انبارداری به فعالیت‌ها و اقدامات تخلیه، بارگیری، و نگهداری محصولاتِ افراد، سازمان‌ها و بنگاه‌ها در مکان‌هایی به نام انبار با شرایط متناسب برای آن محصول، تا زمان تحویل به مصرف‌کننده گفته می‌شود. درواقع، انبارداری شامل روش‌های قرارگیری جنس در انبار و اعمال روش‌های مدیریتی مؤثر از لحظه دریافت تا تحویل کالاهاست. انبارداری به‌عنوان بخشی از عملکرد ترابری هر بنگاه اقتصادی، وظیفه ذخیره و نگه‌داشتن موجودی را برای تولیدکننده محصول، تأمین‌کننده و مشتری یا همان مصرف‌کننده دارد.
اینکه بخواهیم بدانیم در یک بنگاه اقتصادی انبارداری چیست باید گفت به عملیات دریافت اقلام و مواد، نگهداری درست و تحویل به‌موقع کالاها به مصرف‌کننده با در نظر گرفتن مقررات و دستورهای آن سازمان طوری که با اعمال کنترل صحیح از مقدار موجودی محصول در انبار و میزان مصرف آن و نیز از خواب بیش‌ازحد موجودی‌ها در انبار جلوگیری شود، انبارداری گفته می‌شود.
اهمیت نقش انبارداری در هر سازمانی بر کسی پوشیده نیست، حفظ کالا و تبادل درست آن، هماهنگ بودن ورودی و خروجی کالاها، ناپدید شدن کالا، ثبت ناصحیح اقلام و یا جابجایی آن‌ها دغدغه و مشکلاتی است که ممکن است در صورت قصور در این امر مهم با آن مواجه شد.
انبارداری چیست و چه فرآیندهایی دارد؟
با توجه به تنوع در انبارها و انواع کاربری آن، تجهیزات متنوعی هم در ماشین‌آلات، تجهیزات سخت‌افزاری و نرم‌افزاری و سیستم‌های بسیاری ایجادشده است. در توضیح اینکه انبارداری چیست باید گفت جرثقیل‌ها، لیفت‌تراک‌ها و تسمه‌نقاله‌ها از انواع ماشین‌آلاتی است که برای جابجایی کالاها استفاده می‌شود. بهره بردن از تکنولوژی سامانه بازشناسی با استفاده از موج‌های رادیویی در انبارها، در بعضی از صنایع مدرن متداول است. پیگیری محصولات و کنترل موجودی انبارها نیز با کمک بانک‌های اطلاعاتی و در نظارت نرم‌افزارهای خاص انجام می‌گیرد.
فرآیندهای انبارداری
تمامی عملیات و فرآیندهای انبارداری در دودسته فرآیندهای اصلی و فرآیندهای پشتیبانی قرار می‌گیرند. هرکدام از این دسته‌ها دارای زیرمجموعه‌ای از فعالیت‌ها هستند که شامل موارد زیر است:
فرآیندهای اصلی
- پذیرفتن کالا
- جاگذاری و جابجا کردن کالا
- گزینش و جمع‌کردن کالا برای خروج
- بسته‌بندی و تحویل کالا
فرآیندهای پشتیبانی
- بررسی کیفیت
- خدمات ارزش‌افزوده
- خدمات مشتریان
- مدیریت انبار
فرآیندهای اصلی در انبارداری
برای درک پرسش انبارداری چیست باید با فرآیندهای انبارداری آشنا شوید. فرآیندهای اصلی انبارداری عملیاتی است که در کلیه انبارها انجام می‌شود. این عملیات شامل پذیرش کالا، جابجایی و جاگذاری کالا، گردآوری کالا برای خروج و درنهایت بسته‌بندی و تحویل کالا است.
- پذیرش کالا: مالکان کالا یا شرکت‌های حمل‌ونقل و سازمان‌هایی که می‌خواهند از خدمات انبارداری استفاده کنند با توجه به قوانین جاری، مدارک و مجوزهای لازم برای ورود کالا را ارائه می‌دهند. معمولاً این مدارک شامل تقاضای تحویل کالا به انبار و مدارک مرتبط به کالا (نظیر اظهارنامه، پته گمرکی، مجوزهای گمرک و مانیفست باشد). بعد از رسیدن کالا به پشت درب انبار بررسی‌های نگهبانی و امنیتی باید انجام بپذیرد و بعدازآن کالا به محوطه پذیرش وارد شود. در محوطه پذیرش کارمندان انبار کالاها را ازنظر شکل و تعداد با اطلاعات درج‌شده در لیست کنترل می‌کنند و درصورتی‌که مغایرتی دیده شد صورت جلسه را تنظیم می‌کنند. کالاها با توجه به نوع و وضعیتشان و امکاناتی که انبار دارد، در این قسمت گروه‌بندی‌شده و به انبار مربوطه ارسال می‌شوند.
- جابجایی کالا: پس از ورود کالا به انبار، باید طبق استانداردهای موجود در مورد نحوه ذخیره‌سازی کالا، جای مناسبی برای هر کالا در نظر گرفته و آن‌ها را در محل مناسب جاگذاری کرد. محل قرارگیری دقیق کالا در انبار باید در سند کاغذی و یا سامانه‌های مدیریت انبار ثبت شود. بعد از تمام شدن پروسه تحویل، مالک کالا یا نماینده قانونی‌اش که شاید یک شرکت حمل‌ونقل باشد باید قبض انبار یا رسید را تحویل بگیرد. مالک کالا می‌تواند از کالایی که به انبارهای عمومی تحویل‌شده به‌عنوان ضمانت یا وثیقه برای گرفتن اعتبار یا وام بانکی استفاده کند.
- گزینش و گردآوری کالا برای خروج: درصورتی‌که مالک کالا درخواست خروج آن را داده باشد، بعد از اینکه تشریفات خروج کالا انجام شد، کالا از سطح انبار گردآوری‌شده و به محل تحویل آورده می‌شود. در انبارهای عمومی رسمی، محموله‌هایی که برای آن برگه وثیقه صادرشده است و در وثیقه موسسه یا بانک باشد اجازه خروج از انبار را نخواهند داشت.
- بسته‌بندی و تحویل کالا: پس‌ازاینکه مجوز خروج کالا از انبار صادر شد، اطلاعات تحویل کالا و وسیله نقلیه‌ای که کالا را حمل خواهد کرد دریافت می‌شود، منابع موردنیاز برای خروج تخصیص داده‌شده و در صورت درخواست مالک کالا برای بسته‌بندی، کالاهای بسته‌بندی‌شده و بارگیری می‌شوند. لیست اقلام بارگیری شده و مشخصات دقیق آن‌ها در صورت لزوم، در قالب مستندات مانند فاکتور، بارنامه، مانیفست و غیره تهیه می‌شود.
فرآیندهای پشتیبان در انبارداری
سطح کیفی انبارها به‌اندازه و اجرای فرآیندهای پشتیبانی در انبار بستگی دارد. در ادامه پاسخ انبارداری چیست باید اضافه کرد سطح کیفی انبارها به‌طور مستقیم با عملیات انبارداری مرتبط نیست.
- کنترل کیفیت: هسته مهم واصلی مؤلفه کنترل کیفیت در سیستم، تعریف چک لیست‌های کنترل کیفیت مربوط به هرکدام از اجزای کسب و کار در انبار و امکان بهره‌برداری و تکمیل اطلاعات مرتبط است. فرآیند کنترل کیفیت در هر انباری در چند حوزه کلیدی مثل کنترل کیفیت فعالیت‌ها، ارزیابی و بررسی عملکرد پیمانکارها، نگهداری و تعمیر، حمل‌ونقل و کنترل بارهای حساس و خطرناک انجام می‌گیرد.
- خدمات ارزش‌افزوده: هرگونه فعالیت مازاد که غیر از سه عمل اصلی «تخلیه»، «انبارداری» و «بارگیری» بر روی محموله‌ها انجام شود و مشتری خواستار آن باشد و در ازای آن باید هزینه‌ای جدا پرداخت نماید، در دسته خدمات ارزش‌افزوده می‌گنجد. برای ارائه این خدمات غالباً منابع فعلی و موجود در انبار استفاده‌شده و به سرمایه‌گذاری قابل‌توجهی نیاز نیست. این موارد شامل دو مورد زیر است:
- استفاده از فضای انبار برای آماده کردن قطعات نیم ساخته
- صادر کردن برگ وثیقه کالا و خدمات مالی به مشتری
3. خدمات مشتریان: خدمات مشتریان شامل سه فرآیند اصلی است.
- فرآیند مدیریت ارتباط با مشتری
- ساده کردن امور اداری و بهبود عملیات مرتبط با مشتری
- فرآیند ارائه خدمات الکترونیکی
4. مدیریت انبار
- کلیه امور مربوط به زمان‌بندی و برنامه‌ریزی، فعالیت شرکت در زمینه ورود و خروج کالا
- برنامه‌ریزی برای تجهیز و توسعه و بهره‌برداری درست از فضای موجود در انبار
- مدیریت تجهیزات و منابع انسانی
- تعیین معیارهای ارزیابی و مدیریت عملکرد همه منابع در انبار
- مدیریت هزینه و درآمد در انبار
مدیریت انبار
در هر انباری مدیر آن مسئولیت‌ها و وظایف بسیاری را بر عهده دارد که تصمیمات و نظارت‌های مدیریتی باید در هر زمان و تمامی مراحل انبارداری اعمال شود. عملکرد مدیر انبار بر کارایی کل شرکت و تحقق اهداف سازمانی بسیار مؤثر است.
ازجمله وظایف مهم انبار این است که ضمانت کند تمامی فعالیت‌های محدوده سیستم انبار حتی‌المقدور باصرفه و به‌صورت مؤثر انجام شود. موضوع حفظ موجودی و سطح اقتصادی اقلام انبار هم جزئی از این مسئولیت شمرده می‌شود. وظیفه تضمین حداقل هزینه‌ها از سمت انبار باید برای همه کارکنان آن روشن باشد. غیر از مسائل اقتصادی وظایف مدیر انبار شامل مواردی همچون کنترل موجودی، بازرسی و انبارگردانی، انبار کردن، شناسایی و محل یابی اقلام، حفاظت از انبار، جابه‌جا کردن مواد و دریافت ذخایر است.
جمع‌بندی
فعالیت‌های جاری در یک سازمان با توجه به وسعت آن به یک یا چند انبار برای ذخیره‌سازی مواد اولیه، اقلام نیمه آماده و محصول نهایی آن سازمان نیاز دارد. انبارها به شیوه‌های مختلفی طبقه‌بندی می‌شوند، اما بهترین روش طبقه‌بندی بر اساس برخی از ویژگی‌های مشترک است همانند ماهیت محصول، ساختمان انبار، جریان مواد و موقعیت مکانی.
بهره‌مندی از عملکرد صحیح در یک انبار نه‌تنها باعث بهبود خدمات‌رسانی به مشتری می‌شود بلکه افزایش سود را نیز برای سازمان به همراه دارد. برای کسب اطمینان از عملکرد مناسب و دقیق یک انبار، باید چیدمان برنامه‌ریزی درست و جریان کار مناسب اجرا شود. علاوه بر این تیم خرید و تدارکات انبار هم باید طبق برنامه‌ای منظم عمل کنند و بتوانند رابطه مناسبی با تمامی تأمین‌کنندگان برقرار کنند تا اطمینان لازم برای تکمیل به‌موقع محصولات و موجودی انبار را حاصل نمایند.
