در روزهای پایانی سال بررسی موجودی انبار و بستن حساب‌ها یکی از کارهای مهم برای شرکت‌ها به شمار می‌آید. این موضوع انبارگردانی را به یک فرآیند حساس و ضروری تبدیل کرده است. به طور کلی، واژه‌ها و اصطلاحات خاصی بین انبارداران رواج دارد که دانستن آن‌ها برای دقت بیشتر در انجام کار اهمیت دارد. در ادامه به بررسی اصطلاحات انبارگردانی خواهیم پرداخت.
اصطلاحات عمومی انبارگردانی
در بین انبارداران برخی واژه‌ها بسیار رایج هستند و در بیشتر فرایندهای انبارگردانی مورد استفاده قرار می‌گیرند. این واژه‌ها به عنوان اصطلاحات عمومی انبارگردانی شناخته می‌شوند. در ادامه با تعدادی از اصطلاحات انبارگردانی آشنا می‌شویم:
- انبارگردانی (Physical Inventory / Stocktaking): فرآیند بررسی و شمارش موجودی کالا برای مطابقت با سوابق ثبت شده.
- موجودی کالا (Inventory): میزان و ارزش فعلی کالاهای ذخیره شده در انبار.
- کارت انبار (Stock Card): برگه‌ای شامل اطلاعات دقیق هر کالا مانند کد، تعداد، قیمت و تاریخ ورود یا خروج.
- سیستم انبارگردانی (Inventory System): روشی سازمان یافته برای مدیریت و ثبت موجودی‌ها.
- فهرست انبار (Inventory List): لیست کامل اقلام موجود همراه با جزئیات مربوط به هر کالا.
- بارکد (Barcode): نوعی کد گذاری برای شناسایی سریع اقلام از طریق اسکنر.
- کدینگ (Coding): اختصاص کد منحصر‌به‌فرد به هر کالا جهت پیگیری بهتر موجودی.
- شمارش دستی (Manual Counting): ثبت موجودی به صورت دستی توسط نیروی انسانی.
- شمارش ماشینی (Automated Counting): استفاده از ابزارهایی مثل بارکدخوان یا RFID برای شمارش دقیق‌تر.
- ترازنامه انبار (Inventory Stock Ledger): گزارشی که وضعیت موجودی کالاها را در یک زمان مشخص نشان می‌دهد.
- نقطه سفارش(Reorder Point) : حداقل سطح موجودی که با رسیدن به آن باید کالا مجدداً سفارش داده شود.
- حداکثر موجودی (Maximum Inventory Level): بیشترین میزان مجاز کالا در انبار برای جلوگیری از هزینه‌های اضافی.
- ارزش دفتری (Book Value): بهای ثبت شده کالا در سوابق مالی شرکت.
- ارزش واقعی (Market Value): قیمت فعلی کالا در بازار آزاد.
- مابه‌التفاوت ارزش (Inventory Valuation Adjustment): اختلاف بین ارزش ثبت شده و ارزش واقعی که نیاز به اصلاح دارد.
اصطلاحات تخصصی انبارگردانی
برخی از واژه‌ها و اصطلاحات موجود در انبارداری بیشتر جنبه تخصصی داشته و ممکن است در همه انبارها رایج نباشند. در ادامه با چند اصطلاح کلیدی در این زمینه آشنا می‌شویم:
- فایفو (FIFO – First In, First Out): روشی که بر اساس آن کالاهایی که زودتر وارد انبار شده‌اند، زودتر هم خارج می‌شوند.
- لایفو (LIFO – Last In, First Out): روشی مخالف فایفو که در آن، آخرین کالای ورودی، اولین کالای خروجی خواهد بود.
- موجودی راکد (Slow-moving Inventory): کالاهایی که مدت زیادی در انبار باقی مانده‌اند و کمتر به فروش می‌رسند.
- موجودی در گردش (Fast-moving Inventory): اقلامی که به صورت پیوسته خرید و فروش شده و زیاد در انبار نمی‌مانند.
- اضافات انبار (Overages): حالتی که تعداد واقعی کالاها از آنچه در سیستم ثبت شده بیشتر باشد.
- کسورات انبار (Shortages): وضعیتی که مقدار واقعی کالا از موجودی ثبت شده کمتر است.
مواد خام یا اولیه
مواد اولیه یا ماده خام (Raw Material) به موادی گفته می‌شود که پایه و اساس تولید یک کالا است. این مواد می‌توانند شامل اقلام فیزیکی، منابع انرژی یا حتی مواد واسطه‌ای باشند که در نهایت برای ساخت محصولات نهایی به کار می‌روند. از آن‌جایی که تمام فرایندهای تولید به این منابع وابسته هستند، مواد اولیه نقش حیاتی در زنجیره تأمین هر واحد تولیدی محسوب می‌شود.
مواد و لوازم مصرفی
مواد و لوازم مصرفی (Consumables) به تجهیزاتی گفته می‌شود که در صورت نیاز مورد استفاده قرار می‌گیرند. معمولا این مواد عمر کوتاهی دارند یا پس از مدتی مصرف، دور انداخته می‌شوند.
برای مثال، لوازمی مانند کاغذ، خودکار، پوشه، و کارتریج چاپگر از جمله مواد و لوازم مصرفی اداری هستند. این دسته از کالاها در مقابل تجهیزات بادوام و سرمایه‌ای مثل کامپیوتر، فکس یا مبلمان قرار می‌گیرند که عمر طولانی‌تری داشته و به سرعت مستهلک نمی‌شوند.
مواد و لوازم در جریان ساخت
مواد و لوازم در جریان ساخت (Work in Process – WIP) به محصولاتی گفته می‌شود که وارد چرخه تولید می‌شوند اما هنوز به مرحله نهایی نرسیده‌اند. این اقلام بخشی از مراحل تولید را طی کرده و همچنان در حال پردازش هستند.
این نوع کالاها معمولاً از مواد اولیه تشکیل شده و در حین تولید، هزینه‌هایی مانند دستمزد، انرژی و سایر هزینه‌های ساخت به آن‌ها اضافه می‌شود. مواد و لوازم در حال ساخت، پل میانی بین مواد خام و محصول نهایی بوده و بخش مهمی از دارایی‌های واحد تولیدی را تشکیل می‌دهند.
کالای ساخته شده یا تکمیل شده
کالای ساخته شده یا تکمیل شده (Finished Goods) به کالاهایی گفته می‌شود که تمامی مراحل تولید را پشت سر گذاشته و آماده عرضه به بازار هستند. این کالاها هنوز به فروش نرسیده یا در اختیار مصرف‌کننده نهایی قرار نگرفته‌اند. کالاهای ساخته شده معمولاً در انبار نگهداری می‌شوند تا به مرحله توزیع یا فروش برسند.
تگ انبارگردانی
تگ انبارگردانی (Inventory Tag) برگه‌ای رسمی برای ثبت و مستندسازی تعداد کالاهای شمارش‌شده در زمان انبارگردانی است. این تگ با هدف جلوگیری از شماره دوباره یا فراموشی اقلام، طراحی شده و نقش مهمی در دقت و نظم فرآیند شمارش ایفا می‌کند.
پیش از شروع عملیات انبارگردانی، مشخصات هر کالا روی این تگ نوشته شده و تگ‌ها توسط مسئول مربوطه به کالاهای موجود در انبار الصاق می‌شوند. این فرم معمولاً شامل سه بخش اصلی است:
- اطلاعات شمارش اول
- اطلاعات شمارش دوم
- اطلاعات شمارش نهایى
کارت موجودی انبار
انباردار با هدف مدیریت دقیق‌تر انبار، موجودی هر کالا را روی کارت انبار (کاردکس) ثبت می‌کند. با این کار اطلاعات لازم برای سفارش مجدد کالا فراهم در دسترس خواهد بود. معمولاً در این پروسه عددی را به عنوان حداقل موجودی، مشخص می‌کنند. زمانی که موجودی به عدد تعیین شده نزدیک شود، انباردار باید موضوع را به بخش تدارکات اطلاع داده و سفارش مجدد را پیگیری کند.
قفسه‌بندی
امروزه قفسه‌بندی در انبارداری نقش بسیار مهمی دارد. انبارگردانی در انباری که فاقد قفسه‌بندی منظم باشد تقریباً غیرممکن است. قفسه بندی باعث تفکیک کالاها بر اساس ویژگی‌های مختلف می‌شود و ثبت دقیق کالاها را در سیستم آسان‌تر می‌کند. قفسه‌بندی منظم علاوه بر سهولت دسترسی، به کاهش خسارات مالی و حتی خطرات احتمالی نیز کمک می‌کند.
کاردکس کالا
کاردکس کالا، برای ثبت دقیق تعداد و ارزش هر کالا استفاده می‌شود. داشتن اطلاعات به‌روز از موجودی و قیمت کالا در کاردکس، یکی از فاکتورهای مهم در ارزیابی عملکرد یک انبار است. در واقع موجودی نوشته شده در کاردکس با شمارش واقعی کالاها مقایسه شده و بر اساس همین داده‌ها، عملیات انبارگردانی انجام می‌شود.
کدگذاری کالا
کد کالا یا کد شناسایی کالا، روشی ساده و مؤثر برای شناسایی هر قلم کالا در انبار است. این کد برای کالاهایی که مشخصات و توضیحات زیادی دارند، بسیار کاربردی است. با استفاده از این شماره کوتاه، می‌توان اطلاعات کامل کالا را به راحتی ثبت و مدیریت کرد. کدگذاری کالا باعث سرعت بخشیدن به ورود داده‌ها و نظم بیشتر در مدیریت انبار می‌شود.
