهد داشت، استفاده از سیستم در بستر ابر؛ به‌شکل سنتی یا on-premises. مدل on-premises را می‌توان به دو شکل تحت‌وب یا محلی بکار گرفت. در هر کدام از مدل‌های on-premise یا ابری، شما به یک نرم‌افزار دسترسی دارید اما باید تصمیم بگیرید در چه بستری از نرم‌افزار استفاده کنید. تصمیم‌گیری در این زمینه به عوامل مهمی به ویژه بودجه شما بستگی دارد. قبل از اینکه هر کدام از این مدل‌ها را به‌کار بگیرید باید تفاوت استفاده از سیستم‌ها در بستر ابر و on-premises را بدانید.

در ادامه به مهم‌ترین تفاوت‌های به‌کارگیری سیستم در حالت تحت وب on-premises و ابری می‌پردازیم.

مدل به‌کارگیری

On-premises: در این مدل، شرکت سخت‌افزارهای مناسب را فراهم می‌کند و نرم‌افزار روی سرور و سخت‌افزار‌های شرکت نصب می‌شود. در این حالت سازمان مسئول نگهداری سخت‌افزار و همه فرایند‌های مرتبط به آن است و کاربر از طریق تجهیزات و زیرساخت‌های شرکت به سیستم دسترسی خواهد داشت.

ابری: نرم‌افزار روی سرور‌های شرکت ارائه‌دهنده خدمت نصب می‌شود و سازمان از طریق اینترنت به سیستم دسترسی خواهد داشت. در این مدل سازمان‌ها این امکان را خواهند داشت که به‌شکل اشتراکی به نرم‌افزار و منابع سخت‌افزاری در هر زمان و مکان دسترسی داشته باشند.

هزینه

On-premises: سیستم‌های On-premises تحت‌وب معمولا به سرمایه اولیه بیش‌تری نیاز دارد چون علاوه بر خرید سیستم، تامین زیرساخت‌هایی مانند سرور و تجهیزات برای اجرای نرم‌افزار ضروری است. همچنین اگر سازمان، تیم IT قوی و حرفه‌ای نداشته باشد، برای جذب و آموزش نیروی IT نیز باید هزینه‌ای در نظر گرفته شود. مهم‌تر از آن این است که در سیستم‌های on-premises، تیم IT باید میزان قابل توجهی از زمان و بودجه را به نگهداشت و به روز بودن زیرساخت اختصاص دهند.

ابری: در سیستم‌های ابری، به دلیل حذف هزینه‌های تامین زیرساخت، هزینه‌های اولیه عموما کم‌تر خواهد بود در این مدل کسب و کارها به‌شکل اشتراکی و به‌وسیله‌ی اینترنت به سیستم دسترسی خواهند داشت. ارائه‌کننده خدمت زیرساخت‌های لازم را به شما عرضه می‌کند و علاوه بر مسئولیت نگهداری از زیرساخت به مشتری اطمینان خواهد داد که همیشه امکان دسترسی به سیستم را داشته باشد. استفاده از سیستم‌های ابری به پرسنل تیم IT این امکان را می‌دهد که به جای تمرکز بر موضوعات مربوط به تامین و نگهداشت زیرساخت به ارائه راهکارها و بهبود فرایند‌ها بپردازند.

بر اساس گزارشی از اوراکل استفاده از سیستم‌های ابری با حذف هزینه‌های تامین زیرساخت و نگهداری از آن، در مقایسه با سیستم‌های on-premises، در یک دوره زمانی 4 ساله مجموع هزینه ها را تا 50% کاهش می‌دهد.

دسترسی

On-premises: در سیستم‌های on-premises، به دلیل اینکه سرورها در داخل سازمان نگهداری می‌شوند معمولا کاربران در محیط سازمان امکان دسترسی به سیستم دارند. زیرا امکان ایجاد این دسترسی هزینه زیادی خواهد داشت که برای بسیاری از سازمان‌ها به صرفه نیست.

ابری: سیستم‌های ابری در مقایسه با سیستم‌های سنتی امکان دسترسی بیش‌تری را فراهم می‌کند. استفاده از سیستم‌های ابری به کاربران این امکان را می‌دهد که در هر زمان و مکانی به اطلاعات کسب‌و‌کارشان دسترسی داشته باشند. این موضوع برای بسیاری از سازمان‌ها اهمیت زیادی دارد اما توجه به این مساله که سیستم‌های ابری تا چه حد میزان دسترسی‌پذیری را تضمین می‌کند نیز مهم است. راهکاران ابری همکاران سیستم تا بیش از 95% دسترسی را تضمین می‌دهد. به این معنی که کارکنان می‌توانند بدون هزینه اضافه یا تنظیمات خاصی در هر زمانی روی لپ تاب، تبلت و گوشی‌های هوشمند به سیستم، دسترسی داشته باشند.

امنیت

On-premises: امنیت، مهم‌ترین دغدغه‌‌ی بسیاری از سازمان‌ها است. در سیستم‌های on-premises برای حفظ امنیت داده‌ها در ابتدا باید زیرساخت‌ها مناسبی فراهم شود علاوه بر این تجهیزاتی چون وف* و نرم‌افزار‌هایی چون فایروال برای حفظ امنیت داده‌های سازمان الزامی است. همچنین برای کاهش ریسک از دست رفتن داده‌ها داشتن فرایندهایی برای پشتیبان گیری منظم، ضروری است.

ابری: یکی دیگر از مزایای سیستم‌های ابری نسبت به on-premises، امنیت بیش‌تر است. ارائه‌کنندگان خدمات ابری معتبر به دلیل سرشکن شدن هزینه‌ها این امکان را خواهند داشت از تجهیزاتی با استاندارد‌های امنیتی بالا استفاده کنند. علاوه بر این موضوعاتی مثل پشتیبان‌گیری منظم در سیستم‌های ابری با فرایندهای مشخصی تامین می‌شود.

دانش فنی

On-premises: در این حالت چون شرکت نرم‌افزار را روی زیرساخت‌های خود تجهیز می‌کند، باید تیم IT وقت زیادی را به نگهداری از سرور اختصاص دهند. در این مدل مسئولیت کنترل همه جنبه‌های فنی زیرساخت به عهده مشتری است.

ابری: یکی از مهم‌ترین مزایای استفاده از سیستم‌های ابری به ویژه برای کسب کار‌های کوچک و متوسط عدم نیاز به دانش فنی است. در این حالت همه‌ی مسئولیت‌های نگهداری از نرم‌افزار و زیرساخت‌ بر عهده شرکت ارائه‌دهنده است.

بهترین نرم افزار حسابداری کدام است؟

به نظر می آید انتخاب بهترین نرم افزار حسابداری شرکتی کاری دشوار و طاقت فرساست.زمانی که تصمیم به انتخاب یا خرید یک نرم‌افزار ایده آل برای محیط کار گرفته می‌شود، دنیایی از نگرانی و استرس ازجمله قیمت‌های بسیار بالا به وجود می‌آید و تصمیم‌گیری را سخت می‌کند. به‌ویژه اگر خاطره خوبی از نرم‌افزارهای مورد استفاده قبلی در ذهن وجود نداشته باشد؛ اما واقعیت اینجاست که این نگرانی‌ها تنها برای قیمت نبوده و مسائل مهم‌تری را شامل می‌شوند. در صورتی که اطلاعات لازم برای این انتخاب را داشته باشید انتخاب آسان می گردد.انتخاب نرم‌افزار مناسب یکی از دغدغه‌های مدیران ارشد سازمان‌ها و صاحبان سرمایه می‌باشد، به کارگیری نرم‌افزار حسابداری کارآمد می‌تواند هزینه‌های داخلی سازمان را به‌شدت کاهش داده و استفاده از امکانات نرم‌افزار می‌تواند راه‌کار مناسبی جهت رونق کسب‌وکارها باشد.

در اینجا سه سوال اساسی که شما قبل از انتخاب یک نرم افزار حسابداری برای کسب و کارتان باید از خود بپرسید را بررسی می‌کنیم:

  1. چه مقدار می خواهید هزینه کنید؟
  2. چرا به نرم‌افزار حسابداری نیاز دارید؟
  3. کسب و کار شما چه قابلیت‌هایی از یک نرم‌افزار حسابداری را نیاز دارد؟

بهترین نرم افزار مالی

در ادامه ما به بررسی این سوالات و پاسخ به هر کدام می پردازیم، اما قبل از این‌که به بررسی سوالات و پاسخ هر کدام بپردازیم باید مطمئن شوید که ویژگی‌های ضروری یک نرم‌افزار حسابداری را می شناسید.

هزینه ی خرید بهترین نرم افزار حسابداری

نرم‌افزار حسابداری با توجه به قابلیت‌هایی که شما انتخاب می کنید قیمت‌های متفاوتی دارند. بعضی از توسعه دهنده‌های این نرم‌افزارها، مدل‌های اشتراکی برای هر کدام از بسته‌های نرم‌افزاریشان در نظر می گیرند، بعضی دیگر نسخه رایگان نرم افزار حسابداری را با عملکرد‌های ابتدایی یا تعداد کاربر محدود و یا تعداد سند محدود در اختیار مخاطبین قرار می دهند.شما با هر هزینه ای می توانید صاحب یک نرم‌افزار حسابداری پایه شوید اما به درخواست شما و با اضافه شدن ویژگی‌هایی مانند: حقوق و دستمزد، فروش، کنترل موجودی، گزارشات مدیریتی، تهیه لیست‌های قانونی و…. قطعا هزینه نرم‌افزار برای شما متفاوت خواهد شد.

چرا شما به نرم افزار حسابداری نیاز دارید؟

پاسخ به این سوال قدم اول برای انتخاب بهترین نرم افزار حسابداری برای کسب و کارتان است. اکسل به ابزار عملی برای اداره کردن امور اساسی حسابداری کسب و کارهای کوچک تبدیل شده است. اگرچه صفحات گسترده می تواند برای راه اندازی مفید باشد، اما زمان مدیریت اطلاعات مالی برای یک کسب و کار در حال رشد طاقت فرسا و بطور بالقوه مضر می‌باشد. هنگامی که مشتریان و معاملات شما بیشتر می‌شود وقت آن رسیده است که به سمت نرم‌افزار حسابداری حرکت کنید.نرم‌افزار مالی بر خلاف صفحات گسترده، طوری طراحی شده است تا با کسب و کار شما متناسب شود. از آنجا که این برنامه ها می توانند داده های واقعی موسسه مالی شما را نگهداری کنند، زمان شما در ورود اطلاعات هدر نمی‌رود و پرونده های دقیق تری دارید. گزارش های آماده که با چند کلیک گرفته می‌شوند بینش عمیقی را به شما می‌دهند.

نرم افزار حسابداری مناسب
وقتی یک بنگاه اقتصادی تاسیس می شود در اولین گام باید به موضوعات مالی و درآمدی سرورسامانی بدهد. بنابراین دراینجاست که اهمیت خریداری یک نرم افزار خوب حسابداری مشخص می شود .با به کارگیری نرم افزار حسابداری می توانید به میزان قابل توجهی در زمان و هزینه صرفه جویی کرده و در اداره کسب و کار خود به موفقیت برسید. با استفاده از قابلیت های آن می توانید به رونق کسب و کار خود کمک کنید. ورود داده ها در نرم افزار حسابداری به سادگی انجام می پذیرد و سرعت پردازش داده نیز بسیار زیاد می باشد.در ادامه  ما برخی از عوامل مهم را باهم بررسی می کنیم که چرا یک سازمان به دنبال بهترین نرم افزار حسابداری برای مدیریت کسب و کار خود است:

 

شما به تازگی کسب و کار خود را راه اندازی کرده اید

استفاده از نرم‌افزار حسابداری در شروع کسب و کارتان احتمال موفقیت شما را افزایش می دهد. در واقع بهتر است شما از روز اول اطلاعات مالی خود را وارد نرم‌افزار کنید . به تعویق انداختن ثبت اطلاعات حسابداری در نرم‌افزار یک اشتباه بزرگ است.

 

کسب و کار شما در حال رشد است

اگر کسب و کار شما در حال گسترش است یا برنامه ای برای گسترش آن آماده کرده اید، نگه داشتن حساب‌های مالی در دفاتر سخت و در بعضی موارد باعث آشفتگی و ضرر شما می شود. در صورت استفاده از نرم‌افزار حسابداری شرکتی، مدیریت زمان و پول خود را چندین برابر بهتر انجام دهید. درواقع بسیاری از فرآیند‌ها به صورت خودکار انجام می شوند و این نرم‌افزارها نسبت به اندازه کسب و کار شما قابل تغییر هستند.

 

شما نیازمند اطلاعات مهم در لحظه هستید

آیا فکر می کنید که نرم‌افزارهای حسابداری تنها اعداد و ارقام هستند؟ بر عکس، این نرم‌افزار‌ها هم اطلاعات مالی و هم اطلاعات مشتریان را در اختیار شما قرار می دهند. همچنین می توانید به تمام اطلاعات جزئی مشتریان و فروشندگان از جمله اطلاعات تماس، تاریخچه خرید و شرایط پرداخت آن‌ها دسترسی داشته باشید.

 

شما می خواهید عملیات‌های خود را ساده کنید

با توجه به فرآیند‌ها و وظایف متنوع از جمله لیست حقوق و فروش روزانه و …. یک نرم‌افزار حسابداری می تواند تمامی فرآیند‌های شما را یکپارچه کند و اطلاعات شما را از سایر سیستم‌ها جمع آوری کند. هم چنین می توانید صورت‌حساب‌های بانکیتان را وارد نرم‌افزار نمایید.

 

سیستم کنونی شما خیلی پیچیده است

همه سیستم‌های حسابداری یکسان نیستند. بسیاری از سیستم‌های حسابداری بسیار پیچیده و دارای ویژگی‌هایی هستند که برای کسب و کارهای کوچک الزامی نیست. اگر سیستم کنونی شما بسیار پیچیده است، پیشنهاد ما این است که سریعا یک نرم‌افزار حسابداری ساده و متناسب با کسب و کار خود را انتخاب کنید.

 

می خواهید مطمئن باشید که همیشه تمام قوانین را رعایت می کنید

هیچ آگاهی وشناختی از قوانین حسابداری و یا مالیاتی ندارید؟ جای نگرانی نیست، بسیاری از نرم‌افزارهای حسابداری شامل تمامی این قوانین می شوند. شما نمی توانید با محاسبات دستی و کاغذی این کارها را انجام دهید.

 

چه ویژگی‌هایی در یک نرم افزار حسابداری برای کسب و کار شما مورد نیاز است؟

نرم‌افزار حسابداری مجموعه‌ای از قابلیت‌های فنی را برای مدیریت مالی شما ارائه می کنند. صاحبان مشاغل به راحتی می‌توانند از نرم‌افزار حسابداری مناسب با شغل خودشان استفاده کنند و مدیریت مالی کسب و کار خود را در دست بگیرند. تنوع نرم‌افزارهای حسابداری به اندازه و نوع کسب و کار شما ارتباط مستقیم دارد. اگرچه در حال حاضر بسیاری از صاحبان کسب و کار دو ویژگی را به عنوان برترین و مهمترین گزینه‌ها معرفی می نمایند:ساده بودن و ذخیره زمان.

نرم‌افزار حسابداری نیز باید قادر به هماهنگ سازی با نیازهای کسب و کار شما باشد تا بتوانید چیزهایی که می خواهید را ببینید. مایکل دِوِرِکس مالک یک کمپانی تولید کننده نرم‌افزار برنامه ریزی منابع سازمانی است که به کسب و کارها کمک می کند تا وضعیت مالیشان را مدیریت کنند. وی می گوید راه حل‌های مناسب برای نیازهای خاص مشتریان به آن‌ها کمک می کند که درک بهتری از وضعیت کسب و کارشان داشته باشند و بهتر بتوانند برای آینده شان برنامه ریزی کنند.آقای کریستوفر پابُن موسس Simple Tree LLC (که یک شرکت توسعه دهنده اپلیکیشن است) می گوید: “برای من بهترین ویژگی یک نرم‌افزار حسابداری سادگی استفاده از آن است. من با هر چیزی که زندگیم را آسان تر کند و وقت بیشتری برای من فراهم کند خوشحال و شاد می شوم.”

نرم افزار حسابداری خوب

در اینجا میخواهیم برخی از ویژگی‌های یک نرم‌افزار حسابداری که موجب کنترل بهتر وضعیت مالی شرکت و مدیریت زمان برای انجام کارهای مهم‌تر می شود را مورد بررسی قرار دهیم.

امنیت

یکی از مهم‌ترین شاخصه‌های انتخاب یک نرم‌افزار خوب امنیت نرم‌افزار است. نرم‌افزاری را انتخاب کنید که دارای مجوزهای لازم در این زمینه باشد. با رؤیت مجوز معتبر، شما مطمئن خواهید شد که شرکتی متخصص با استانداردهای روز جهانی نرم‌افزار مورد نظر را تست کرده و این منجر به اخذ گواهی امنیت شده است. اگر به گواهینامه ارائه شده مشکوک شدید حتماً آن را استعلام نمایید تا از صحت آن اطمینان حاصل کنید.ضمناً توصیه اکید می‌شود اگر نرم‌افزار انتخابی شما تحت شبکه کار می‌کند، حتماً نرم‌افزاری را انتخاب نمایید که از پروتکل SSL برای امنیت شبکه پشتیبانی نماید. ضمناً، سطوح دسترسی را نیز بررسی نمایید. سطوح دسترسی باید در سطح اطلاعات، فرم‌ها، دکمه‌ها دسترسی جزءبه‌جزء وجود داشته باشد.

 

گزارشات عمومی و مدیریتی و دلخواه

این نرم‌افزارها می توانند برای گزارشات از قالب‌های از پیش آماده شده استفاده نمایند و در صورت نیاز گزارشی را بصورت خاص برای خود طراحی کنند. همچنین نرم‌افزاری که محاسبه خودکار مالیات با نرخ‌های مالیاتی متعدد و همچنین تهیه گزارش‌های مالیاتی را تنها با یک کلیک برایتان امکان پذیر می‌نماید، می‌تواند خیال شما را از بابت امور مالیاتی راحت ‌کند.

 

سرعت نرم‌افزار

وقت طلاست، این جمله را هرکدام از ما بارها شنیده‌ایم و همان‌طور که می‌دانیم امروزه در عصر سرعت قرار داریم. پس نرم‌افزار ایده آل ما باید قابلیت این را داشته باشد که زمان انجام کارها را برای ما به حداقل ممکن برساند. نرم‌افزاری که می‌خواهیم استفاده کنیم باید سبک و سریع باشد تا نیاز به نصب نرم‌افزارهای جانبی نیز نداشته باشد و در حد امکان با جستجوگرهای مختلف سازگاری داشته باشد.

 

ظاهر خوب و سهولت کاربری

کاربران سیستم دائماً با نرم‌افزار مشغول کار هستند و دوست دارند نرم‌افزار محیطی زیبا و کاربرپسند داشته باشد و تا حدی بتوانند رنگ صفحات، میز کار شخصی و غیره را تغییر دهند. علاوه بر آن ظاهر نرم‌افزار هم نباید پیچیده باشد و کاربر بتواند به‌آسانی به منوها با طبقه‌بندی مناسب دسترسی داشته باشد.

کدام نرم افزار حسابداری بهتر است

یکپارچگی ماژول ها

نرم‌افزارهای یکپارچه به اطلاعات وارده جامعیت داده و باعث کاهش اشتباهات، صرفه‌جویی در وقت و هزینه خواهد شد و همچنین کنترل بهتر بر رویه اطلاعات را برای مدیران و صاحبان مجموعه فراهم می‌کند.

انعطاف‌پذیری نرم‌افزار و تغییرات درخواستی

یکی از ویژگی‌ها بارز انتخاب نرم‌افزار خوب انعطاف‌پذیری نرم‌افزار در استفاده از امکانات تعبیه‌شده و همچنین ایجادفیلدهای دلخواه متناسب با نیاز هر صنعت در فرآیندهای داخلی شرکت می‌باشد. شرکت تولیدکننده نرم‌افزار می‌بایست در مقابل تغییرات درخواستی منعطف بوده و با لحاظ کردن استانداردهای موجود مسیر توسعه را در راستای نیاز کاربران فراهم کند.

مناسب با کسب‌وکار سازمان

یکی از پارامترهای مهم در انتخاب نرم‌افزار ویژگی متناسب بودن نرم‌افزار با کسب‌وکار می‌باشد، در صورتی که نرم‌افزار انتخاب‌شده متناسب با کسب‌وکار شما نباشد قطعاً کارآمد نبوده و نیازهای سازمان را برآورده نخواهد کرد همچنین نرم‌افزار انتخاب‌شده می‌بایست مسیر پیشرفت و توسعه کسب‌وکار شما در آینده پیش‌بینی کرده و نیازهای سازمان شما را پاسخ دهد، بدیهی است تنها در چنین حالتی است که در آینده نیاز به تغییر نرم‌افزار مالی و طی کردن مسیر سخت انتخاب نرم‌افزار جدید را نخواهید داشت.

پشتیبانی شرکت ارائه‌دهنده نرم‌افزار

یکی از پارامترهای مهم در انتخاب نرم‌افزار پشتیبانی به‌موقع و مناسب می‌باشد، بدیهی است پشتیبانی به‌موقع با توجه به سرعت بالای گردش کار و عملیات در شرکت‌ها و بنگاه‌های اقتصادی، یکی از مهم‌ترین نکات در انتخاب یک نرم‌افزار مناسب می‌باشد.

سئوال های مناسب برای انتخاب بهترین نرم افزار حسابداری

برای انتخاب یک نرم‌افزار خوب و مناسب کسب و کارتان باید سوال‌های زیر را از فروشنده بپرسید:

  • آیا نرم‌افزار شما مناسب کسب و کارهای کوچک است؟
  • آیا نرم‌افزار شما برای حوزه فعالیت و صنعت شرکت ما مناسب است؟
  • آیا نرم‌افزار شما محدودیت وارد کردن اطلاعات کارمندان و مشتریان را دارا می باشد یا خیر؟
  • نرم‌افزار شما در خصوص گزارشات مالیاتی چه راهکاری ارائه می‌دهد؟
  • نحوه پشتیبان گیری از اطلاعات ما به چه صورت است؟
  • برای حفاظت از اطلاعات کسب و کار و همچنین اطلاعات مشتریان من، نرم‌افزار شما ایمن هست ؟
  • بهای تمام شده نرم‌افزار چگونه است؟

بهترین نرم افزارهای حسابداری

جمع بندی

  • نرم افزار ابزار انجام کار است و برای انتخاب آن باید از تعریف نیاز و صورت مسئله خود شروع کنید.
  • در انتخاب نرم افزار فقط به نرم افزار حسابداری فکر نکنید بقیه ماژولهای نرم افزاری هم به اندازه سیستم حسابداری مهم است. استفاده از بسته های آماده شده برای راحتی انتخاب پیشنهاد می‌شود.
  • جامعیت نرم افزار حتی اگر امروز قصد خرید ماژولی را ندارید مهم است و نبود این جامعیت در آینده و در موقع توسعه کار، شما را دچار چالش خواهد کرد.
  • اگر قصد توسعه کسب و کار را دارید نرم افزار خود را باید برای کاربری فردای خود انتخاب کنید و نه امروز خود، چون تغییر نرم افزار در آینده باعث سوخت زحمات و هزینه و داده های قبلی شما خواهد شد.

آموزش بستن حساب ها و ثبت سند اختتامیه/افتتاحیه + آموزش در سپیدار

آموزش بستن حساب ها در پایان دوره مالی

“بستن حساب” به معنی صفر کردن مانده هر حساب است. این کار با بستانکار کردن مانده نهایی حساب‌های دارای مانده بدهکار و یا بدهکار کردن مانده نهایی حساب‌های دارای مانده بستانکار طی اسناد حسابداری انجام می شود.

در چه زمانی به بستن حساب‌ها نیاز است؟

    1. طی دوره مالی

به عنوان مثال مانده حساب برخی از مشتریان به دلایلی مانند عدم پرداخت بدهی یا عدم ادامه همکاری با شرکت یا ارائه تخفیف بابت مانده حساب در طی سال مالی بسته می شود یعنی مانده بدهی وی به مطالبات سوخت شده و یا سرفصل متناسب با آن منتقل می شود. به عنوان مثال آقای احمدی (مشتری شرکت) مبلغ 2.000.000ریال به شرکت بدهکار است و این مبلغ باید به عنوان تخفیف برای وی در نظر گرفته شده  و حساب وی بسته شود. ثبت حسابداری مربوط به این رویداد به شرح زیر است:

تخفیفات فروش                                                      2.000.000

حساب‌های دریافتنی تجاری / آقای احمدی                             2.000.000

  1. پایان دوره مالی

این مورد که مفصل‌تر و پیچیده‌تر از بستن حساب‌ها در طی دوره مالی است برای مشخص نمودن سود و زیان دوره مالی و هم چنین انتقال مانده حساب‌های دائم به دوره مالی بعدی و صدور سند افتتاحیه، انجام می‌شود.

آموزش بستن حساب ها در پایان دوره مالی

بستن حساب‌ها در پایان دوره مالی با در نظر گرفتن نوع حساب‌های موقت (سود و زیانی)، مخلوط و دائمی (ترازنامه‌ای) انجام می‌شود. برای بستن حساب‌های پایان سال ابتدا باید مانده همه حساب‌های موقت با یک حساب دائم بسته شود و پس از آن مانده همه حساب‌های دائمی بسته شده و به عنوان افتتاحیه به دوره مالی بعدی منتقل شود.

نمونه حساب‌های موقت: برخی از حساب‌های این گروه که مربوط به درآمد و هزینه‌ها است شامل فروش، هزینه حقوق و دستمزد، هزینه آب، هزینه تلفن و … است که در پایان دوره مالی مانده آن‌ها بسته می‌شود و به طور مستقیم به سال بعد منتقل نمی‌شود.

نمونه حساب‌های مخلوط: از جمله این نوع حساب‌ها، پیش پرداخت اجاره و پیش دریافت درآمد است که شامل دو بخش موقت و دائمی می‌باشند. در پایان دوره مالی بخشی از آن به عنوان حساب موقت به حساب هزینه منظور می شود و بخش دیگر آن به عنوان حساب دائم  به دوره مالی بعدی منتقل می شود.

نمونه حساب‌های دائمی: برخی از حساب‌های این گروه که شامل دارایی، بدهی و حقوق صاحبان سهام است شامل موجودی نقد و بانک، حساب‌های دریافتنی تجاری، سرمایه و …  است که مانده آن‌ها در پایان دوره مالی بسته شده و به طور مستقیم به دوره مالی بعد منتقل می‌گردد.

چگونگی بستن حساب‌ های موقت در پایان سال

جهت بستن این حساب‌ها باید از یک حساب موقت واسط به نام “خلاصه سود و زیان” استفاده کنیم.

مرحله اول – بستن حساب درآمد یا فروش

مانده حساب درآمد/ فروش بدهکار و به همان مبلغ خلاصه سود و زیان بستانکار می‌شود:

درآمد/فروش                                                        ****

خلاصه سود و زیان                                                  ****

مرحله دوم – بستن حساب هزینه

معادل جمع کل هزینه‌ها، خلاصه سود و زیان بدهکار و هزینه‌ها بستانکار می‌شود:

خلاصه سود و زیان                                                  ****

هزینه حقوق و دستمزد                                           ****

هزینه اجاره                                                            ****

هزینه تعمیر و نگهداری                                           ****

 مرحله سوم – بستن حساب خلاصه سود و زیان

پس از انجام دو مرحله فوق مانده حساب خلاصه سود و زیان باید به حساب “سود(زیان) انباشته” بسته شود.

نکته ۱: در برخی کتاب‌ها و سایت‌ها عنوان شده که حساب خلاصه سود و زیان مستقیما به حساب سرمایه بسته می‌شود. در این خصوص در نظر داشته باشید خلاصه سود و زیان به حساب “سود(زیان) انباشته بسته می‌شود و دلیل آن هم امکان گزارش گیری دقیق میزان سود یا زیان هر سال و هم چنین نیاز به ثبت صورتجلسه مجمع شرکت یا واحد اقتصادی در اداره ثبت شرکت‌ها در خصوص تغییر در سرمایه است و بدون انجام مراحل قانونی نمی‌توان گردشی در حساب سرمایه ثبت نمود.

نکته ۲: مانده بستانکار حساب خلاصه سود و زیان نشان دهنده سود در سال مالی و مانده بدهکار نشان دهنده زیان در سال مالی است.

ثبت بستن حساب خلاصه سود و زیان با فرض مانده بستانکار، با بدهکار کردن حساب خلاصه سود و زیان و بستانکار کردن حساب ” سود(زیان) انباشته ” انجام می­شود:

خلاصه سود و زیان                                                 ****

سود (زیان) انباشته                                    ****

مرحله چهارم – بستن حساب‌های دائمی در پایان سال

پیش از بستن حساب‌های دائمی (صدور سند اختتامیه) ابتدا باید ذخیره مالیات، اندوخته قانونی و سایر موارد نیز شناسایی و ثبت گردد. روش انجام هر یک از موارد به این شرح است:

 روش محاسبه میزان مالیات

بر اساس قانون مالیات‌های مستقیم، نرخ مالیات عملکرد معادل ۲۵% سود خالص است. قبل از محاسبه ذخیره مالیات عملکرد باید با در نظر گرفتن قانون مالیات‌های مستقیم مواردی از قبیل درآمدهای معاف از مالیات و همچنین هزینه‌های مربوط به درآمدهای معاف از مبلغ سود کنار گذاشته شود و همچنین سایر موارد نیز رعایت گردد.

با فرض اینکه اینکه میزان سود سال مربوطه معادل 300.000.000 ریال است مالیات متعلقه به شرح زیر محاسبه و ثبت حسابداری آن انجام می شود:

75.۰۰۰.000 = ۲۵% * 300.000.000

سود (زیان) انباشته                                            75.000.000

ذخیره مالیات عملکرد                                                 75.000.000

نکته: میزان ذخیره در نظر گرفته شده به صورت علی الحساب است و مبلغ دقیق آن پس از رسیدگی به اسناد و مدارک توسط سازمان امور مالیاتی مشخص می شود.

 روش محاسبه اندوخته قانونی و سایر اندوخته‌ها

اندوخته قانونی بخشی از سود خالص هر سال است که طبق ماده ۱۴۰ اصلاحیه قانون تجارت باید به عنوان ذخیره قانونی در نظر گرفته شود. طبق قانون تجارت باید هر ساله معادل ۵% سود شرکت جهت اندوخته قانونی ذخیره شود تا میزان آن به  ۱۰%سرمایه برسد. پس از اینکه مقدار اندوخته قانونی با ۱۰% سرمایه شرکت برابر شد الزامی به ذخیره مقدار بیشتر وجود ندارد و اختیاری است.

نکته: طبق ماده ۲۳۸ اصلاحیه قانون تجارت، مبنای محاسبه اندوخته قانونی ، سود خالص پس از وضع زیان‌های وارده در سال‌های قبل است. بنابراین، در شرایطی که شرکت زیان انباشته (سنواتی) دارد، تنها، رقم سود خالص سال جاری نباید مبنای محاسبه اندوخته قانونی قرار گیرد بلکه لازم است جمع زیان سنواتی از رقم سود خالص سال جاری کسر و یک بیستم مازاد محاسبه و به عنوان اندوخته قانونی در نظر گرفته شود .

  سایر اندوخته‌ها

در نظر گرفتن سایر اندوخته‌ها مانند اندوخته عمومی و احتیاطی اختیاری و در صورت تصمیم هیات مدیره انجام می گیرد. این اندوخته‌ها نیز از سود خالص و مطابق مصوبه هیات مدیره در نظر گرفته می شوند.

ثبت سند اختتامیه/افتتاحیه

با در نظر گرفتن سود 300.000.000 ریالی در مثال پیشین و میزان اندوخته قانونی معادل ۵% سود خالص و اندوخته احتیاطی معادل ۱۰% سود خالص ثبت حسابداری مربوطه به شرح زیر است:

سود (زیان) انباشته                                    45.000.000

اندوخته قانونی                                                15.000.000

اندوخته احتیاطی                                             30.000.000

نکته: مبنای محاسبه اندوخته‌ها، میزان سود خالص قبل از کسر ذخیره مالیات است.

مانده این حساب‌ها به همراه سایر حساب‌های دادئمی به صورت مستقیم به دوره مالی بعد منتقل می‌شود. برای این کار از حساب “تراز اختتامیه” استفاده می‌کنیم. بدین صورت که تمام حساب‌های دائم که دارای مانده بستانکار هستند را بدهکار کرده و حساب تراز اختتامیه را بستانکار می‌کنیم. سپس تراز اختتامیه را معادل مانده حساب‌های با مانده بدهکار، بدهکار می کنیم و همه حساب‌های دارای مانده بدهکار را بستانکار می‌کنیم:

سرمایه                                                    *****

اندوخته قانونی                                          *****

اندوخته احتیاطی                                        *****

سود (زیان) انباشته                                    *****

حساب‌های پرداختنی تجاری                         *****

سایر حساب‌های پرداختنی                          *****

ذخیره مالیات                                            *****

ذخیره استهلاک                                        *****

تراز اختتامیه                                                *****

تراز اختتامیه                                            *****

موجودی نقد و بانک                                           *****

حساب‌های دریافتنی تجاری                                  *****

سایر حساب‌های دریافتنی                                    *****

دارایی‌های ثابت                                                   *****

چگونگی ثبت سند افتتاحیه در سال مالی جدید

انجام این کار دقیقا بر عکس بستن حساب‌های دائمی در پایان سال می­باشد با این تفاوت که باید به جای حساب “تراز اختتامیه” از حساب “تراز افتتاحیه” استفاده نمود.

نکته: حساب “تراز اختتامیه” در پایان دوره مالی و حساب “تراز افتتاحیه” در ابتدای دوره مالی ایجاد و با توجه به گردش برابر حساب‌های بدهکار و بستانکار در سند اختتامیه و افتتاحیه، در همان زمان هم بسته می‌شوند . البته اجباری برای استفاده از این سرفصل‌ها وجود ندارد و می توان در زمان بستن حساب‌های پایان دوره مالی، همه حساب‌های بستانکار را بدهکار نمود و در آرتیکل مقابل همه حساب‌های بدهکار را بستانکار نمود.

آموزش بستن حساب ها در سپیدار (حذف و ثبت سند اختتامیه)

به منظور این‌که کاربران نرم افزار حسابداری سپیدار بعد از اتمام فعالیت های سال مالی ، امکان ایجاد ، ویرایش و حذف ثبت های صورت گرفته در سیستم های “دریافت و پرداخت” ، “تامین کنندگان و انبار” ، “مشتریان و فروش” و “دارایی ثابت” را نداشته باشند ، امکانی در سیستم سپیدار سیستم آسیا فراهم شده است که در پایان سال مالی و بعد از اتمام فعالیت ها در سیستم های نامبرده ، سال مالی مورد نظر بسته شود و اطلاعات مورد نیاز به سال مالی بعد منتقل شود.

برای انجام عملیات پایان سال ، طبق مراحل زیر عمل نمایید:

  • در منوی سمت راست ، وارد قسمت شرکت شده و در قسمت عملیات روی گزینه “عملیات پایان سال” کلیک نمایید .

آموزش بستن حساب ها و صدور سند اختتامیه/افتتاحیه در سپیدار

  • در فرم عملیات پایان سال ، لیست تمامی سیستم های خریداری شده نمایش داده می‌شود و هر کدام از سیستم ها به ترتیب نمایش داده شده ، بسته می‌شوند ( به ترتیب از بالا به پایین )

آموزش بستن حساب ها و صدور سند اختتامیه/افتتاحیه در سپیدار

  • برای این منظور می‌توانید ، تمامی سیستم ها را یک‌باره انتخاب و از قسمت بالای صفحه روی علامت قفل بسته کلیک نمایید. در صورت این‌که موارد مورد نیاز برای بستن سال مالی را برای هر سیستم رعایت کرده باشید ، بدون پیغام هشداری و بازدارنده ، هر کدام از سیستم های انتخاب شده ، بسته و اطلاعات مورد نظر به سال مالی بعد منتقل خواهند شد.

قبل از بستن سال مالی برای سایر سیستم ها ( هر کدام از سیستم های سپیدار به غیر از سیستم حسابداری ) لطفا موارد زیر را در نظر داشته باشید:

توجه: با توجه به این‌که با بستن سال مالی امکان ثبت جدید ، ویرایش و حذف اطلاعات وجود ندارد ، بنابراین قبل از بستن سال مالی از صحت اطلاعات اطمینان داشته باشید .

نکات مورد نظر در سیستم دریافت و پرداخت :

برای سیستم دریافت و پرداخت در نظر داشته باشید که قبل از بستن سال مالی ، موجودی صندوق ها ، حساب های بانکی و چک های دریافتی و پرداختی صحیح باشد. برای این منظور می‌توانید از گزارش مرور دریافت و پرداخت موجودی صندوق ها و حساب های بانکی را چک نمایید ، همچنین به کمک گزارش جستجوی چک ، می‌توانید آخرین وضعیت تمامی چک های دریافتی و پرداختی را بررسی نمایید . در نظر داشته باشید چنانچه دریافت از طریق کارت خوان در شرکت شما ثبت شده باشد ، قبل از عملیات پایان سال” تسویه کارت خوان” را انجام دهید ، در صورت عدم تسویه ، از انجام عملیات پایان سال جلوگیری خواهد شد.

همچنین با بستن سیستم دریافت و پرداخت مانده صندوق ها ، حساب های بانکی و همچنین چک های دریافتی و پرداختی که نیاز به ثبت فرآیند در سال مالی جدید را دارند ، به سال مالی بعد منتقل می‌شود ، بنابراین اگر نیاز دارید که در سال مالی بعد بر روی چک های دریافتی و پرداختی فرآیند جدید ثبت نمایید ،لازم است که عملیات پایان سال را برای سیستم دریافت و پرداخت انجام دهید. همچنین تا زمانی که عملیات بستن سال مالی انجام نشود برای سیستم دریافت و پرداخت در سال جدید نمیتوان مغایرت بانکی را تهیه نمایید.

نکات مورد نظر در سیستم مشتریان و فروش :

برای سیستم مشتریان و فروش در نظر داشته باشید که قبل از بستن سال مالی مانده تمامی طرف حساب های از نوع مشتری صحیح باشد. برای کنترل مانده طرف حساب ها می‌توانید از گزارش صورت حساب طرف مقابل و همچنین گزارش مرور فروش در سیستم مشتریان و فروش استفاده نمایید. در نظر داشته باشید با بستن سیستم مشتریان و فروش مانده تمامی طرف حساب ها از نوع مشتری به سال مالی بعد منتقل می‌شود. تا زمانی که عملیات بستن سال مالی انجام نشود برای سیستم مشتریان و فروش در سال جدید نمی‌توانید صورت حساب طرف مقابل را تهیه نمایید.

نکات مورد نظر برای بستن انبارها :

برای بستن هر کدام از انبارها در نظر داشته باشید که قبل از بستن سال مالی ،موجودی تمامی کالاها در هر انبار صحیح باشد.

برای این منظور می‌توانید از هر کدام از گزارشات “کاردکس کالا” ، ” گزارش مرور تعدادی انبار ” و ” گزارش مرور مبلغی انبار ” استفاده نمایید. همچنین در صورت مشاهده مغایرت میان موجودی کالا در سیستم سپیدار با موجودی کالا در انبار های خود ، میتوانید از امکان ” انبار گردانی ” در نرم افزار حسابداری سپیدار استفاده نمایید و به راحتی مغایرت های موجودی کالا را اصلاح نمایید. در نظر داشته باشید که قبل از بستن هر کدام از انبار ها ، لازم است قیمت گذاری اسناد انبار انجام شود . با بستن سیستم انبار ، موجودی کالای هر انبار به سال جدید منتقل می‌شوند. تا زمانی که عملیات بستن سال مالی انجام نشود برای سیستم تامین کنندگان در سال جدید نمی‌توانید قیمت گذاری اسناد انبار و صورت حساب طرف مقابل را تهیه نمایید.

نکات مورد نظر برای بستن تامین کنندگان :

برای سیستم تامین کنندگان در نظر داشته باشید که قبل از بستن سال مالی مانده تمامی طرف حساب های از نوع تامین کننده صحیح باشد. برای کنترل مانده طرف حساب ها میتوانید از گزارش صورت حساب طرف مقابل و همچنین گزارش مرور مبلغی انبار در سیستم تامین کنندگان و انبار استفاده نمایید. در نظر داشته باشید با بستن سیستم تامین کنندگان و انبار مانده تمامی طرف حساب ها از نوع تامین کننده به سال مالی بعد منتقل میشود و تا زمانی که عملیات بستن سال مالی انجام نشود برای این سیستم در سال جدید نمیتوانید صورت حساب طرف مقابل را تهیه نمایید.

نکات مورد نظر برای بستن دارایی ثابت :

برای سیستم دارایی ثابت در نظر داشته باشید که قبل از بستن سال مالی ، تمامی پلاک های دارایی در وضعیت صحیح باشند و همچنین محاسبات لازم برای تمامی فرایندها را تا پایان سال مالی ثبت نمایید. برای کنترل آخرین وضعیت تمامی پلاک های دارایی میتوانید از گزارش مرور دارایی در سیستم دارایی ثابت استفاده نمایید . در نظر داشته باشید لازم است برای تمامی دارایی ها محاسبات استهلاک تا پایان سال را انجام دهید ، در صورت عدم محاسبه، از انجام عملیات پایان سال جلوگیری خواهد شد.

با بستن سیستم دارایی ثابت ، امکان ورود اطلاعات جدید و همچنین ویرایش یا حذف اطلاعات در این سیستم امکان پذیر نخواهد بود.

نکات کلی :

  • در صورتی‌که برای کاربر ، حقوق دسترسی عملیات پایان سال تعریف شده باشد ، کاربرمی تواند اقدام به ثبت عملیات پایان سال نماید .
  • با بستن سال مالی ، امکان هیچ گونه تغییر در اطلاعات ( سایر سیستم ها ) به غیر از صدور و حذف اسناد حسابداری نخواهید داشت .
  • محدودیتی برای انجام عملیات در سال مالی جاری بدون بستن سال مالی قبل وجود ندارد . توجه داشته باشید که شما می توانید قبل از بستن سال مالی قبل ، عملیات جاری را انجام دهید .

عملیات پایان سال در سیستم حسابداری :

در پایان سال مالی ، علاوه بر اینکه لازم است پس از بررسی صحت اطلاعات در سایر سیستم ها ، اقدام به عملیات پایان سال نمایید ، همچنین در بخش حسابداری نیز باید تمامی اسناد حسابداری بررسی شوند و در صورت درستی اطلاعات اقدام به فرایند بستن حساب ها نمایید . برای بستن حساب ها در بخش حسابداری چندین مرحله وجود دارد که به تفصیل هر کدام از مراحل توضیح داده خواهد شد.

صدور سند تسعیر ارز در نرم افزار سپیدار

برخی از شرکت‌ها و سازمان‌ها در اجرای عملیات خود به دلیل ارتباط با اشخاص حقیقی یا حقوقی سایر کشورها نیاز به ارزهای مختلف بخصوص ارزهای معتبر جهانی دارند در این راستا طبعا باید اطلاعات مربوط به این عملیات ارزی علاوه بر ریال باید برحسب ارز مربوطه نیز در حسابها نگهداری شود و در نهایت در مقاطع خاصی با توجه به استاندارهای حسابداری ( استاندارد حسابداری 16 ) عملیات تسعیر برای آنها صورت گیرد. شناسایی سود تسعیر ارز در موسسات دولتی و غیر دولتی متفاوت است به این طریق که در موسسات و شرکت های غیر دولتی تفاوتهای تسعیر معاملات ارزی در صورت سود و زیان دوره شناسایی می‌شود و در موارد خاص هم به حساب بهای تمام شده دارایی منظور می‌شود. در شرکت ها و موسسات دولتی تسعیر معاملات ارزی طبق ماده ۱۳۶ قانون محاسبات عمومی به حساب اندوخته تسعیر دارایی و بدهی های ارزی منظور می‌شود و در صورت سود و زیان جامع منظور می‌گردد.

بنابراین در صورت خرید زیر سیستم ارزی ، در پایان سال لازم است که اقدام به ثبت سند تسعیر ارز نمایید. برای این منظور از منوی سمت راست ، قسمت “حسابداری” را انتخاب نمایید و از قسمت عملیات “صدور سند تسعیر ارز” را انتخاب کنید.

آموزش بستن حساب ها و صدور سند اختتامیه/افتتاحیه در سپیدار

در فرم صدور سند تسعیر ارز ، در قسمت تاریخ ، تاریخ صدور سند تسعیر ارز ، در قسمت معین تسعیر ارز ، حساب معین ” سود و زیان ناشی از تسعیر ارز ” را انتخاب نمایید. در قسمت توضیحات ، شرح مورد نیاز برای سند را ثبت نمایید. با انتخاب آیتم ” بازخوانی حساب های تسعیر پذیر ” تمامی حساب های معینی که تا تاریخ مورد نظر دارای گردش ارزی هستند را نمایش می‌دهد. با انتخاب صدور سند حسابداری ، از قسمت بالای فرم ، سند تسعیر ارز با توجه به آخرین نرخ ارز وارد شده محاسبه و ثبت می‌شود.

آموزش بستن حساب ها و صدور سند اختتامیه/افتتاحیه در سپیدار

نکات کلی جهت صدور سند تسعیر ارز:

  • در صورتی‌که برای کاربر ، حقوق دسترسی صدور سند تسعیر ارز تعریف شده باشد ، کاربرمی تواند اقدام به صدور سند تسعیر ارز نماید
  • توجه داشته باشید که سیستم نزدیکترین نرخ ارز تعریف شده در فرم “معرفی نرخ ارز” را با توجه به تاریخ سند تسعیر ارز به عنوان نرخ ارز تسعیر استفاده می نماید . بنابراین قبل از صدور سند تسعیر ارز ، بایستی نرخ مورد نظر را در فرم “معرفی نرخ ارز” تعریف نمایید .
  • برای صدور سند تسعیر ارز از نظر تعداد محدودیتی وجود ندارد . شما می توانید سند تسعیر ارز را به ازای هر روز یا ماهانه و یا در پایان سال صادر نمایید

بستن حساب های سود و زیانی در نرم افزار سپیدار

حساب های دفتر کل را از نظر انتقال یا عدم انتقال مانده‌ی آن‌ها به سال بعد به سه دسته : حساب‌های دائمی، حساب های موقت و حساب‌های مختلط طبقه بندی می کنند. حساب های مختلط نیز نهایتاً با انجام ثبت های اصلاحی قسمت دائمی و قسمت موقتی آن‌ها از هم تفکیک می شوند. بنابراین در پایان سال پس از انجام اصلاحات، حساب‌ها یا دائمی هستند یا موقت و حساب های مختلط وجود ندارد.”بستن حساب” به معنی صفر کردن مانده هر حساب می باشد. این کار با بستانکار کردن مانده نهایی حساب­­های دارای مانده بدهکار و یا بدهکار کردن مانده نهایی حساب­های دارای مانده بستانکار طی اسناد حسابداری انجام می شود. شرکت‌ها برای بستن حساب‌های موقت (حساب‌های سود زیانی) ، مانده آن ‌را به یک حساب ترازنامه ای منتقل می کنند. این عملیات می‌تواند در یک یا چند مرحله انجام شود و نهایتاً مانده آن به حسابی مانند سود و زیان سال جاری بسته می شود.

نحوه بستن حساب های سود و زیانی در نرم افزار سپیدار

برای بستن حساب های موقت ، در منوی سمت راست ، وارد قسمت حسابداری شده و در قسمت عملیات گزینه “بستن حساب‌های سود و زیانی” را انتخاب نمایید .

آموزش بستن حساب ها و صدور سند اختتامیه/افتتاحیه در سپیدار
آموزش بستن حساب ها و صدور سند اختتامیه/افتتاحیه در سپیدار

در قسمت تاریخ سند ، تاریخ صدور سند را انتخاب نمایید . در قسمت معین مقصد ، معین ترازنامه ای که قرار است مانده حساب های سود و زیانی را به آن حساب منتقل کنید ، انتخاب نمایید. در نظر داشته باشید چنانچه معین انتخاب شده دارای ویژگی تفصیل پذیری باشد ، لازم است که حساب تفصیل مورد نظر را نیز انتخاب کنید. در قسمت توضیحات ، توضیحات مورد نیاز برای ثبت سند را وارد نمایید. در کادر پایین در سمت راست صفحه ، لیست تمامی حساب های معینی که در درختواره حساب ها، ماهیت آن ها را سود و زیانی انتخاب کرده اید و همچنین داره مانده حساب هستند نمایش داده می‌شود . با علامت فلش در میان صفحه میتوانید تمام یا بخشی از این حساب های معین را برای صدور سند به کادر سمت چپ صفحه منتقل نمایید . حال با انتخاب صدور سند حسابداری از بالای صفحه ، سند حسابداری بستن حساب‌های موقت صادر می‌شود. در نظر داشته باشید با صدور این سند مانده تمامی حساب های معینی که در این سند شرکت کرده اند صفر می‌شوند . برای مشاهده سند حسابداری ، در منوی سمت راست ، منوی حسابداری و از قسمت فهرست ، اسناد حسابداری را انتخاب نمایید، می‌توانید با دو بار کلیک کردن بر روی سند مربوط به بستن حساب ها ، سند را مشاهده نمایید. همچنین می‌تواند به گزارش مرور حساب ها در سیستم حسابداری مراجعه نمایید و نتیجه سند بستن حساب ها را در صفر شدن مانده حساب های سود و زیانی بررسی نمایید.

آموزش بستن حساب ها و صدور سند اختتامیه/افتتاحیه در سپیدار

نکات کلی جهت صدور سند بستن حساب های سود و زیانی:

  • در صورتیکه برای کاربر ، حقوق دسترسی بستن حسابهای سود وزیانی تعریف شده باشد ، کاربرمی تواند اقدام به صدور سند بستن حساب‌های سود و زیانی نماید .
  • عملیات بستن حساب‌های سود و زیانی می‌تواند در یک یا چند مرحله انجام شود .

تبدیل اسناد موقت به دائم در نرم افزار سپیدار

اسناد حسابداری زمانی که ثبت می‌شوند در وضعیت موقت هستند ، اسناد موقت قابل ویرایش و حذف هستند ، بنابراین زمانی که نیاز داریم اسناد را غیر قابل ویرایش و غیر قابل حذف نماییم لازم است که اسناد حسابداری را به وضعیت دائم تبدیل کنیم. برای این منظور در منوی سمت راست حسابداری و از قسمت عملیات ، ” تبدیل اسناد موقت به دائم ” را انتخاب نمایید.

آموزش بستن حساب ها و صدور سند اختتامیه/افتتاحیه در سپیدار

برای دائم کردن اسناد میتوان به دو روش عمل نمایید . روش اول بر حسب تاریخ است : اگر اسناد حسابداری را تا تاریخ مشخص بررسی کرده اید و لازم است که امکان حذف و ویرایش اسناد را غیر فعال کنید ، بنابراین آیتم ” تاریخ ” را انتخاب کرده و تاریخ مورد نظر برای این‌که اسناد تا آن تاریخ دائم شوند را وارد نمایید. روش دوم برحسب شماره است : گاهی زمانی که صحت اسناد را بررسی می‌کنید ، اخرین سندی که صحت آن از نظر شما مورد تایید است ؛ آخرین سند حسابداری در آن تاریخ نیست بنابراین نیاز دارید که اسناد را تا آن تاریخ دائم نمایید ، بنابراین آیتم ” شماره ” را انتخاب و شماره سند مورد نظر که قرار است اسناد تا آن شماره دائم شوند را وارد نمایید. سپس از قسمت بالای صفحه روی علامت قفل بسته کلیک نمایید ،توجه داشته باشید با تبدیل اسناد موقت به دائم ، عملیات شماره گذاری مجدد اسناد توسط سیستم به صورت اتوماتیک انجام می شود. به این ترتیب اسناد حسابداری تا تاریخ یا شماره ای که مورد نظر شما است دائم می‌شوند.

آموزش بستن حساب ها و صدور سند اختتامیه/افتتاحیه در سپیدار

نکات کلی جهت تبدیل اسناد موقت به دائم:

  • در صورتیکه برای کاربر ، حقوق دسترسی تبدیل اسناد موقت به دائم تعریف شده باشد ، می توان اسناد موقت را به دائم تبدیل نمود .
  • در قسمت “آخرین سند دائم” فرم ، اگر در سال مالی جاری اسنادی قطعی شده باشد ، شماره و تاریخ آخرین سند دائم را می توانید مشاهده نمایید .
  • بعد از تبدیل اسناد موقت به دائم ، امکان صدور سند حسابداری به تاریخی کوچکتر از تاریخ آخرین سند دائم وجود نخواهد داشت .
  • بعد از دائم نمودن اسناد ، در فهرست اسناد حسابداری ، وضعیت اسناد حسابداری به صورت دائم نمایش داده می شوند .

صدور سند اختتامیه در نرم افزار سپیدار

چرخه حسابداری به یک سری ازعملیاتی می‌گویند که هر سال و یا در هر دوره مالی تکرار می‌شود. این چرخه به ترتیب شامل عملیات‌های زیر است:

  • جمع آوری کلیه اطلاعات مالی موسسه
  • تجزیه و تحلیل کلیه معاملات و عملیات مالی موسسه
  • ثبت کلیه معاملات و عملیات مالی موسسه در دفتر مالی
  • انتقال کلیه عملیات‌ها از دفتر روزنامه به دفتر کل
  • آماده کردن تراز آزمایشی (اصلاح نشده)
  • اصلاح و تعدیل حسابهای دفتر کل
  • آماده کردن تراز آزمایشی (اصلاح شده)
  • آماده کردن صورت سود و زیان و صورت تغییرات سرمایه
  • بستن حسابهای موقت
  • آماده کردن تراز آزمایشی (اختتامی)
  • تهیه ترازنامه و بستن حسابهای دائمی

پس از انجام اصلاحات بر روی حساب‌های موقت و انتقال آن‌ها به دفتر کل، مانده حساب‌ها در دفتر کل صفر می‌شود. در این مرحله از مانده حساب‌ها در دفتر کل یک تراز آزمایشی تهیه می‌شود که به آن تراز آزمایشی اختتامی می‌گویند. این تراز فقط شامل حساب‌های دائمی می‌شود.

حساب‌های دائمی شامل دارایی‌ها، بدهی‌ها و سرمایه است. مانده این حساب‌ها به سال بعد منتقل می‌شود که برای این منظوراز تراز اختتامیه استفاده می شود. بدین صورت که تمام حساب‌هایی که در تراز اختتامیه بدهکار هستند را بستانکار و حساب تراز اختتامیه را بدهکار می‌ شود. سپس تمام حساب‌هایی که دارای مانده بستانکار هستند را بدهکار و حساب تراز اختتامیه را بستانکار می‌ شود.

نحوه صدور سند اختتامیه در نرم افزار سپیدار

برای صدور سند اختتامیه ، در منوی سمت راست ، وارد قسمت حسابداری شده و در قسمت عملیات گزینه “صدور سند افتتاحیه و اختتامیه” را انتخاب نمایید .

آموزش بستن حساب ها و صدور سند اختتامیه/افتتاحیه در سپیدار

در قسمت نوع سند ، ” اختتامیه” را انتخاب نمایید. در قسمت تاریخ ، تاریخ صدور سند اختتامیه را وارد نمایید و از قسمت بالای صفحه صدور سند حسابداری را انتخاب کنید. بدین ترتیب بصورت اتوماتیک سند اختتامیه برای شما ثبت و مانده تمامی حساب های ترازنامه ای صفر می‌شوند.

آموزش بستن حساب ها و صدور سند اختتامیه/افتتاحیه در سپیدار

نکات کلی جهت صدور سند اختتامیه:

  • در صورتی‌که برای کاربر ، حقوق دسترسی صدور سند اختتامیه تعریف شده باشد ، کاربرمی تواند اقدام به صدور سند اختتامیه نماید.
  • در نظر داشته باشید ، قبل از صدور سند اختتامیه لازم است، بستن حساب های سود و زیانی و تبدیل اسناد موقت به دائم انجام شده باشد.
  • سند اختتامیه با وضعیت دائم ثبت می‌شود و در لیست اسناد با وضعیت دائم نمایش داده می شود و امکان تغییر وضعیت آن توسط کاربر وجود ندارد .
  • بعد از صدور سند اختتامیه امکان صدور سند حسابداری در سال مالی که سند اختتامیه صادر شده است، وجود نخواهد داشت .

صدور سند افتتاحیه در نرم افزار سپیدار

برای صدور سند افتتاحیه ، ابتدا سال مالی جدید را تعریف کنید و از قسمت پایین صفحه ، سال مالی جدید را انتخاب نمایید. حال در منوی سمت راست ، وارد قسمت حسابداری شده و در قسمت عملیات گزینه “صدور سند افتتاحیه و اختتامیه” را انتخاب نمایید .

آموزش بستن حساب ها و صدور سند اختتامیه/افتتاحیه در سپیدار

در قسمت نوع سند ، ” افتتاحیه” را انتخاب نمایید. در قسمت تاریخ ، تاریخ صدور سند افتتاحیه را وارد نمایید و از قسمت بالای صفحه صدور سند حسابداری را انتخاب کنید. بدین ترتیب بصورت اتوماتیک سند افتتاحیه برای شما ثبت و مانده تمامی حساب های ترازنامه ای به سال مالی بعد منتقل می‌شوند.

آموزش بستن حساب ها و صدور سند اختتامیه/افتتاحیه در سپیدار

نکات کلی جهت صدور سند افتتاحیه:

  • در صورتی‌که برای کاربر ، حقوق دسترسی صدور سند افتتاحیه تعریف شده باشد ، کاربرمی تواند اقدام به صدور سند افتتاحیه نماید.
  • ابتدا باید سال مالی جدید را ایجاد نموده و در سال مالی ایجاد شده اقدام به صدور سند افتتاحیه نمایید .
  • سند افتتاحیه با وضعیت موقت صادر گردیده و در لیست اسناد با وضعیت موقت نمایش داده می شود . شما می توانید مانند بقیه سندها اقدام به تبدیل اسناد موقت به دائم نمایید و وضعیت سند را تغییر دهید .
  • جهت صدور سند افتتاحیه ، لازم است که در سال مالی قبل سند اختتامیه صادر شده باشد .

با زیر سیستم‌های سپیدار بیشتر آشنا شوید

زیر سیستم‌های سپیدار در کنار سیستم‌های اصلی می‌توانند بسیاری از نیازهای کاربران سپیدار را پوشش دهند. در این مقاله سعی داریم تا امکانات این زیر سیستم‌ها را خدمت شما معرفی کنیم. هر یک از آن‌ها بایستی به همراه سیستم‌‌های اصلی مورد استفاده قرار گیرند و به تنهایی امکان استفاده از آن‌ها نیست. برای اطلاعات بیشتر با این مقاله همراه باشید.

زیر سیستم ارزی سپیدار:

برخی از شرکت ها علاوه بر ریال، برخی از معاملات خود را با ارزهای خارجی انجام می‌دهند. به این معاملات، معاملات ارزی گفته می‌شود. از مهم ترین انواع معاملات ارزی می‌توان به خرید و فروش کالاها و خدماتی اشاره نمود که وجه آن‌ها به صورت ارزی پرداخت یا دریافت می‌شود. همچنین معاملات مربوط به خرید یا فروش دارایی ها و ایجاد یا تسویه بدهی ها در صورتیکه مبالغ آن، به ارز پرداخت یا دریافت شوند نیز از مثال‌‌های معاملات ارزی هستند که می‌توانید عملیات فوق را با زیر سیستم ارزی سپیدار انجام دهید.

با کمک این زیر سیستم می‌توانید تمامی فرایند‌های خود را به ارز معامله شده ثبت و به ارز پایه نگهداری کنید. با اضافه شدن زیر سیستم ارزی در تمامی نرم‌افزارهای سپیدار امکان ثبت تمامی فرایندها با ارز‌های مختلف بجز ارز پایه برای شما فراهم خواهد شد و در پایان سال سند تسعیر ارز به صورت خودکار توسط نرم‌افزار صادر و سود و زیان حاصل از تسعیر شناسایی می‌شود. با استفاده از این محصول می‌توانید بر اساس انواع ارز قیمت‌های فروش، تخفیف و اضافات متفاوتی را داشته باشید.

امکانات زیر سیستم ارزی سپیدار :

  • امکان ثبت اسناد و اطلاعات با ارز‌های مختلف
  • امکان نگهداری معاملات به ارز پایه
  • امکان صدور سند تسعیر ارز در پایان سال
  • امکان ثبت قیمت‌های خرید، فروش، تخفیف و اضافات متفاوت بر اساس انواع ارز

زیر سیستم فروش پیشرفته سپیدار:

شما با خریداری زیر سیستم فروش پیشرفته که البته باید همراه با سایر سیستم‌هایی که پیش نیاز آن هستند خریداری شود، می‌توانید به امکانات زیادی دسترسی پیدا کنید و فروش خود را مدیریت نمایید.با مهم ترین ویژگی‌های این زیر سیستم آشنا شوید:

  • امکان تعریف بسته محصول
  • امکان درج کالای هدیه (اشانتیون) در فاکتورفروش و فاکتور برگشتی
  • امکان تعریف انواع مدل‌های تخفیف پلکانی و خطی
  • اعلامیه قیمت براساس پارامترهای مختلف از جمله گروه مشتری، ردیابی ، ارز
  • امکان تعیین تخفیف برای کالاها در بازه‌های مختلف
  • امکان تعیین بازاریاب (ویزیتور) در  فاکتور فروش و فاکتور برگشتی با درصد مشارکت‌های مختلف
  • امکان تعریف مدل‌های مختلف پورسانت و محاسبه پورسانت به ازای هر بازاریاب (مبلغی و درصدی)
  • امکان چاپ و تسویه  حساب پورسانت
  • امکان صدور خروج انبار از روی پیش فاکتور
  • امکان ثبت پیش دریافت روی پیش فاکتور
  • امکان رزرو موجودی در انبار
  • امکان ارسال و دریافت انواع مدل‌های تخفیف از طریق اکسل

زیر سیستم توزین سپیدار:

زیر سیستم توزین شما را قادر به ارتباط با انواع باسکول می‌نماید. این زیر سیستم یکی از قابلیت‌های نرم‌افزار سپیدار است.در برخی صنایع ورود کالا به انبار یا خروج از آن با استفاده از دستگاه باسکول اندازه گیری می‌شود و بر اساس داده‌های استخراج شده از دستگاه مقادیر ورود و خروج انبار در نرم‌افزار سپیدار ثبت خواهد شد. برای این منظور زیر سیستم توزین سپیدار طراحی و امکان اتصال آن به نرم‌افزار انبار و فروش وجود دارد.
برای استفاده درست از این زیر سیستم باید از طریق فرم تنظیمات باسکول، دستگاه باسکولی که قرار است مقادیر از آن خوانده شود را تنظیم نمود. از آن پس امکان ثبت و نگهداری اطلاعات وزن ماشین خالی و پر ماشین و در نتیجه وزن کالای وارد یا خارج شده از انبار در نرم‌افزار سپیدار وجود خواهد داشت و این مقادیر به صورت انتخابی قابل انتقال به اسناد انبار و فروش است.

امکانات زیر سیستم توزین سپیدار :

  • امکان ثبت نام راننده و نوع ماشین
  • امکان ثبت اطلاعاتی مثل نوع توزین،وزن پر، وزن خالی و مقدار افت
  • امکان ثبت مقادیر خروجی انبار بر اساس وزن
  • امکان ثبت مقادیر ورودی انبار بر اساس وزن
  • امکان ارتباط با باسکول‌های مختلف

زیر سیستم چند زبانه سپیدار:

زیر سیستم چند زبانه سپیدار همکاران سیستم در نرم‌افزار سپیدار بسته‌های بازرگانی، تولیدی، پیمانکاری و خدماتی قابل استفاده می‌باشد و امکاناتی همچون مشاهده و ثبت اطلاعات به زبان فارسی، انگلیسی، کردی و عربی را در نرم‌افزار برای کاربران فراهم می‌آورد.

مدیریت پیام سپیدار:

برخی از کسب و کارها علاوه بر خدمات ارائه شده در بسته اصلی نیاز به قابلیت‌های دیگری دارند که آن ها به صورت سیستم و زیر سیستم عرضه شده اند. این محصول نیز یک زیر سیستم برای نرم‌افزار سپیدار  با نام مدیریت پیام بوده که با کمک آن می‌توان تمامی فرایند‌های با اهمیت و تغییرات انجام شده در نرم‌افزار را از طریق پیامک ارسال و دریافت نمود.

امکانات زیر سیستم مدیریت پیام :

  • امکان ارسال مانده حساب مشتریان از طریق پیامک
  • امکان ارسال پیامک مبلغ فاکتور هر مشتری با به صورت خودکار با ذخیره کردن فاکتور
  • امکان ارسال پیام‌های تبلیغاتی و تبریک به صورت برنامه ریزی شده و خودکار
  • امکان دریافت پاسخ پیامک‌های ارسال شده در نرم‌افزار و گزارش گیری از آن ها
  • امکان تعیین زمانبندی برای ارسال انواع پیامک به صورت روزانه، هفتگی و ماهانه
  • امکان ارسال پیامک از آخرین وضعیت چک‌های دریافتی و پرداختی برای مدیران یا صاحبان چک
  • امکان دریافت تمامی فرایند‌های با اهمیت مثل حذف یا ویرایش اسناد از طریق پیامک

زیر سیستم ردیابی سپیدار:

این محصول یکی از زیر سیستم‌های عرضه شده برای بسته‌های اصلی بوده که با نام زیر سیستم ردیابی شناخته می‌شود. وظیفه این زیر سیستم این است که ورود و خروج کالاها را با مشخصه خاص ثبت کرده و سپس از طریق این مشخصه، گردش کالا قابل ردیابی خواهد بود. این نرم‌افزار جهت ردیابی کالاها از لحظه خرید یا ساخت تا لحظه فروش طراحی شده است.

به طور مثال سیم کارت به عنوان کالا و شماره‌ها به عنوان ردیابی در نظر گرفته می‌شوند با این عمل می‌توانیم گزارش بگیریم که دقیقا چه شماره ای را از کدام تامین کننده خریداری و به کدام مشتری به فروش رساندیم و یا کالاهایی تولید شده که دارای تاریخ انقضاء هستند می‌توانید در ردیابی ، تاریخ انقضاء را در لحظه خرید مشخص کنید و در لحظه خروج از انبار کالاها را به ترتیب تاریخ انقضاء خارج کنید.

امکانات زیر سیستم ردیابی :

  • امکان ثبت ورود و خروج کالاها با (بچ نامبر، سری ساخت، تاریخ انقضاء، رنگ و …)
  • امکان ردیابی گردش کالاها با (بچ نامبر، سری ساخت، تاریخ انقضاء، رنگ و …)
  • نگهداری موجودی کالا به تفکیک ردیابی
  • امکان تهیه کاردکس کالا به تفکیک ردیابی

زیر سیستم دو واحدی سپیدار:

به دلیل ماهیت برخی کالاها، نیاز است نگهداری و ورود و خروج این کالاها با بیش از یک واحد انجام شود. به طور مثال برخی کالاها به صورت تک یا بسته بندی شده قابل خرید و فروش هستند یا برخی دیگر به صورت کیلو و عدد قابل مبادله می‌باشند. در نرم‌افزار سپیدار امکان ثبت و نگهداری کالاها با دو واحد سنجش ثابت و متغیر وجود دارد .

امکانات زیر سیستم دو واحدی سپیدار :

  • امکان ثبت و نگهداری موجودی کالا ها به دو واحد اصلی و فرعی
  • امکان گزارش موجودی کالا ها به دو واحد اصلی و فرعی
  • امکان ورود و خروج کالا با واحد اصلی و فرعی متغیر برای کالاهایی که نسبت بین واحدهای آن‌ها همیشه ثابت نیست

تبدیل انبار بازرگانی به تولیدی

شرکت‌های که بسته ی نرم‌افزاری بازرگانی را خریداری کرده اند، در صورت تمایل می‌توانند آن را به تولیدی تغییر دهند. از جایی که تنها اختلاف این دو بسته، انبار آن‌ها می‌باشد از طریق خرید تبدیل انبار بازرگانی به تولیدی می‌توان از امکانات انبار تولیدی هم استفاده کرد.

در انبار تولیدی امکان ثبت ورود محصول تولید شده به انبار از خطوط تولید و همچنین امکان خروج مواد اولیه جهت مصرف در خطوط تولید فراهم می‌باشد. همچنین امکان قیمت گذاری محصولات تولید شده بر اساس قیمت تمام شده تولید آن‌ها به صورت گروهی در انبار تولیدی سپیدار فراهم است.