انبارداری به فعالیت‌ها و اقدامات تخلیه، بارگیری، و نگهداری محصولاتِ افراد، سازمان‌ها و بنگاه‌ها در مکان‌هایی به نام انبار با شرایط متناسب برای آن محصول، تا زمان تحویل به مصرف‌کننده گفته می‌شود. درواقع، انبارداری شامل روش‌های قرارگیری جنس در انبار و اعمال روش‌های مدیریتی مؤثر از لحظه دریافت تا تحویل کالاهاست. انبارداری به‌عنوان بخشی از عملکرد ترابری هر بنگاه اقتصادی، وظیفه ذخیره و نگه‌داشتن موجودی را برای تولیدکننده محصول، تأمین‌کننده و مشتری یا همان مصرف‌کننده دارد.
اینکه بخواهیم بدانیم در یک بنگاه اقتصادی انبارداری چیست باید گفت به عملیات دریافت اقلام و مواد، نگهداری درست و تحویل به‌موقع کالاها به مصرف‌کننده با در نظر گرفتن مقررات و دستورهای آن سازمان طوری که با اعمال کنترل صحیح از مقدار موجودی محصول در انبار و میزان مصرف آن و نیز از خواب بیش‌ازحد موجودی‌ها در انبار جلوگیری شود، انبارداری گفته می‌شود.
اهمیت نقش انبارداری در هر سازمانی بر کسی پوشیده نیست، حفظ کالا و تبادل درست آن، هماهنگ بودن ورودی و خروجی کالاها، ناپدید شدن کالا، ثبت ناصحیح اقلام و یا جابجایی آنها دغدغه و مشکلاتی است که ممکن است در صورت قصور در این امر مهم با آن مواجه شد.
یکی از راه‌های مناسب برای مدیریت مناسب انبار در کنار مدیریت مالی، استفاده از سیستم انبارداری سپیدار است. جهت آشنایی با این محصول می‌توانید فرم دمو سپیدار را تکمیل نمایید.
انبارداری چیست و چه فرآیندهایی دارد؟
با توجه به تنوع در انبارها و انواع کاربری آن، تجهیزات متنوعی هم در ماشین‌آلات، تجهیزات سخت‌افزاری و نرم‌افزاری و سیستم‌های بسیاری ایجادشده است. در توضیح اینکه انبارداری چیست باید گفت جرثقیل‌ها، لیفت‌تراک‌ها و تسمه‌نقاله‌ها از انواع ماشین‌آلاتی است که برای جابجایی کالاها استفاده می‌شود. بهره بردن از تکنولوژی سامانه بازشناسی با استفاده از موج‌های رادیویی در انبارها، در بعضی از صنایع مدرن متداول است. پیگیری محصولات و کنترل موجودی انبارها نیز با کمک بانک‌های اطلاعاتی و در نظارت نرم‌افزارهای خاص انجام می‌گیرد.
فرآیندهای اصلی
- پذیرفتن کالا
- جاگذاری و جابجا کردن کالا
- گزینش و جمع‌کردن کالا برای خروج
- بسته‌بندی و تحویل کالا
فرآیندهای پشتیبانی
- بررسی کیفیت
- خدمات ارزش‌افزوده
- خدمات مشتریان
- مدیریت انبار
فرآیندهای پشتیبان در انبارداری
سطح کیفی انبارها به‌اندازه و اجرای فرآیندهای پشتیبانی در انبار بستگی دارد. در ادامه پاسخ انبارداری چیست باید اضافه کرد سطح کیفی انبارها به‌طور مستقیم با عملیات انبارداری مرتبط نیست.
- کنترل کیفیت: هسته مهم واصلی مؤلفه کنترل کیفیت در سیستم، تعریف چک لیست‌های کنترل کیفیت مربوط به هرکدام از اجزای کسب و کار در انبار و امکان بهره‌برداری و تکمیل اطلاعات مرتبط است. فرآیند کنترل کیفیت در هر انباری در چند حوزه کلیدی مثل کنترل کیفیت فعالیت‌ها، ارزیابی و بررسی عملکرد پیمانکارها، نگهداری و تعمیر، حمل‌ونقل و کنترل بارهای حساس و خطرناک انجام می‌گیرد.
- خدمات ارزش‌افزوده: هرگونه فعالیت مازاد که غیر از سه عمل اصلی «تخلیه»، «انبارداری» و «بارگیری» بر روی محموله‌ها انجام شود و مشتری خواستار آن باشد و در ازای آن باید هزینه‌ای جدا پرداخت نماید، در دسته خدمات ارزش‌افزوده می‌گنجد. برای ارائه این خدمات غالباً منابع فعلی و موجود در انبار استفاده‌شده و به سرمایه‌گذاری قابل‌توجهی نیاز نیست. این موارد شامل دو مورد زیر است:
- استفاده از فضای انبار برای آماده کردن قطعات نیم ساخته
- صادر کردن برگ وثیقه کالا و خدمات مالی به مشتری
3. خدمات مشتریان: خدمات مشتریان شامل سه فرآیند اصلی است.
- فرآیند مدیریت ارتباط با مشتری
- ساده کردن امور اداری و بهبود عملیات مرتبط با مشتری
- فرآیند ارائه خدمات الکترونیکی
اصلی‌ترین مراحل انبارداری چیست؟ (آموزش انبارداری)
انبارداری یکی از مهم ترین فرآیندهای زنجیره تأمین در هر کسب وکاری محسوب می‌شود. مدیریت صحیح انبار و انبارداری می‌تواند تأثیر چشمگیری بر بهره وری، هزینه‌ها و سودآوری شرکت‌ها داشته باشد.
فرآیند انبارداری شامل چندین مرحله اساسی است که هر کدام نقش مهمی در مدیریت موجودی کالا ایفا می‌کنند. فلوچارت انبارداری به طور کلی شامل چهار مرحله اصلی پذیرش کالا، جاگذاری، انتخاب و گردآوری و در نهایت بسته بندی و تحویل است. در ادامه به تشریح هر یک از این مراحل می‌پردازیم.
اولین مرحله از آموزش انبار داری؛ پذیرش کالا
پذیرش کالا اولین و یکی از مهم ترین مراحل در فرآیند انبارداری است. در این مرحله، کالاهای دریافتی به انبار وارد می‌شوند و اقدامات زیر انجام می‌گیرد:
- بررسی اسناد تحویل: تطبیق فاکتورها و اسناد حمل با سفارش خرید
- بازرسی کیفی و کمی: اطمینان از عدم آسیب دیدگی کالاها و مطابقت تعداد با اسناد
- ثبت در سیستم: ورود اطلاعات کالای دریافتی در نرم افزار انبارداری مانند سپیدار سیستم
- صدور رسید انبار: تهیه مدرک رسمی مبنی بر دریافت کالا
- برچسب گذاری: الصاق برچسب‌های شناسایی و بارکد به کالاها جهت ردیابی آسان‌تر
خرید نرم افزار حسابداری سپیدار در این مرحله می‌تواند فرآیند ثبت و کنترل ورود کالا را به طور قابل توجهی تسهیل و تسریع کند.
جاگذاری و جابجایی کالا، مرحله دوم انبارداری
پس از پذیرش کالا، نوبت به مرحله جاگذاری می‌رسد. در این مرحله، کالاها در محل‌های مناسب در انبار قرار می‌گیرند:
- تعیین محل مناسب: انتخاب محل نگهداری بر اساس نوع کالا، میزان دسترسی مورد نیاز و فضای موجود
- چیدمان اصولی: رعایت اصول FIFO (اولین ورودی، اولین خروجی) یا LIFO (آخرین ورودی، اولین خروجی) بسته به نوع کالا
- ثبت محل نگهداری: ثبت دقیق محل قرارگیری کالا در سیستم انبارداری
- بهینه سازی فضا: استفاده مؤثر از فضای عمودی و افقی انبار
- دسته بندی کالاها: قرار دادن کالاهای مشابه در کنار یکدیگر
سیستم‌های نرم افزاری پیشرفته مانند سپیدار سیستم امکان مدیریت چیدمان و ردیابی محل دقیق کالا را فراهم می‌کنند.
مدیریت انبارها؛ انتخاب و گردآوری کالا برای خروج
مرحله سوم در فلوچارت انبارداری، انتخاب و گردآوری کالا برای خروج از انبار است. این مرحله زمانی صورت می‌گیرد که سفارشی برای ارسال کالا دریافت می‌شود:
- دریافت درخواست کالا: بررسی درخواست واحدهای داخلی یا سفارش مشتریان
- تهیه لیست برداشت: آماده سازی فهرست اقلام مورد نیاز با ذکر محل دقیق آنها
- برداشت کالا: جمع آوری فیزیکی کالاها از قفسه‌ها و محل‌های مختلف انبار
- کنترل و تأیید: بررسی نهایی صحت اقلام برداشت شده با درخواست اولیه
- ثبت در سیستم: به روزرسانی موجودی در نرم افزار انبارداری
فلوچارت انبارداری در این مرحله باید به گونه‌ای طراحی شود که کم ترین زمان و مسافت برای جمع آوری کالاها صرف شود.
بسته بندی و تحویل کالا در انبار
آخرین مرحله از فرآیند انبارداری، بسته بندی و تحویل کالا است:
- بسته بندی مناسب: انتخاب روش بسته بندی متناسب با نوع کالا و روش حمل
- برچسب گذاری ارسال: الصاق برچسب‌های حاوی اطلاعات گیرنده و محتوای بسته
- تهیه اسناد ارسال: آماده سازی فاکتورها، بارنامه‌ها و سایر مدارک مورد نیاز
- بارگیری: قرار دادن کالا در وسیله نقلیه حمل
- ثبت خروج: ثبت نهایی خروج کالا از انبار در سیستم انبارداری
وظایف انباردار (Warehousing Management)+اهداف شغل انبارداری
انبارداری نقش حیاتی در زنجیره تأمین ایفا می‌کند و شامل مدیریت کارآمد کالاها از زمان دریافت تا تحویل است. انباردار مسئول نظارت بر ورود و خروج کالاها، کنترل دقیق موجودی از طریق شمارش دوره‌ای و تطبیق آن با سوابق سیستم و اطمینان از رعایت استانداردهای ایمنی و امنیتی است. همچنین، او باید فضای انبار را بهینه سازی کند تا از حداکثر ظرفیت استفاده شود و گزارش‌های منظمی از وضعیت موجودی و گردش کالا تهیه نماید. این فرآیندها نیاز به دقت و سازماندهی بالا دارند تا از اختلافات احتمالی جلوگیری شود.
از دیگر وظایف انباردار، حفظ کیفیت کالاها با نگهداری در شرایط مناسب، سرپرستی کارکنان انبار و برنامه ریزی فعالیت‌های آن‌هاست. هماهنگی با بخش‌های دیگر مانند خرید، فروش و تولید نیز ضروری است تا جریان کالا به صورت روان انجام شود.
اهداف اصلی این شغل شامل کاهش هزینه‌های نگهداری، جلوگیری از اتلاف منابع، بهبود دقت در ثبت اطلاعات و افزایش بهره وری عملیات انبار است. در نهایت، انبارداری مؤثر به سازمان کمک می‌کند تا خدمات بهتری ارائه دهد و رضایت مشتریان را جلب کند.
به طور خلاصه اهداف اصلی شغل انبارداری عبارتند از:
- کاهش هزینه‌های نگهداری کالا
- افزایش سرعت گردش موجودی
- حفظ کیفیت کالاها در طول مدت نگهداری
- کاهش کمبود و اضافه موجودی
- بهبود سطح خدمات‌رسانی به مشتریان
دلایل نگهداری موجودی‌ها و انبار محصولات
چرا سازمان‌ها به نگهداری موجودی و ایجاد انبار نیاز دارند؟ دلایل متعددی برای این امر وجود دارد:
- اطمینان از تداوم تولید: جلوگیری از توقف خط تولید به دلیل کمبود مواد اولیه
- مقابله با نوسانات تقاضا: آمادگی برای پاسخگویی به افزایش ناگهانی تقاضا
- صرفه جویی در مقیاس: خرید عمده مواد و کالا با قیمت مناسب تر
- کاهش ریسک افزایش قیمت: ذخیره سازی کالا قبل از افزایش قیمت‌ها
- کاهش ریسک کمبود: جلوگیری از مشکلات ناشی از اختلال در زنجیره تأمین
- فصلی بودن تولید یا تقاضا: ذخیره سازی محصولات فصلی برای فروش در طول سال
- زمان انتظار تأمین کالا: پوشش زمان لازم برای سفارش مجدد و دریافت کالا
- افزایش کیفیت خدمات مشتری: تحویل سریع تر و قابل اعتمادتر کالا به مشتریان
مدیریت مؤثر این موجودی‌ها نیازمند استفاده از سیستم‌های نرم افزاری پیشرفته مانند سپیدار سیستم است که امکان کنترل دقیق موجودی، پیش بینی تقاضا و بهینه سازی سطح نگهداری کالا را فراهم می‌کند.
اهداف استراتژیک انبارداری
حفاظت از موجودی‌ها:
یکی از اصلی ترین اهداف انبار، تأمین امنیت کالاها در برابر انواع مخاطرات شامل آسیب‌های فیزیکی، سرقت، رطوبت، نور نامناسب و دیگر عوامل محیطی است. این امر از طریق سیستم‌های نظارتی پیشرفته، تجهیزات ایمنی و روش‌های استاندارد نگهداری محقق می‌شود.
تسهیل جریان کالا:
انبارها با مدیریت کارآمد خود، جریان کالا را بین حلقه‌های مختلف زنجیره تأمین تسهیل می‌کنند. این شامل هماهنگی دقیق بین ورود مواد اولیه، نگهداری محصولات نیمه ساخته و توزیع کالاهای نهایی می‌شود.
ثبات قیمتی:
با ذخیره سازی استراتژیک کالا در زمان‌های مناسب، انبارها به تنظیم بازار و جلوگیری از نوسانات شدید قیمتی کمک شایانی می‌کنند. این ویژگی به ویژه در مورد کالاهای فصلی یا استراتژیک بسیار حائز اهمیت است.
بهینه سازی هزینه‌ها:
مدیریت هوشمندانه موجودی‌ها در انبار منجر به کاهش هزینه‌های نگهداری، حمل و نقل و سایر هزینه‌های مرتبط با زنجیره تأمین می‌شود. این بهینه سازی از طریق تحلیل‌های دقیق و برنامه ریزی علمی امکان پذیر است.
پشتیبانی عملیاتی:
انبارها با تضمین دسترسی به‌موقع به مواد و کالاهای مورد نیاز، از فعالیت‌های تولیدی و تجاری سازمان پشتیبانی می‌کنند. این نقش در شرایط بحرانی و هنگام افزایش ناگهانی تقاضا بسیار حیاتی می‌شود.
وظایف تخصصی انبارداری
دریافت و نگهداری کالا:
این فرآیند شامل مراحل دقیق بررسی کالاهای ورودی، کنترل کیفی اولیه، ثبت اطلاعات در سیستم و ذخیره سازی اصولی اقلام در محل‌های تعیین شده می‌شود. هرگونه اشتباه در این مرحله می‌تواند مشکلات جدی در پی داشته باشد.
حفاظت از کالاها:
انباردار موظف است شرایط محیطی مناسب (دما، رطوبت، نور و تهویه) را برای هر نوع کالا فراهم کند. این شامل استفاده از تجهیزات ویژه مانند سردخانه برای مواد غذایی یا سیستم‌های کنترل رطوبت برای کالاهای حساس است.
کنترل موجودی:
انجام ممیزی‌های دوره‌ای، تطبیق موجودی فیزیکی با سوابق سیستم، شناسایی و رسیدگی به اختلافات موجودی از جمله وظایف حساس این بخش است. این فرآیندها امروزه با استفاده از فناوری‌هایی مانند بارکدخوان و RFID انجام می‌شوند.
آماده‌سازی سفارشات:
این مرحله حیاتی شامل جمع آوری دقیق اقلام سفارش شده، بسته بندی اصولی، صدور اسناد همراه و هماهنگی برای ارسال به موقع می‌شود. خطا در این بخش مستقیما بر رضایت مشتری تأثیر می‌گذارد.
گزارش دهی مدیریتی:
تهیه گزارش‌های تحلیلی از وضعیت موجودی‌ها، گردش کالا، ضایعات و سایر شاخص‌های عملکردی به تصمیم گیری‌های مدیریتی کمک می‌کند. این گزارش‌ها باید دقیق، به روز و قابل استناد باشند.
بهینه سازی فضای ذخیره سازی:
با استفاده از روش‌هایی مانند چیدمان علمی قفسه‌ها، سیستم‌های ذخیره سازی عمودی و مدیریت محل‌های ذخیره سازی، می‌توان بهره وری فضای انبار را به حداکثر رساند.
مدیریت کالاهای مرجوعی:
این فرآیند شامل بررسی علت برگشت، کنترل کیفی مجدد، تصمیم گیری درباره وضعیت کالا (تعمیر، بازیافت یا معدوم سازی) و به روزرسانی سوابق می‌شود.
نقش فناوری در انبارداری مدرن
سیستم‌های نرم افزاری پیشرفته مانند سپیدار که توسط شرکت ناربن ارائه می‌شود، تحول عظیمی در مدیریت انبارها ایجاد کرده‌اند. این راهکارهای جامع با یکپارچه سازی کلیه فرآیندهای انبارداری، ارائه گزارش‌های تحلیلی بلادرنگ و امکان ردیابی دقیق کالاها، دقت و سرعت عملیات را به میزان قابل توجهی افزایش داده‌اند. ویژگی‌هایی مانند پیش بینی تقاضا، مدیریت خودکار سفارشات و یکپارچه سازی با دیگر سیستم‌های سازمانی، این نرم افزارها را به ابزاری ضروری برای انبارهای مدرن تبدیل کرده است.
انواع انبار در انبارداری
انبارها بر اساس نوع کالا، کاربرد و شیوه مدیریت به انواع مختلفی تقسیم می‌شوند:
انبار مواد اولیه
این انبار مخصوص نگهداری مواد خام و اولیه مورد نیاز برای تولید است. کنترل دقیق موجودی این انبار بسیار حیاتی است، زیرا هرگونه کمبود می‌تواند خط تولید را مختل کند.
انبار کالای نیمه ساخته:
در این انبار، محصولاتی که مراحل تولید را به اتمام نرسانده‌اند نگهداری می‌شوند. مدیریت این انبار نیاز به برنامه ریزی دقیق دارد تا فرآیند تولید به صورت پیوسته ادامه یابد.
انبار کالای ساخته شده
محصولات نهایی که آماده عرضه به بازار هستند در این انبار قرار می‌گیرند. موجودی این انبار باید به طور مداوم به روزرسانی شود تا پاسخگوی تقاضای مشتریان باشد.
انبار ابزار و قطعات
این انبار مخصوص نگهداری لوازم، ابزارآلات و قطعات یدکی مورد نیاز برای تعمیر و نگهداری تجهیزات است. سازماندهی مناسب این انبار باعث کاهش زمان توقف دستگاه‌ها می‌شود.
انبار عمومی
در این انبار انواع مختلف کالاها به صورت مشترک نگهداری می‌شوند. این نوع انبار معمولا توسط شرکت‌های لجستیکی مدیریت می‌شود و انعطاف پذیری بالایی دارد.
انبار اختصاصی
این انبار متعلق به یک شرکت خاص است و فقط کالاهای مربوط به آن شرکت در آن نگهداری می‌شود. مدیریت این انبار معمولا بر عهده خود شرکت است تا کنترل بیشتری بر موجودی‌ها داشته باشد.
انبار گمرکی
کالاهای وارداتی قبل از ترخیص رسمی در این انبارها نگهداری می‌شوند. این انبارها تحت نظارت گمرک هستند و قوانین خاصی بر آنها حاکم است.
انبار سرد (سردخانه)
این انبارها مجهز به سیستم‌های سرمایشی برای نگهداری مواد غذایی و دارویی هستند. کنترل دما و رطوبت در این انبارها مهم ترین مساله است.
انبار بندری
این انبارها در نزدیکی بنادر قرار دارند و مخصوص کالاهای صادراتی و وارداتی هستند. دسترسی آسان به کشتی‌ها و وسایل حمل و نقل در این انبارها بسیار مهم است.
انبار توزیع
این انبارها نزدیک به مراکز مصرف قرار دارند تا توزیع کالا به مشتریان سریع تر انجام شود. مدیریت این انبارها نقش کلیدی در رضایت مشتری و کاهش هزینه‌های حمل و نقل دارد.
نحوه محاسبه فضای انبار به چه شکل است؟
محاسبه دقیق فضای مورد نیاز انبار یکی از چالش‌های مهم در فرآیند انبار و انبارداری است. برای این منظور، روش‌های زیر به کار می‌روند:
محاسبه بر اساس حجم موجودی
برای محاسبه فضای انبار، ابتدا حداکثر حجم کالایی که باید نگهداری شود تعیین می‌گردد. سپس با اعمال ضریب اطمینان (معمولا 20-30 درصد بیشتر از حجم محاسبه شده)، فضای اضافی برای موارد پیش بینی نشده در نظر گرفته می‌شود. در نهایت، فضای مورد نیاز با توجه به نوع چیدمان و سیستم قفسه بندی مورد استفاده محاسبه می‌شود.
محاسبه بر اساس فرمول‌های استاندارد
فضای کل انبار از مجموع چند بخش تشکیل می‌شود:
- فضای اصلی انبارش
- راهروهای دسترسی
- بخش‌های سرویس دهی و فضای اداری.
هر یک از این بخش‌ها بر اساس استانداردهای صنعتی و نیازهای عملیاتی محاسبه می‌گردند تا کارایی انبار به حداکثر برسد.
تحلیل گردش موجودی
با بررسی الگوهای ورود و خروج کالا در بازه‌های زمانی مختلف، می‌توان حجم کاری انبار را پیش بینی کرد. این تحلیل کمک می‌کند تا حداکثر موجودی مورد انتظار در اوج فعالیت‌ها محاسبه شده و فضای کافی برای آن در نظر گرفته شود.
محاسبه تفکیکی
به طور معمول، فضای انبار به نسبت‌های مشخصی تقسیم می‌شود:
- 40-50 درصد برای قفسه‌ها
- 30-40 درصد برای راهروها
- 10-15 درصد برای بخش بارگیری و تخلیه
- و 5-10 درصد برای فضاهای اداری و خدماتی.
این تقسیم بندی بر اساس اصول مهندسی انبار انجام می‌گیرد.
روش آماری
با استفاده از داده‌های تاریخی و روش‌های پیش بینی، می‌توان نیازهای آینده انبار را تخمین زد. این روش بر اساس محاسبات آماری مانند میانگین و انحراف معیار موجودی‌ها عمل کرده و به برنامه ریزی دقیق‌تر کمک می‌کند.
نکات مهم در طراحی انبار و مدیریت انبار
طراحی و مدیریت انبار به عنوان یکی از ارکان اصلی زنجیره تأمین، نیازمند رعایت اصول و استانداردهای خاصی است که کارایی عملیات را تضمین می‌کند.
در طراحی انبار، اولین گام جانمایی صحیح و چیدمان بهینه فضا است که باید بر اساس اصول مهندسی صنایع انجام شود. این چیدمان باید به گونه‌ای باشد که جابجایی کالاها با حداکثر بهره وری و حداقل زمان انجام پذیرد.
انتخاب سیستم قفسه بندی مناسب نیز از اهمیت ویژه‌ای برخوردار است، چرا که نوع قفسه‌ها باید متناسب با ماهیت کالاها، وزن آنها و میزان دسترسی مورد نیاز تعیین شود.
مدیریت کارآمد انبار مستلزم به کارگیری سیستم‌های پیشرفته و روش‌های علمی است. استفاده از سیستم کدگذاری استاندارد مانند بارکد یا RFID امکان شناسایی و ردیابی سریع کالاها را فراهم می‌آورد. اجرای برنامه‌های منظم انبارگردانی و شمارش فیزیکی موجودی‌ها از اختلافات احتمالی جلوگیری می‌کند.
همچنین تعیین نقطه سفارش مجدد بر اساس نرخ مصرف و زمان تأمین، از کمبود یا انباشت بی‌رویه کالاها پیشگیری می‌نماید.
انتخاب روش مناسب گردش کالا (FIFO یا LIFO) نیز باید با توجه به ویژگی‌های کالاها و نیازهای سازمان صورت پذیرد.
آموزش مستمر پرسنل انبار و ارزیابی عملکرد آنها از طریق شاخص‌های کلیدی، کیفیت عملیات انبارداری را ارتقا می‌بخشد.
انواع موجودی‌های انبار در فرایند انبارداری
مدیریت صحیح انبار و انبارداری مستلزم شناخت انواع مختلف موجودی‌ها و ویژگی‌های خاص هر کدام است. در ادامه به بررسی انواع اصلی موجودی‌ها می‌پردازیم:
مواد خام یا مواد اولیه
مواد خام یا اولیه به اقلامی اطلاق می‌شود که در فرآیند تولید مصرف و تغییر شکل می‌یابند. این مواد معمولا به مقدار زیاد خریداری شده و به فضای انباری وسیع نیاز دارند، چرا که تداوم خط تولید به موجودی کافی آنها وابسته است. مدیریت بهینه این مواد مستلزم کنترل کیفیت دقیق هنگام ورود، رعایت شرایط نگهداری خاص و محاسبه علمی نقطه سفارش مجدد است. ارزش گذاری موجودی مواد اولیه بر اساس روش‌های FIFO (اولین وارده، اولین صادره)، LIFO (آخرین وارده، اولین صادره) یا میانگین موزون انجام می‌شود که هر کدام مزایا و کاربردهای خاص خود را دارند.
مواد و لوازم مصرفی
ملزومات مصرفی شامل اقلامی می‌شوند که اگرچه در محصول نهایی استفاده نمی‌شوند، اما برای عملیات جاری سازمان حیاتی هستند. این دسته شامل لوازم اداری، قطعات یدکی، مواد شوینده و تجهیزات ایمنی می‌شود.
مدیریت مؤثر این مواد مستلزم دسته بندی هوشمند بر اساس میزان مصرف، تعیین سقف برداشت و نظارت دقیق بر الگوی مصرف است. نرم افزارهای تخصصی مانند سپیدار با ارائه ماژول‌های انبارداری پیشرفته، امکان ردیابی و کنترل سیستماتیک این اقلام را فراهم می‌آورند. این سیستم‌ها با ثبت دقیق تراکنش‌ها و تحلیل الگوی مصرف، به بهینه سازی موجودی و کاهش هزینه‌های عملیاتی کمک شایانی می‌کنند.
مواد و لوازم در جریان ساخت
موجودی کالاهای نیمه ساخته شامل محصولاتی است که مراحل تولید را آغاز کرده‌اند اما هنوز تکمیل نشده‌اند. این اقلام دارای ارزش افزوده نسبت به مواد خام بوده و به دلایل مختلفی مانند انتظار برای مونتاژ یا پردازش بیشتر، به طور موقت در انبار نگهداری می‌شوند. مدیریت این دسته از موجودی‌ها نیازمند توجه ویژه به شرایط نگهداری، برچسب گذاری دقیق با ذکر مرحله تولید و تعیین اولویت‌های بازگشت به خط تولید است.
کالای تمام شده
مدیریت محصولات نهایی نیازمند راهکارهای هوشمندانه است. کالاهای آماده فروش باید بر اساس میزان تقاضا چیده شوند تا محصولات پرفروش سریعتر قابل دسترسی باشند. بسته بندی مناسب هم از محصول محافظت می‌کند و هم حمل و نقل را تسهیل می‌نماید. برای کالاهای فاسدشدنی، کنترل تاریخ تولید و انقضا ضروری است. همچنین طراحی فرآیند کارآمد برداشت و ارسال کالا، زمان آماده سازی سفارشات را به حداقل می‌رساند. سیستم‌های نوین مانند شناسایی خودکار به بهینه سازی این فرآیندها کمک می‌کنند.
اجناس خریداری شده جهت فروش
مدیریت کالاهای آماده فروش نیازمند استراتژی‌های هوشمندانه است. ابتدا باید با تحلیل ABC، کالاها را بر اساس ارزش و میزان فروش دسته بندی کرد تا تمرکز بر اقلام پرسودتر باشد. پیش بینی دقیق تقاضا با بررسی داده‌های تاریخی و روندهای بازار، از مهم ترین عوامل موفقیت است. همچنین باید موجودی را متناسب با نوسانات فصلی تنظیم و قیمت گذاری را بر اساس شرایط روز بازار به روزرسانی کرد. این رویکردها به بهینه سازی موجودی و افزایش سودآوری کمک شایانی می‌کنند.
اهداف برنامه‌ریزی مدیریت انبارداری
برنامه ریزی صحیح در مدیریت انبارداری، اهداف مهمی را دنبال می‌کند که می‌توان به موارد زیر اشاره کرد:
- بهینه سازی سطح موجودی: نگهداری موجودی در سطحی که نه منجر به کمبود شود و نه هزینه‌های اضافی ایجاد کند.
- کاهش هزینه‌های عملیاتی: صرفه جویی در هزینه‌های نیروی انسانی، تجهیزات و فضای انبار.
- افزایش سرعت گردش کالا: کاهش زمان ماندگاری کالا در انبار و افزایش سرعت پاسخگویی به سفارشات.
- بهبود دقت موجودی: کاهش اختلاف بین موجودی واقعی و موجودی ثبت شده در سیستم.
- ارتقای سطح خدمات به مشتری: تضمین دسترسی به کالا در زمان مورد نیاز مشتری.
- استفاده بهینه از فضا: بهره برداری حداکثری از فضای موجود با طراحی و چیدمان مناسب.
- کاهش ضایعات و فرسودگی: جلوگیری از آسیب دیدگی کالاها با روش‌های نگهداری صحیح.
- یکپارچه سازی با سایر بخش‌ها: هماهنگی با واحدهای خرید، فروش، تولید و حسابداری.
- قابلیت پیش بینی و برنامه ریزی: ایجاد امکان پیش بینی نیازها و برنامه ریزی برای آینده.
- پایش و بهبود مستمر: ارزیابی عملکرد سیستم انبارداری و شناسایی فرصت‌های بهبود.
- مدیریت ریسک: شناسایی و کاهش ریسک‌های مرتبط با موجودی، از جمله خرابی، سرقت یا کمبود کالا.
- افزایش بازگشت سرمایه: کاهش سرمایه راکد در موجودی و افزایش گردش مالی.
- بهبود جریان نقدینگی: مدیریت خرید و نگهداری موجودی به نحوی که فشار کمتری بر نقدینگی شرکت وارد شود.
- پاسخگویی به تغییرات تقاضا: ایجاد انعطاف پذیری در سیستم انبارداری برای واکنش سریع به نوسانات بازار.
- رعایت استانداردها و مقررات: اطمینان از انطباق عملیات انبارداری با قوانین و استانداردهای موجود.
پیاده سازی این اهداف نیازمند استفاده از سیستم‌های مدیریت انبار کارآمد است.
مدیریت انبار
در هر انباری مدیر آن مسئولیت‌ها و وظایف بسیاری را بر عهده دارد که تصمیمات و نظارت‌های مدیریتی باید در هر زمان و تمامی مراحل انبارداری اعمال شود. عملکرد مدیر انبار بر کارایی کل شرکت و تحقق اهداف سازمانی بسیار مؤثر است.
ازجمله وظایف مهم انبار این است که ضمانت کند تمامی فعالیت‌های محدوده سیستم انبار حتی‌المقدور باصرفه و به‌صورت مؤثر انجام شود. موضوع حفظ موجودی و سطح اقتصادی اقلام انبار هم جزئی از این مسئولیت شمرده می‌شود. وظیفه تضمین حداقل هزینه‌ها از سمت انبار باید برای همه کارکنان آن روشن باشد. غیر از مسائل اقتصادی وظایف مدیر انبار شامل مواردی همچون کنترل موجودی، بازرسی و انبارگردانی، انبار کردن، شناسایی و محل یابی اقلام، حفاظت از انبار، جابه‌جا کردن مواد و دریافت ذخایر است.
جمع‌بندی
فعالیت‌های جاری در یک سازمان با توجه به وسعت آن به یک یا چند انبار برای ذخیره‌سازی مواد اولیه، اقلام نیمه آماده و محصول نهایی آن سازمان نیاز دارد. انبارها به شیوه‌های مختلفی طبقه‌بندی می‌شوند، اما بهترین روش طبقه‌بندی بر اساس برخی از ویژگی‌های مشترک است همانند ماهیت محصول، ساختمان انبار، جریان مواد و موقعیت مکانی.
بهره‌مندی از عملکرد صحیح در یک انبار نه‌تنها باعث بهبود خدمات‌رسانی به مشتری می‌شود بلکه افزایش سود را نیز برای سازمان به همراه دارد. برای کسب اطمینان از عملکرد مناسب و دقیق یک انبار، باید چیدمان برنامه‌ریزی درست و جریان کار مناسب اجرا شود. علاوه بر این تیم خرید و تدارکات انبار هم باید طبق برنامه‌ای منظم عمل کنند و بتوانند رابطه مناسبی با تمامی تأمین‌کنندگان برقرار کنند تا اطمینان لازم برای تکمیل به‌موقع محصولات و موجودی انبار را حاصل نمایند.
