بر بستر ابر
نامی حساب ناربن
شرکت ناربن با آمادگی کافی، تجارب لازم و رویکردی نوین آماده ارائه خدمات به تمامی شرکت‌ها و سازمانها می‌باشد.
ناربن موفقیت‌های خود در ارائه خدمات به بیش از 2.500 مشتری را مرهون برقراری رابطه ای دوستانه و مفید با مشتریان خود می داند و با ایده های بدیع در ارائه خدمات در صدد بسط و گسترش این موفقیت است. همچنین این شرکت مجموعه خدمات خود را بر مبنای صداقت، مشتری مداری، اعتماد متقابل و تعهد اجتماعی ارائه می‌نماید. اين نگرش سبب شده كه مشتريان نيز به عنوان شريك كاری ما اين سطح از تعهد و عملكرد را به ديگر همكاران خود در صنعت گسترش دهند، به گونه‌ای كه در يك نگاه بلند مدت خدمات اين شركت از سويي آرامش خاطر واعتماد را برای مشتريان بالفعل و از طرفی برای مشتريان بالقوه اين شركت را فراهم آورند.
از ناربن بخواهید ...
منشور اخلاقی و خط مشی شرکت ناربن
ما اعتقاد داریم :
جدیدترین مقالات ناربن
نحوه محاسبه مالیات حقوق ۹۸
مالیات حقوق چیست؟
پرداخت مالیات بارزترین هدف در تئوری های مالیاتی است که منجر به توزیع عادلانه درآمد می گردد. در نظام مالیاتی کشور، مالیات حقوق جزئی از بخش های مالیات بردرآمد می باشد.همچنین در ردیف مالیات های مستقیم قرار داشته و با نسبت خاصی از درآمد شخصی تعیین می شود.
طبق ماده یک قانون مالیات‌های مستقیم، تمام افراد حقیقی و حقوقی که در داخل کشور با فعالیت اقتصادی، خدماتی و غیره درآمد کسب میکنند، مشمول پرداخت مالیات هستند.مالیات بر حقوق از نظر حجم،ثبات،کارایی و سهولتی که در وصول دارد از اهمیت بسزایی برخوردار است.
در دسته بندی انواع مالیات، مالیات حقوق چه جایگاهی دارد؟
طبق ماده 86 قانون مالیات‌های مستقیم ( ق.م.م ) و تبصره این ماده، مالیات حقوق جز مالیات‌های تکلیفی محسوب میشود. مالیات تکلیفی بدین معناست که شناسایی مبلغ و پرداخت مالیات حقوق پرسنل به عهده پرداخت کننده حقوق (کارفرما) است و پرسنل در قبال این امور وظیفه‌ای ندارند.
همچنین در یک دسته بندی کلی مالیات به دو دسته مستقیم و غیرمستقیم تقسیم میشود:
- مالیات مستقیم: مالیات‌های که مستقیماً از دارایی و درآمد اشخاص (حقیقی یا حقوقی) حاصل میشود؛ نظیر مالیات بر درآمد حقوق و مالیات بر دارایی
- مالیات غیرمستقیم: مالیاتی که به قیمت کالا و خدمات تعلق می‌گیرد و به مصرف کننده منتقل میشود. نظیر مالیات بر ارزش افزوه و مالیات واردات
اشخاص مشمول مالیات بر درآمد چه کسانی هستند؟
طبق ماده 82 قانون مالیات‌های مستقیم درآمدی که شخص حقیقی در خدمت شخص دیگر (اعم از حقیقی یا حقوقی ) در قبال تسلیم نیروی کار خود بابت اشتغال در ایران برحسب مدت یا کار انجام یافته به طور نقد یا غیرنقد تحصیل می کند مشمول مالیات بردرآمد حقوق است.
عوامل مشمول حقوق
کلیه افرادی که که به هر شکلی مشغول به کار هستند و حقوق دریافت می کنند و بیمه تامین اجتماعی برای آنها لحاظ میشود باید بخشی از حقوق دریافتی خود را به عنوان مالیات حقوق به وزرات اقتصاد و دارایی پرداخت نمایند . میزان مالیات حقوق در هر سال متفاوت بوده و طبق بخشنامه هایی به کلیه کارفرماها و بنگاههای اقتصادی ارسال میشود و کارفرما موظف است مالیات تعلق گرفته به حقوق و مزایای کارکنان خود را کسر کرده و به حساب مشخص شده وزرات امور اقتصادی و دارایی واریز نماید .
برای اطلاع از تمام مواد قانونی مالیات بر درآمد حقوق، لازم است مواد 82 تا 92 قانون مالیات‌های مستقیم مورد توجه قرار گیرد. کامل ترین فهرست اقلام مشمول مالیات در قالب 66 عنوان هستند که فهرست آنها در ذیل آورده شده است:
| 1 | حقوق اصلی (ثابت) | 34 | حق افزایش بهره وری تولید |
| 2 | اضافه کار | 35 | حق تولید |
| 3 | فوق العاده بدی آب و هوا | 36 | حق کمیسیون فروش |
| 4 | محرومیت از تسهیلات زندگی | 37 | جمعه کاری |
| 5 | فوق العاده محل خدمت | 38 | جیره نقدی |
| 6 | فوق العاده مرزی | 39 | مزایای نقدی |
| 7 | فوق العاده شرایط محیط کار | 40 | پول صبحانه |
| 8 | نوبت کاری | 41 | مزایای تولید |
| 9 | فوق العاده کشیک | 42 | کارمزد |
| 10 | فوق العاده جذب | 43 | فوق العاده محل خدمت |
| 11 | مزایای ارزی | 44 | پول اتوبوس (غیر از خرج خرید) |
| 12 | ایاب و ذهاب | 45 | فوق العاده سیاری |
| 13 | حق خوار و بار | 46 | حق آنکال |
| 14 | حق امضاء | 47 | حق آکورد (تولید) |
| 15 | حق باجه | 48 | فوق العاده کیلومتری |
| 16 | حق سرپرستی | 49 | حق مشاوره |
| 17 | حق مدیریت | 50 | پول جارو |
| 18 | حق خزانه | 51 | حق مسکن |
| 19 | حق سرایداری | 52 | سایر مزایای غیر نقدی به قیمت تمام شده |
| 20 | حق حسابرسی | 53 | مسکن با اثاثیه |
| 21 | حق پاسداری | 54 | مسکن بدون اثاثیه |
| 22 | حق نمایندگی بیمه | 55 | اتومبیل اختصاصی با راننده |
| 23 | حق ترانسپورت و سرویس | 56 | اتومبیل اختصاصی بدون راننده |
| 24 | حق دیپلم | 57 | عیدی سالانه یا پاداش آخر سال |
| 25 | برودت (بدی آب و هوای سردخانه) | 58 | سایر مزایای پرداختنی غیر نقدی به کارگران |
| 26 | حق فنی | 59 | تغذیه |
| 27 | حق انبارداری | 60 | پول شیر |
| 28 | حق شیفت | 61 | حق تأهل |
| 29 | حق یک وعده غذا | 62 | حق عیال |
| 30 | حق پول نهار و شام | 63 | حق اولاد |
| 31 | فوق العاده نگهبانی | 64 | پول لباس کار |
| 32 | فوف العاده کشیک | 65 | بهای صابون |
| 33 | حق ثابت | 66 | کسری انبار |
منظور از درآمد مشمول مالیات حقوق چیست؟
طبق ماده 83 ق.م.م درآمد مشمول مالیات عبارت است ازحقوق (مقرری یا مزد، یا حقوق اصلی) و مزایای مربوط به شغل اعم از مستمر و یا غیرمستمر قبل از وضع کسور و پس از کسر معافیت‌های مقرر در این قانون.این درآمد به دو بخش نقدی و غیرنقدی تقسیم میشود.
منظور از عوامل مشمول مالیات و درآمد مشمول مالیات در سپیدار چیست؟
عوامل مشمول مالیات یعنی مجموع 66 عاملی که در در جدول صفحه قبل آورد شد. زمانی که از این عوامل معافیت‌های مربوطه کسر شود، درآمد مشمول مالیات بدست خواهد آمد.
معافیت عوامل مستمر – درآمد مستمر مشمول مالیات = عوامل مستمر مشمول مالیات
معافیت عوامل غیر مستمر – درآمد غیر مستمر مشمول مالیات = عوامل غیر مستمر مشمول مالیات
در جدول مالیاتی منظور از سه دسته مالیات عادی (100%)، مناطق محروم (50%) و معاف چه کسانیست؟
با توجه به نوع مکان و پرسنلی که در یک مجموعه مشغول به کار هستند، ممکن است ضرایب معافیت خاصی برای آنها وجود داشته باشد. به همین دلیل سپیدار سه دسته‌بندی عمده را برای جدوال مالیاتی هر سال پیش‌بینی میکند. جزییات این معافیت‌ها در ادامه بصورت کامل شرح داده شده است.
معافیت‌های مالیات بر درآمد حقوق
معافیت های مالیات حقوق دارای 13 بند مختلف است که در ماده 91 ق.م.م بطور شفاف مورد بحث قرار گرفته و در ادامه آورده شده است:
- مدیران و اعضای هیئت های سیاسی خارجی که به کشور وارد می شوند. همچنین اعضای نمایندگی های فوق العاده از دولت های بین المللی که در کشور حضور دارند. البته این معافیت به شرط وجود معاملات متقابل قابلیت اجرایی دارد.
- رؤسا و اعضای مأموریت‌های کنسولی خارجی در ایران و همچنین کارمندان مؤسسات فرهنگی دولت خارجی نسبت به درآمد حقوق دریافتی از دولت متبوع خود به شرط معامله متقابل.
- کارشناسان خارجی که با موافقت دولت جمهوری اسلامی ایران از محل کمک‌های بلاعوض فنی و اقتصادی و علمی و فرهنگی دولت خارجی و یا مؤسسات بین المللی به ایران اعزام می‌شوند.
- کارمندان محلی سفارتخانه‌ها وکنسولگری‌ها ونمایندگی‌های دولت جمهوری اسلامی ایران در خارج نسبت به درآمد حقوق دریافتی از دولت جمهوری اسلامی ایران در صورتی که دارای تابعیت دولت جمهوری اسلامی ایران نباشند به شرط معامله متقابل.
- حقوق بازنشستگی و وظیفه و مستمری و پایان خدمت و خسارت اخراج و بازخرید خدمت و وظیفه یا مستمری پرداختی به وراث و حق سنوات و حقوق ایام مرخصی استفاده نشده که در موقع بازنشستگی یا از کارافتادگی به حقوق بگیر پرداخت میشود.
- هزینه سفر و فوق العاده مسافرت مربوط به شغل.
- مسکن واگذاری در محل کارگاه یا کارخانه جهت استفاده کارگران و خانه‌های ارزان قیمت سازمانی در خارج از محل کارگاه یا کارخانه که مورد استفاده کارگران قرار می‌گیرد.
- وجوه حاصل از بیمه بابت جبران خسارت بدنی و معالجه و امثال آن.
- عیدی سالانه یا پاداش آخر سال جمعاً معادل یک دوازدهم میزان معافیت مالیاتی موضوع ماده (۸۴) این قانون.
- خانه‌های سازمانی که با اجازه قانونی یا به موجب آیین‌نامه‌های خاص در اختیار مأموران کشوری گذارده میشود.
- وجوهی که کارفرما بابت هزینه معالجه کارکنان خود یا افراد تحت تکفل آنها مستقیماً یا به وسیله حقوق بگیر به پزشک یا بیمارستان به استناد اسناد و مدارک مثبته پرداخت کند.
- مزایای غیرنقدی پرداختی به کارکنان حداکثر معادل دو دوازدهم معافیت موضوع ماده (۸۴) این قانون.
- درآمد حقوق پرسنل نیروهای مسلح جمهوری اسلامی ایران اعم از نظامی و انتظامی، مشمولان قانون استخدامی وزارت اطلاعات و جانبازان انقلاب اسلامی و جنگ تحمیلی و آزادگان.
جزییات چند معافیت مهم (مالیات حقوق سال 98)
معافیت سالانه مزایای غیرنقد در سال 97 چقدر است؟
طبق بند 12 ماده 91 ق.م.م مزایای غیرنقدی به میزان دو دوازدهم معافیت سالانه از پرداخت مالیات معاف است.میزان معافیت سالیانه مالیات سال 97 برابر است با:
12× معافیت ماهانه = معافیت مالیات سالانه
12× 23،000،000= معافیت سالانه سال 97
ریال276،000،000 = معافیت سالانه سال 97
بنابراین:
2 × (12 ÷ معافیت مالیاتی سالانه) = معافیت مزایای غیرنقد
2 × (12 ÷ 276،000،000) = معافیت مزایای غیرنقد
ریال 46،000،000 = معافیت مزایای غیرنقد
میزان معافیت مالیات عیدی سال 97 چه مبلغی است؟
طبق بند 9 ماده 91 ق.م.م عیدی سالانه یا پاداش آخر سال مجموعاً تا میزان یک دوازدهم معافیت مالیات‌های موضوع ماده 84 ق.م.م بدون در نظر گرفتن مدت کارکرد در طول سال از پرداخت مالیات معاف است. پاداش دریافتی در بخش دولتی و خصوصی به مجموع درآمدها اضافه و مشمول مالیات میشود. توجه نمایید به استناد ماده 84 ق.م.م معافیت مالیاتی باید بر مبنای درآمد سالانه آنها اعمال شود.
1 × (12 ÷ معافیت مالیاتی سالانه) = معافیت عیدی و پاداش پایان سال
21 × (12 ÷ 276،000،000) = معافیت عیدی و پاداش پایان سال
ریال 23،000،000 = معافیت عیدی و پاداش پایان سال
پاداشی که در طول سال به کارمند داده میشود، مشمول این نوع از معافیت میشود؟
خیر. حتی اگر در طول سال چندین پاداش پرداخت شود، تنها پاداش پایان سال و عیدی پرداختی در محاسبه ، برابر با یک دوازدهم از 84معافیت مالیات عیدی مورد بررسی قرار می گیرند. این مبلغ با توجه به ماده مقدار کل خواهد بود.
سایر معافیت‌هایی که بصورت ماهانه به حقوق پرسنل تعلق می‌گیرند؛ کدامند؟خوب است بدانید فصل اول باب چهارم قوانین مالیات‌های مستقیم، مربوط به انواع معافیت‌های مالیات است. (تمام معافیت‌ها و نه فقط معافیت‌های حقوق)
طبق ماده 136 ق.م.م وجوه پرداختی بابت بیمه عمر از طرف مؤسسات بیمه که به موجب قراردادهای منعقده بیمه عاید ذینفع میشود؛ ازپرداخت مالیات معاف است. به همین خاطر است که نرم افزار سپیدار هم بیمه تکمیلی سهم کارمند را با ضریب یک، معاف از حقوق میکند.
همچنین با توجه به ماده 137 ق.م.م و با توجه به بند ۲ بخشنامه ۱۹۴۱۸/۴۳۸۵/۲۱۱ مورخ 7/11/1383 “کارفرمایان بیمه شدگان سازمان تأمین اجتماعی می توانند صرفاً با کسر دو هفتم از سهم حق بیمه پرداختی حقوق بگیران بیمه شده و کارفرمایان بیمه شدگان سازمان خدمات درمانی و سایر موسسات بیمه‌گر ایرانی نیز می‌توانند با کسر کل سهم حق بیمه پرداختی حقوق بگیران بیمه شده خود از درآمد حقوق آنان و با قید میزان آن در فهرست‌های حقوق تسلیمی به اداره امور مالیاتی ذیربط مالیات متعلق را محاسبه نمایند.”
توجه!
حق بیمه عمر پرداختنی بابت بیمه عمر پرسنل، معاف از مالیات نمی‌باشد.
جدول محاسبه حقوق سال 1397
بر مبنای بخشنامه فوق سقف معافیت مالیاتی در سال ۱۳۹۷، مبلغ دویست و هفتاد و شش میلیون ۲۷۶.۰۰۰.۰۰۰ ریال در سال تعیین‌شده است.
میزان معافیت مالیاتی مواد ۵۷ و ۱۰۱ قانون مالیات‌های مستقیم مبلغ دویست و هفتاد و شش میلیون ۲۷۶.۰۰۰.۰۰۰ ریال تعیین شد.
در ادامه جدول مالیات حقوق و دستمزد سال ۱۳۹7 قابل‌مشاهده است.
آموزش نحوه محاسبه مالیات حقوق سال 97
همانطور که گفته شد، طبق بخشنامه ارسالی سازمان امورمالیاتی، میزان معافیت مالیاتی حقوق در سال 97 ، 276 میلیون ریال در سال است و تا 3 برابر مازاد آن مشمول مالیات سالانه ۱۰ درصد، مازاد مبلغ 3 برابر تا 4 برابرمشمول مالیات سالانه 15 درصد، مازاد مبلغ 4 برابر تا 6 برابر آن مشمول مالیات سالانه 20 درصد و مازاد بر 6 برابر با نرخ 25 درصد محاسبه خواهد شد.
مالیات حقوق فردی که در ماه ۱۸۰ میلیون ریال دریافتی دارد با جدول معافیت حقوق سال 97 چگونه باید حساب شود؟ (کلیه اعداد به میلیون ریال)
نحوه محاسبه مالیات حقوق 98 (اکسل)
قبل از حل صورت مسئله فوق، یک اکسل آماده در این قسمت بارگذاری شده؛ که می‌توانید حقوق رو در آن جایگذاری کرده و به صورت خودکار مالیات حقوق برای شما محاسبه میشود.
مهلت ارسال فایل مالیات بر درآمد حقوق چه زمانی است؟
مطابق ماده ۸۶ ق.م.م، پرداخت‌کنندگان حقوق هنگام هر پرداخت یا تخصیص آن مکلف‌اند مالیات متعلق را طبق مقررات ماده ۸۵ ق.م.م محاسبه و کسر و تا پایان ماه بعد ضمن تسلیم فهرستی متضمن نام و نشانی دریافت‌کنندگان حقوق و میزان آن به اداره امور مالیاتی محل پرداخت و در ماه‌های بعد فقط تغییرات را صورت دهند.
توجه کنید این مهلت طبق ماده قانونی تا سال گذشته سی روزه بوده است و در قانون جدید آخرین روز ماه بعدی است.
جرائم مربوط به عدم ارسال یا تاخیر در ارسال فایل مالیات بر درآمد حقوق چیست؟
طبق ماده 197 ق.م.م در صورت عدم ارسال لیست، دو درصد (۲%) حقوق پرداختی و در صورت عدم پرداخت مالیات درصورتی‌که مشمول مالیات گردند، بر اساس ماده ۱۹۹ ق.م.م مشمول جریمه‌ای معادل ده درصد (۱۰%) مالیات پرداخت نشده در موعد مقرر و دو و نیم درصد (2.5%) مالیات به ازای هرماه نسبت به مدت تأخیر از سررسید پرداخت، خواهد بود.
روش صحیح خروجی گرفتن فایل‌های مالیات در سپیدار چگونه است؟
اولین نکته‌ای که باید به آن توجه شود اینست که کاربران از سال 95 به بعد نباید از لیست فایل مالیات استفاده کنند، چرا که با توجه به تغییرات سایت دارایی باید از فایل الکترونیکی مالیات استفاده شود.
برای تهیه فایل از سیستم حقوق و دستمزد، فایل الکترونیکی مالیات بر درآمد را انتخاب می‌کنیم. فرمی مشابه تصویر زیر باز میشود. تمامی آیتم‌های مورد نیاز را پر می‌کنیم و روی اجرا کلیک می‌کنیم.
سپس با انتخاب مسیر و کلیک روی تایید، صفحه زیر مشاهده میشود.
تفاوت سه فایل خروجی WP , WH , WK چیست؟
فایل‌های خروجی در ماه اول و یا ماهی تغییر اطلاعات پرسنل داشته باشیم، شامل سه فایل فوق هستند. در غیر این صورت سیستم دو فایل WK و WH تهیه میکند و برای ارسال لیست در سایت دارایی روی گزینه ارسال فایل متنی بدون اطلاعات کارکنان کلیک می‌کنیم.
WH مربوط به محاسبات حقوق پرسنل است. نظیر: ماه‌های کارکرد، تاریخ شروع بکار، حق بیمه و …
WK همان اطلاعاتی است که در فرم فایل الکترونیکی مالیات وارد می‌کنید. نظیر: بدهی مالیات ماه جاری، بدهی مالیات تا ماه گذشته و …
WP اطلاعاتی مربوط به پرسنل است. مانند: نام، نام خانوادگی، کشور، مدرک تحصیلی و …
راحتترین راه پیدا کردن خطاهای فایل مالیات چیست؟
برای پیدا کردن سریع خطای فایل الکترونیکی مالیات میتوانیم از نرم افزار درآمد (salary) کمک بگیریم. بطوری که آخرین نسخه این نرمافزار را از سایت دارایی دانلود نموده و سه فایل تهیه شده از سپیدار را در آن قرار می‌دهیم.
یکی از مشکلات کاربران برای ورود به نرم افزار salary است که نام کاربری و کلمه عبور چیست؟! هر دو آیتم باید admin وارد شود!
فضای کلی نرم افزار مشابه تصویر زیر است.
وارد قسمت تهیه فایل شده و روی گزینه کنترل و نمایش محتوای فایل کلیک می‌کنیم. فرمی مشابه تصویر زیر باز میشود.
پس از بارگذاری فایل‌های مربوطه، در صورتی که خطایی وجود داشته باشد پیغام زیر نمایش داده میشود.
روی هر یک از تب‌های زیر اطلاعات خاصی قابل مشاهده است. خطاها به سه دسته فایل حقوق دستمزد، فایل خلاصه لیست حقوق و فایل کارکنان است. در زیر نمونه‌ای از خطاهای فایل کارکنان را مشاهده می‌کنید.
زمانی که فایل‌ها در این نرمافزار خطایی نداشته باشند، زمان بارگذاری در سایت دارایی نیز هیچ مشکلی وجود نخواهد داشت.
نحوه تهیه فایل خرید و فروش فصلی در نرم افزار سپیدار
طبق ماده ۱۶۹ مکرر قانون مالیات‌های مستقیم اشخاص حقوقی و صاحبان مشاغل موضوع این قانون که حسب اعلام سازمان امور مالیاتی کشور موظف به ثبت نام در نظام مالیاتی می‌شوند، مکلفند برای انجام معاملات خود صورتحساب صادر و شماره اقتصادی خود و طرف معامله را در صورتحساب‌ها، قراردادها و سایر اسـناد مشـابه درج و فهرست معاملات خود را به سازمان مذکور ارائه کنند.
مشمولان این قانون موظفند حداکثر تا ۴۵ روز پس از پایان هر فصل، معاملات خود را در قالب مورد پذیرش وزارت اقتصاد و امور دارایی بصورت الکترونیکی تسلیم نمایند (البته ممکن است در مواقع خاصی این فرصت تمدید شود که باید آن را از مراجع قانونی ذیصلاح پیگیری نمود.)
در صورتیکه در این فهرست، الزامات قانونی و فرمت مورد پذیرش اداره دارایی رعایت نشود، مشمولین این طرح متحمل خسارات و جرائم متعدد و سنگینی خواهند شد. لذا در این مقاله قصد داریم شما را با نحوه تهیه فایل خرید و فروش فصلی در نرم افزار سپیدار همکاران سیستم آشنا کنیم.
به طور کلی عملیات مورد نیاز برای برای ارسال فایل خرید و فروش فصلی در نرم افزار سپیدار بر دو قسمت است:
- انجام تنظیمات مربوطه
- تهیه فایل Access
جهت انجام تنظیمات از منوی سمت راست وارد سیستم حسابداری شده و از بخش عملیات، “تنظیمات فایل خرید و فروش فصلی ۱۳۹۶” را باز می‌کنیم. لازم به توضیح است کاربرانی که تنظیمات فایل خرید و فروش را بدرستی انجام دهند، بخش اعظم تهیه فایل را پیموده‌اند و در مراحل بعدی با آسودگی خیال فایل را تهیه میکنند.
توجه کنید این آیتم در نسخه‌های قبل از ۵.۰.۷ در سیستم مشتریان فروش بوده است. سپس فرمی مشابه تصویر زیر باز میشود.
برای انجام تنظیمات باید به موارد زیر توجه نمود:
- در صفحه باز شده ۴ تب مشاهده میشود.
الف) نگاشت ارز
واحدهای تجاری که واردات دارند، باید اطلاعات این قسمت را تکمیل کنند. در فیلد مقابل ارز، آیتم عنوان ارز، دیسکت فایل خرید و فروش فصلی در نرم افزار حسابداری شرکتی سپیدار مشاهده میشود.
این فیلد باید طبق فرمت استاندارد دارایی تکمیل گردد. با باز کردن سلکتور ارز، تمامی ارزهای موجود در نرم افزار TTMS که طبق استاندارد مورد پذیرش اداره دارایی است نمایش داده میشود و می‌توان ارزهای مورد نظر را در این قسمت انتخاب نمود.
توجه کنید که برای وارد کردن اطلاعات نگاشت ارز لازم است کاربران زیر سیستم ارزی سپیدار را تهیه کرده باشند تا بتوانند ارزهای مورد نظر خود را در سیستم تعریف کرده تا برای ارسال معاملات ارزش مشکلی نداشته باشند.
ب) نگاشت اطلاعات خرید
در مرحله بعدی نوبت به وارد کردن اطلاعات و دسته‌بندی وزارت دارایی تامین کنندگان می‌رسد.
بدین منظور تب نگاشت اطلاعات خرید را باز می‌کنیم. در این قسمت تمامی طرف حساب‌ها مشاهده می‌شوند. سلکتور دسته‌بندی وزارت دارایی را باز نموده و متناسب با نوع تامین کننده، از بین سه گزینه، مورد مناسب را انتخاب می‌کنیم:
این دسته از تامین کنندگان به دو دسته حقیقی و حقوقی تقسیم می‌شوند. در صورتی که شخص حقیقی باشد، وارد کردن کد ملی و آدرس (با حداقل دو پارامتر) و در صورتیکه حقوقی باشد، وارد کردن شناسه ملی، کد اقتصادی و آدرس الزامی است.
برای این دسته از طرف حساب‌ها نیازی به وارد کردن کد ملی و آدرس نیست و همچنین معاملاتی که با این گروه انجام میشود را می‌توان بصورت تجمیعی ارسال کرد.
افرادی که در این گروه قرار می‌گیرند نیازی به ثبت اطلاعات آدرس و کد ملی ندارند.
نکته: شرکت‌هایی که واردات دارند در تب اطلاعات خرید، باید برای تامین کنندگان خارجی کد کشور مبدا را انتخاب کنند.
پ) نگاشت اطلاعات فروش
در این قسمت دسته بندی مشتریان تعیین میشود. با بازکردن سلکتور “دسته بندی وزارت دارایی سال ۹۶” چهار نوع دسته بندی زیر مشاهده میشود.
- مودی مشمول ثبت نام در نظام مالیاتی (مشابه اطلاعات خرید)
- مودی حقیقی ماده ۸۱ (مشابه اطلاعات خرید)
- اشخاصی که مشمول ثبت‌نام در نظام مالیاتی نیستند (مشابه اطلاعات خرید)
- مصرف کننده نهایی
مصرف کننده نهایی کیست؟
منظور از مصرف کننده نهایی، شخصی حقیقی است که کالا (خدمت) را برای مصارف شخصی تهیه میکند و قصد معامله آن کالا (خدمت) را ندارد. مصرف کننده نهایی دارای شرایط زیر است:
- الزاماً شخص حقیقی است.
- کالا (خدمت) را جهت مصرف شخصی تهیه میکند.
- هدف از تهیه کالا (خدمات)، معامله تجاری نباشد.
در این تب تمامی کالاها، خدمات، دارایی‌های که در سیستم تعریف شده‌اند، نمایش داده میشود. باید دسته‌بندی‌ها را طبق استاندارد مورد پذیرش اداره دارایی مشخص کرد. بدین منظور مطابق تصویر زیر انتخابگر دسته بندی وزارت دارایی سال ۹۶ را باز کرده و از بین موارد انتخابی، یکی را انتخاب می‌کنیم.
توجه کنید که دسته بندی بصورت پیش فرض روی سایر کالاها و خدمات قرار گرفته است.
پس از انجام تنظیماتی که طی ۴ مرحله بیان شد؛ فرم تنظیمات فایل خرید و فروش را ذخیره می‌کنیم.
فرآیند دوم؛ تهیه فایل Access
جهت تهیه فایل وارد سیستم حسابداری شده و از قسمت عملیات روی ” فایل خرید و فروش فصلی سال ۹۶” به بعد کلیک می‌کنیم.
تمامی قسمتهای فرم باز شده در ذیل شرح داده شده‌اند:
- سال: در این قسمت سال مورد نظر انتخاب میشود.
- فصل: انتخاب فصل مورد نظر بوسیله انتخابگر فصل
- نوع: چهار نوع خرید/ فروش/ خرید وارداتی و صورت وضعیت قابل مشاهده و انتخاب هستند. در صورت تمایل می‌توان تیک هر گزینه را فعال یا غیرفعال کرد؛ تا فقط همان اطلاعات در فایل خرید و فروش فصلی در نرم افزار سپیدار شرکت کنند.
- نمایش اقلام: با کلیک روی این گزینه اطلاعات هر تب، متناسب با توضیحاتی که در ادامه بیان شده، نمایش داده میشود.
- حذف اقلام: با انتخاب این گزینه موارد نمایش داده شده از لیست مربوطه حذف می‌گردند.
- خرید: در این تب تمامی فاکتور خریدهای دارایی، فاکتور خرید خدمات و رسید انبارهایی که از نوع خرید داخلی هستند نمایش داده میشود.
- برگشت از خرید: اطلاعات مربوط به فرم‌های برگشت خرید که در سیستم تحت عنوان برگشت رسید انبار از نوع خرید داخلی هستند؛ در این قسمت آورده میشود.
- فروش: اطلاعات ثبت شده در فاکتور فروش (کالا و خدمات) و فاکتور فروش دارایی در این تب قابل مشاهده و گزارش‌گیری است.
- برگشت از فروش: تمامی برگشت فروش‌های ثبت شده در این تب هستند.
- صورت وضعیت: فهرست صورت وضعیت‌های ثبت شده در سیستم پیمانکاری در این قسمت نمایش داده میشود.
- خرید وارداتی: تمامی خریدهای وارداتی از اشخاص خارجی بدون نیاز به اظهارنامه گمرکی در این فیلد مشاهده میشود.
- برگشت خرید وارداتی: همه برگشت خریدهای مربوط به مورد فوق، در تب برگشت خرید وارداتی آورده شده است.
جهت تهیه گزارشات مدیریتی و کنترل مقادیر موجود در فایل خرید و فروش فصلی، امکان استفاده از گزارش فصلی خرید و گزارش فصلی فروش (بصورت مجزا) در نرم افزار سپیدار فراهم است. این گزارشات را می‌توان در قالب‌های PDF ، EXCEL و… ذخیره نمود.
سوال: منظور از معاملات کمتر از ۵% چیست؟
طبق مصوبه هیات وزیران برای هر سال، حد نصاب معاملات کوچک، معاملات متوسط و معاملات بزرگ تعیین می‌گردد. جهت تهیه و ارسال فایل معاملات فصلی، اطلاعات خریدهای زیر ۵% حد نصاب معاملات کوچک را می‌توان بصورت تجمیعی قرار داد.
در صورتی که معاملات اعلام شده کمتر از ۵% حد نصاب معاملات کوچک، بیش از ۱۰% مبلغ خرید سالیانه باشد، این مودیان جز مودیان پرریسک تلقی شده و در اولویت بررسی و رسیدگی خواهند بود.
سوال: میزان حد نصاب معاملات در سال ۱۳۹۷ چقدر است؟
- معاملات کوچک: معاملاتی که مبلغ آن تا سقف دویست و پنجاه میلیون ریال باشد.
- معاملات متوسط: معاملاتی که مبلغ برآوردی آنها بیش از سقف معاملات کوچک و کمتر از ده برابر حد نصاب معاملات کوچک باشد.( بین دویست و پنجاه میلیون ریال تا دو میلیارد و پانصد میلیون ریال)
- معاملات بزرگ: معاملاتی که مبلغ برآورد اولیه آنها بیش از سقف معاملات متوسط باشد. (بیش از دو میلیارد و پانصد هزار ریال)
* کاربرانی که به هر دلیلی تمایلی ندارند تعدادی از فاکتورهای ذکر شده را در فایل TTMS قرار ندهند و آنها را ارسال نکنند، کافیست در هنگام تهیه فایل خرید و فروش فصلی در نرم افزار سپیدار، مطابق تصویر زیر در ستون “تیک”، تیک موارد مد نظر را برداشته تا آنها در فایل خرید و فروش فصلی شرکت نکنند.
همچنین تیک معاملات کمتر از ۵% در همین صفحه قابل انتخاب است.
پس از ذخیره فرم، بر روی آیتم تهیه دیکست خرید و فروش کلیک کرده و سپس فرمی مشابه تصویر زیر باز میشود.
- تهیه فایل با جزییات: اطلاعات به صورت شخص-کالا به ازای هر معامله به صورت تفکیکی ارسال میشود.
- تهیه فایل بصورت تجمیعی ریالی: اطلاعات بصورت شخص-کالا بصورت تجمیعی بابت معاملات کل فصل ارسال میشود.
در صورتی که تهیه فایل با خطا مواجه شود، صفحه‌ای مشابه تصویر پایین باز میشود. در این صفحه ممکن است دو نوع خطا مشاهده شود:
الف) مانع ساخت فایل هستند: این خطاها به رنگ قرمز هستند و الزاماً باید رفع شوند.
ب) مانع ساخت فایل نیستند: به رنگ سفید هستند و اجباری برای رفع مردن آنها نیست.
در صورتی که کاربر بخواهد فهرست این خطاها را ذخیره کند تا برای رفع آن اقدام کند، میتواند از گزینه ذخیره پایین فرم خطا استفاده کند.
پس از رفع خطاها جهت تهیه دیسکت صفحه زیر نمایش داده میشود. با انتخاب گزینه ساخت فایل جدید، نام فایل را وارد کرده و در مسیر دلخواه ذخیره می‌کنیم. سپس پیغام فایل ساخته شد نمایش داده میشود.
- حالا نوبت به بارگذاری فایل تهیه شده از نرم افزار سپیدار در نرم افزار TTMS است. که در ذیل اطلاعات آنها با جزییات بیان شده است.
- اولین صفحه باز شده در TTMS مشابه تصویر زیر است که در آن روی گزینه اطلاعات سال ۱۳۹۶ به بعد کلیک می‌کنیم.
- سپس تصویر زیر نمایش داده میشود. با کلیک روی OK، سمت راست بالای فرم روی آیتم انتخاب فایل اکسل کلیک کرده و سیستم فایل اکسس ساخته شده که همان فایل تهیه شده از نرم افزار سپیدار را انتخاب می‌کنیم.
- پس از انتخاب فایل، با کلیک روی هر گزینه می‌توان جزییات اطلاعات ارسال شده در آن تب را مشاهده نمود. بطور مثال با کلیک روی گزینه اطلاعات فروش، اطلاعات و مبالغ فروش و برگشت فروش ارسالی نمایش داده میشود.
- پس از بررسی و اطمینان خاطر از صحت اطلاعات روی تب صحت سنجی اطلاعات رفته و در فرم باز شده روی هر یک از اطلاعات (خرید و فروش و صورت وضعیت و …) کلیک کرده تا صفحه زیر نمایش داده شود.
- پس از صحت سنجی اطلاعات و نمایش پیغام فوق صفحه، اطلاعات هر فیلد مشابه تصویر زیر نشان داده میشود.
- سپس در پایین فرم روی گزینه ارسال اطلاعات/ تحویل سی دی به سازمان کلیک می‌کنید، تا تصویر زیر نمایش داده شود.
- در صورتیکه نام کاربری ندارید روی آیتم نام کاربری ندارم کلیک کنید تا بتوانید از فرمت چاپی اطلاعات فایل خرید و فروش فصلی در نرم افزار سپیدار استفاده کنید. در صورتی که نام کابری و کلمه عبور معتبری را وارد کنید؛ پیغام زیر نمایش داده میشود و فایل برای سایت سازمان امور مالیاتی ارسال شده و معمولاً تا چند ساعت بعد باید نهایی شود و به همین راحتی فایل خرید و فروش فصلی شما آماده و به حوزه مربوطه ارسال شده است.
با امید به اینکه مقاله حاضر مورد توجه شما کاربران گرامی واقع شده باشد، از حسن توجه شما کمال امتنان را داریم.
مهمترین پرسش‌هایی که باید از ارائهدهنده سیستمهای رایانش ابری پرسیده شود
اگر قصد دارید از سیستمهای رایانش ابری استفاده کنید، اولین گام این است که به‌شکل دقیق ارائه دهنده نرمافزار را ارزیابی کنید. در این مطلب مهمترین پرسش‌هایی که هر مشتری قبل از خرید یک نرمافزار بر بستر ابر باید بپرسد را مرور می‌کنیم.
آیا سبد محصول کاملی را عرضه میکند؟
هیچ سازمانی نمی‌‌‌‌‌‌خواهد برای قسمتهای مختلف سازمان، نرمافزارهای متفاوتی داشته باشد، چون در این صورت کاربران باید نرمافزارهای متفاوت را آموزش ببینند در حالی‌که وجود یک نرمافزار یکپارچه برای واحدهای مختلف سازمان، هم نیاز‌‌‌‌‌‌های آموزشی را کاهش میدهد هم به ایجاد یکپارچگی بین بخشهای مختلف سازمان کمک میکند. اما این موضوع به این معنی نیست که به همهی ماژول‌‌‌‌‌‌ها نیاز دارید. شما این امکان را خواهید داشت که به تناسب تغییرات و رشد کسب و کارتان، ماژولهای جدید را اضافه کنید یا ماژولهای خریداری شده را حذف کنید. برای رسیدن به یک راهکار جامع نرمافزاری، همه نرم‌‌‌‌‌‌افزار‌‌‌‌‌‌ها باید بتوانند از طریق به اشتراک-گذاری اطلاعات با یکدیگر در ارتباط باشند.
آیا میتواند به شکل مداوم فعالیتهای کسب و کار شما را به‌روز رسانی کند؟
استفاده از نرمافزارهای بر بستر ابر به کاهش هزینه‌‌‌‌‌‌ها در کسب و کار شما کمک میکند. اما توجه داشته باشید که ارائهدهنده سرویس با وجود کاهش هزینه باید بتواند با به‌روزرسانی مداوم، فعالیتهای کسب و کار شما را بهبود دهد. برای پیادهسازی موفق سیستمهای ابری، شما به ارائه‌‌‌‌‌‌دهنده‌‌‌‌‌‌ای احتیاج دارید که تجربه موفقی در این زمینه داشته باشد. همچنین بتواند به شکل فعالانه خدماتی را ارائه کند که به نیاز‌‌‌‌‌‌های کسب و کار شما پاسخ دهد.
آیا قابل اعتماد است؟
اعتماد در انتخاب ارائهدهنده سرویس نقش مهمی دارد. براساس گزارشی که Economist Intelligence unit، منتشر کرده است 92% از مدیران معتقدند که مشتریان تمایل دارند اطلاعات شخصی شامل نام، اطلاعات تماس و جزییات دیگر را با فروشندگان قابل اعتماد به اشتراک بگذارند. نگهداری دادههای مشتری مسئولیت سنگینی است به‌‌‌‌‌‌ویژه وقتی که مسئولیت پیامد‌‌‌‌‌‌های امنیتی نگهداری داده‌ه‌های مشتری را پذیرفته میشود. اعتبار و سابقه ارائه‌دهنده‌ی سرویس عامل مهمی در انتخاب است.
میزان امنیت داده‌‌‌‌‌‌ها چقدر است؟
قبل از اینکه تصمیم به استفاده از یک سیستم ابری بگیرید باید از لایه‌‌‌‌‌‌های متعدد امنیتی شرکت ارائهدهنده سرویس اطمینان داشته باشید. این لایه‌‌‌‌‌‌ها شامل امنیت داده‌‌‌‌‌‌ها در مقابل ویروس، باج‌افزار و هر نوع خرابی و امنیت دسترسی و امنیت نرمافزار است. به این منظور، گواهینامه‌‌‌‌‌‌های امنیتی شرکت ارائهدهنده سرویس را بررسی کنید.
آیا با وجود شعب مختلف و پراکندگی جغرافیایی می‌توان از یک نرمافزار ERP بر بستر ابر استفاده کرد؟
یک سیستم ERP بر بستر ابر میتواند عملیات کسب‌وکار را در هر نقطه‌ای از دنیا بدون مشکل پوشش دهد. شما و کارکنان‌تان باید بتوانید با استفاده از کامپیوتر، تلفن همراه یا تبلت، به برنامه و اطلاعات خود از هر مکان دسترسی داشته باشید.
اگر بخواهیم از ERP مبتنی بر ابر به ERP on premise برویم شرایط چگونه خواهد بود؟
همهی راهکار‌‌‌‌‌‌های ERP با سیستمهای مبتنی بر ابر و on premise یکپارچگی دارند. تعدادی از فروشندگان تنها از سیستمهای ابری پشتیبانی میکنند در حالی‌که برخی دیگر به سازمانها این امکان را میدهند که بستر پیادهسازی خود را تغییر دهند. اگر کسب و کار شما احتمالا در آینده تغییر خواهد کرد داشتن این گزینه امر مهمی است.
در چه بازه‌‌‌‌‌‌های زمانی پشتیبان‌‌‌‌‌‌گیری انجام خواهد شد؟
یکی از دلایلی که سازمانها به استفاده از سیستمهای مبتنی بر ابر روی می‌‌‌‌‌‌آورند پشتیبان‌‌‌‌‌‌گیری منظم و اطمینان از امنیت و نگهداشت داده‌‌‌‌‌‌هاست. شرکت ارائهدهنده سرویس باید بتواند از طریق نگهداری سرور و پشتیبان‌‌‌‌‌‌گیری منظم، امنیت دادههای مشتری را به‌شکل کامل تضمین کند. بنابراین با توجه به اهمیت این موضوع، قبل از خرید سیستم از بازه‌‌‌‌‌‌های زمانی گرفتن نسخه back up گیری، ریسک از دست رفتن داده‌‌‌‌‌‌ها را کنترل کنید.
آیا میتوانیم گزارش‌‌‌‌‌‌هایی که نیاز داریم را از ERP بر بستر ابر بگیریم؟
امکان دریافت گزارش‌های منعطف برای سازمان اهمیت زیادی دارد، مطمئن شوید که سیستم ERP که انتخاب کرده‌‌‌‌‌‌اید، دید درستی در مورد داده‌‌‌‌‌‌هایی که نیاز دارید را در اختیار شما خواهد گذاشت. برخی از ارائه‌‌‌‌‌‌دهندگان سیستمهای ابری تعداد گزارش‌‌‌‌‌‌هایی که می‌توانید دسترسی داشته باشید را محدود میکنند. بنابراین قبل از خرید سیستم در مورد همه گزارش‌های مورد نیازتان تحقیق کنید.
سیستم اتوماسیون اداری چیست؟
شما به عنوان یک مدیر، علاقه‌مندید که بتوانید سرعت انجام کارهای جاری و روزمره را در سازمانتان بالا ببرید. اما واقعیت این است که معمولا زمان زیادی صرف انجام مکاتبات و رسیدگی به درخواست‌ها و نامه‌ها میشود. تحقیقات گروه WFMC (تحقیقات انجمن مدیریت جریان کار – ۲۰۰۶) نشان میدهد سازمانها و شرکت‌های سنتی عملا تنها از ۳۰٪ زمانی که صرف فرایند‌هایشان کرده‌اند، ارزش افزوده دریافت میکنند و از ۷۰٪ باقیمانده غیر از اتلاف وقت و هزینه چیزی عایدشان نمی‌شود. سیستم اتوماسیون اداری ، با خودکارسازی بخشهای متنوعی از فرایندهای اداری، راه حلی جهت رفع مشکلات مطرح شده در بالا محسوب می‌شوند. در ادامه، برخی از تعاریف متعددی که در زمینه سیستم اتوماسیون اداری ارائه شده است را مرور می‌کنیم:
تعریف سیستم اتوماسیون اداری
تعاریف متعددی از سیستمهای اتوماسیون اداری ارائه شده است. برخی از این تعاریف به شرح زیر است:
• سیستم اتوماسیون اداری یک سیستم اطلاعاتی مبتنی بر کامپیوتر است که وظیفه جمع‌آوری، ذخیره و توزیع مستندات، پیام‌های الکترونیک و سایر فرم‌های ارتباطات اداری را بین افراد، گروه‌های کاری و سازمانها بر عهده دارد. بخش‌هایی از این سیستم‌ها عموما شامل نرمافزارهای پردازش کلمه، تصویر برداری مستندات، تقویم و غیره است.
• در ویکی پدیا در تعریف واژه office automation آمده است: «نرم افزارهای متنوعی که برای ایجاد، جمع آوری، ذخیره و تغییر اطلاعات اداری مورد نیاز برای انجام کارهای اصلی سازمان به صورت الکترونیکی مورد استفاده قرار می‌گیرند. ذخیره سازی دادههای خام، انتقال الکترونیک و مدیریت اطلاعات کسب و کار الکترونیک، فعالیتهای اصلی یک سیستم اتوماسیون اداری را تشکیل میدهند. اتوماسیون اداری به خودکار سازی و بهینه سازی رویه‌های جاری سازمانها کمک میکند.
• در سایت ویکی پدیای فارسی از اتوماسیون اداری با عنوان «خودکارسازی اداری» یاد شده است و به عنوان مجموعه‌ای از روش‌های کاری و نرمافزار و سخت‌افزار رایانه‌ای که برای ذخیره و بازیابی و مبادله اسناد و اطلاعات اداری به کار می‌رود تعریف شده است
• عبارت اتوماسیون اداری در خارج از ایران به تمامی ابزار‌ها و روش‌هایی که برای فعالیتهای دفتری به کار برده میشود اطلاق میشود که امکان پردازش دادههای نوشتاری، دیداری و شنیداری را با استفاده از کامپیوتر امکانپذیر می‌سازند. اتوماسیون اداری به منظور فراهم آوردن ابزاهایی جهت ساده سازی، بهبود و خودکار سازی فعالیتهای سازمان از جمله مدیریت دادههای اداری، هماهنگی جلسات و غیره بوجود آمده است. امروزه سیستمهای اتوماسیون اداری محدود به نگهداری تصویر نوشته‌های دستی نیستند بلکه امکاناتی نظیر تبادل اطلاعات، مدیریت مستندات اداری، کنترل دادههای عددی، برنامه‌ریزی جلسات و مدیریت برنامه‌های کاری را نیز پوشش میدهند. از جمله بسته‌های نرم افزاری که در دنیا به عنوان اتوماسیون اداری مطرح می‌شوند عبارتند از AppleWorks، Corel WordPerfect، Microsoft Office وSun StarOffice.
بطور کلی آنچه از آن به عنوان سیستم اتوماسیون اداری یاد میشود، شکل تکامل یافته سیستم دبیرخانه است که برای جایگزین شدن روش دستی ثبت و شماره‌دهی مکاتبات شامل انواع نامه‌های اداری به کار می‌رفت. امروزه سیستمهای نرمافزاری اتوماسیون اداری در ایران با دید مکانیزه کردن مکاتبات سازمانی شامل گردش فرم‌ها، نامه‌ها و به طور کلی مکاتبات اداری داخل و خارج یک سازمان طراحی شده است که در سازمان‌هایی مانند سازمان‌های دولتی و خدماتی، بخش مهمی از کار عملیات سازمان محسوب میشود.
اتوماسیون اداری شامل چه بخش‌هایی است؟
یک سیستم اتوماسیون اداری از بخش‌ها و ماژولهای مختلفی تشکیل شده است. همانطور که در بالا نیز اشاره شد، امروزه سیستمهای اتوماسیون اداری تکامل یافته‌اند و طیف وسیعی از فعالیتهای سازمانی و برون سازمانی را پوشش میدهند و به همین دلیل شامل ماژولهای متنوعی است که هر کدام بخش‌هایی از فرایند‌ها یا فعالیتهای یک سازمان را در برمی گیرند.
دبیرخانه
اصلی ترین بخش یک سیستم اتوماسیون اداری بخش مربوط به عملیات دبیرخانه شامل فرایندهای ثبت نامه، ارجاع، کارتابل پرسنل و بایگانی است. این بخش هسته اولیه و اساسی این سیستم‌ها است. در این بخش عملیات‌های مختلفی از اسکن، ورود اطلاعات، ثبت اندیکاتور، توزیع و پیگیری چرخه نامه‌های دریافتی تا تهیه پیش‌نویس، گردش، امضا و ثبت و چاپ نامه‌های ارسالی انجام میشود. در این بخش از سیستم اتوماسیون اداری، از ابزارهای ورودی و خروجی متعددی مانند اسکنر، چاپگر، قلم نوری، فکس مودم، ایمیل سرور و غیره استفاده میشود.
فرم‌ساز و موتور گردش فرم
نامه‌ها، تنها مستندات یک سازمان نیستند و برخی از مکاتبات سازمانها در قالب فرم‌های اداری و با جریان کاری معینی در سازمان گردش پیدا میکنند. به همین دلیل بخش دیگری به سیستمهای اتوماسیون اداری اضافه شده است که به نام «فرم‌ساز و موتور گردش فرم» شناخته میشود. این بخش وظیفه طراحی انواع فرم‌های سازمانی و گردش آنها را در قالب جریان‌های کاری از پیش تعریف شده دارد. ثبت، نگهداری و بازیابی اطلاعات این فرم‌ها به طور کامل در سیستم اتوماسیون اداری مدیریت می‌شوند.
مدیریت جلسات و سامانده
برنامه ریزی جلسات، قرارهای کاری، پیگیری و مدیریت آنها و نگهداری مستندات مربوط به آنها از جمله مهمترین بخش کارهای اداری یک سازمان به شمار می‌آید و زمان زیادی را نیز به خود اختصاص میدهد. یکی از بخشهای سیستمهای اتوماسیون اداری به تنظیم، ثبت و نگهداری، برگزاری و پیگیری جلسات و مستندات آنها اختصاص می‌یابد. این بخش معمولا شامل تقویم کاری، مدیریت جلسات و قرارهای کاری، مدیریت فعالیت‌ها و پروژه‌ها و غیره است.
آرشیو الکترونیک
با گذشت زمان و افزایش تعداد و حجم مستندات در سازمان، نیاز به ابزاری جهت آرشیو و بایگانی آنها وجود دارد. بسیاری از سیستمهای اتوماسیون اداری بخشی را نیز به عنوان آرشیو الکترونیک و مدیریت مستندات دارند که علاوه بر نگهداری و دسته بندی اسناد سازمانی، امکان جستجو و دستیابی سریع و آسان را نیز فراهم میکنند.
پرتال مکاتبات برون سازمانی
فراهم آمدن بسترهای جدید ارتباطی بر مبنای شبکه‌های کامپیوتری، موجب شده است دولت‌ها و سازمانها به منظور کاهش هزینه‌های ایاب و ذهاب و افزایش رضایتمندی و تسریع در ارائه خدمت به ارباب رجوع، امکان ارسال و پیگیری درخواست و کارهای اداری در محیط خارج از سازمان را یک الزام بدانند. برای پاسخ به این الزام سازمانها و در راستای طرح تکریم ارباب رجوع بخش پرتال برون سازمانی نیز امروزه به سیستمهای اتوماسیون اداری اضافه شده است تا امکان ردگیری مکاتبات را در خارج از سازمان و برای کاربران برون سازمانی فراهم کند.
کارتابل آفلاین
سیستمهای اتوماسیون اداری با توجه به پراکندگی جغرافیایی سازمانها و نوع دسترسی به آنها تنوع یافته‌اند. برخی از آنها در شبکه محلی قابل دسترس هستند و برخی دیگر تحت وب می‌باشند. در سیستمهای اتوماسیون اداری تحت وب برای قسمت‌هایی از نرمافزار که اهمیت ویژه‌ای دارند نوع آفلاین نیز در نظر گرفته میشود تا در شرایطی که دسترسی به اینترنت با سرعت مطلوب امکانپذیر نیست بتوان به صورت غیر برخط به اطلاعات دست یافت. از جمله آنها می‌توان به کارتابل آفلاین اشاره کرد. شما به عنوان مدیر یک سازمان می‌توانید کارتابل خود را در هر نقطه جغرافیایی مرور کرده و امور مربوط به نامه‌ها را انجام دهید و در اولین برقراری ارتباط با سیستم آنها را به روز نمایید.
بخشهای دیگری نیز به تدریج به سیستمهای اتوماسیون اداری اضافه شده است که هر کدام از آنها جهت افزایش مکانیزاسیون کار‌ها در سازمان و تسهیل ارائه خدمات درون و برون سازمانی ایجاد شده‌اند:
• صندوق پیام
• سامانه ارسال پیام کوتاه
• سامانه ارسال و دریافت فکس و پست الکترونیک
• گزارش‌ساز
اتوماسیون اداری همکاران سیستم
سیستم اتوماسیون اداری تحت وب همکاران سیستم، ضمن ساماندهی فرایندهای سازمانی، امکان انجام مکاتبات اداری را به صورت الکترونیک از هر نقطه جغرافیایی با سرعت بالا، سهولت کاربری و در محیطی امن فراهم میکند. سیستم اتوماسیون اداری تحت وب همکاران سیستم با ایجاد بستری مناسب برای ثبت و گردش نامه و انواع فرم‌های سازمانی، پیگیری دقیق، گزارش اقدامات لازم و مدیریت بهینهٔ جلسات، ضمن سرعت بخشیدن به روند مکاتبات درون سازمانی، امکان تعامل الکترونیک برون سازمانی را نیز فراهم میکند. مجموعه این امکانات با بهره‌گیری از بر‌ترین فناوری‌های تولید نرمافزار، با کاربری ساده و امنیت بالا ساخته شده است.