معرفی دفاتر قانونی حسابداری و نحوه عملکرد هر کدام

مطابق با قانون تجارت، صاحبان کسب و کار‌ها (به استثنای کسب و کار‌های کوچک) باید تمامی رویداد‌های مالی را در انواع دفتر حسابداری قانونی ثبت کرده و بعد از تأیید مدیریت، آن‌ها را در محل خاصی نگهداری کنند.

دفاتر حسابداری قانونی به صورت پلمپ بوده و نباید هیچ خطایی در آن‌ها وجود داشته باشد. (به همین علت به آن‌ها دفاتر پلمپ نیز گفته می‌شود.)

در صورتی که بنگاه‌های اقتصادی این دفاتر حسابداری قانونی را دریافت نکرده و یا تکمیل نکنند، مشمول جریمه خواهند شد. حتی اگر کسب و کاری هیچ فعالیتی نداشته باشد، باید دفتر حسابداری را به صورت خام یا سفید به حوزه مالیاتی مربوطه ارائه نماید.

دفتر حسابداری چیست؟

دفتر حسابداری یا بهتر است بگوییم دفاتر حسابداری، مهمترین ابزار کار حسابداران محسوب می‌شوند. در واقع می‌توان اینطور بیان کرد که دفتر حسابداری اولین چیزی است که یک حسابدار با آن روبرو می‌شود. علت آن هم این است که باید تمامی رویداد‌ها و اسناد مالی روزمره را به صورت روزانه در این دفاتر ثبت کند. در این مطالب از سایت ناربن با انواع دفاتر رسمی و غیر رسمی آشنا می‌شوید و کاربرد‌ها و ویژگی‌های هر کدام را بررسی می‌کنید و نهایتاً نکات مهمی در رابطه با دفاتر رسمی را یاد می‌گیرید. با ما همراه باشید.

دفاتر قانونی حسابداری چیست؟

به طور کلی کلیه رویداد‌های مالی بعد از اینکه در اسناد حسابداری ثبت شدند، به دفاتر مالی انتقال داده می‌شوند. در واقع تمامی رویداد‌های مالی ابتدا در اسناد مالی ثبت شده و به تأیید مدیریت می‌رسند و سپس به دفاتر رسمی که توسط مراجع قانونی تعیین شده است، انتقال داده شده و نگهداری می‌شوند. به این دفاتر که مورد تأیید قانون است، دفاتر حسابداری یا دفاتر قانونی گفته می‌شود.

انواع دفاتر قانونی حسابداری

دفاتر حسابداری به دو دسته دفاتر قانونی حسابداری و دفاتر غیر رسمی و یا کمکی تقسیم می شوند.

دفاتر قانونی حسابداری دفاتری هستند که به صورت کاملا اجباری باید مطابق با قانون تهیه و تنظیم شوند. دفاتر حسابداری قانونی به دو دفتر کل و دفتر روزنامه تقسیم می‌شوند.

انواع دفاتر قانونی غیر رسمی حسابداری

دفاتر قانونی کمکی یا غیر رسمی، انواع دفتر حسابداری کمکی یا غیررسمی هستند که هیچ اجباری برای تهیه آن‌ها وجود ندارد، اما حسابداران به منظور سهولت انجام کار‌هایشان و همچنین دقت در رویداد‌های مالی این دفاتر را تنظیم می‌کنند. دفتر معین یکی از انواع دفتر حسابداری غیر رسمی است و یا به عبارتی مهمترین دفتر حسابداری غیر رسمی است که باید تهیه و تنظیم شود.

و اما سؤال اینجاست که چرا انواع دفتر حسابداری اهمیت زیادی دارند و حتی تهیه بعضی از آن‌ها نیز از سمت قانون اجباریست. برای پاسخ به این سؤال ابتدا بهتر است که در مورد دفتر روزنامه یا دفتر حسابداری رسمی و غیر رسمی بیشتر بدانید.

دفتر روزنامه (دفتر حسابداری رسمی)

دفتر روزنامه یکی از انواع دفتر حسابداری رسمی است که تمامی معاملات مالی و رویداد‌ها به صورت روزانه در آن ثبت می‌شوند. تمامی رویداد‌های مالی باید به ترتیب وقوع در دفتر روزنامه ثبت شوند.

اگر بخواهیم ساختار دفتر روزنامه را بیشتر توضیح دهیم، باید بگوییم که این دفتر متشکل از چند ستون است که در این ستون‌ها به ترتیب شماره سند حسابداری، تاریخ وقوع رویداد، شرح معاملات، مبلغ بدهکار، مبلغ بستانکار تمامی رویداد‌های مالی ثبت و ضبط می‌شوند.

در ستون شرح معاملات باید خلاصه‌ای از رویداد نوشته شده و نام حساب بدهکار یا بستانکار ذکر شود. تمامی وقایع حسابداری باید به ترتیب وقوع در دفتر روزنامه ثبت شوند. دفتر روزنامه برای حسابداران اهمیت زیادی دارد، چرا که برای تهیه صورت‌های مالی از این دفتر حسابداری رسمی استفاده می‌شود.

دفتر روزنامه نیز به نوبه خود به دو نوع دفتر حسابداری تقسیم می‌شود:

• دفتر روزنامه عمومی،
• دفتر روزنامه خصوصی.

معمولاً در کسب و کار‌های عظیم و گسترده که حجم فعالیت‌های حسابداری آن‌ها خیلی زیاد است، برای هر نوع معاملات مالی یک دفتر روزنامه به خصوص در نظر گرفته می شود. البته وجود این نوع دفتر‌ها به این معنی نیست که دیگر نیازی به دفتر روزنامه کلی نیست.

به طور کلی به دفتر حسابداری رسمی (دفتر روزنامه) که برای فعالیت‌های خاص مالی در نظر گرفته شده است، دفتر روزنامه اختصاصی و به دفتر حسابداری که برای کلیه معاملات مالی (رویداد‌های مالی) در نظر گرفته شده است، دفتر روزنامه عمومی می‌گویند.

دفتر کل یا دفتر حسابداری رسمی (خلاصه معاملات مالی)

از آنجایی که اطلاعات بعضی از رویداد‌های مالی را به خاطر نوع ساختار آن و نحوه ثبت اطلاعات نمی‌توان به راحتی از دفتر روزنامه استخراج کرد، به دفتر کل نیاز است. با انتقال کلیه معاملات مالی از دفتر روزنامه به دفتر کل و طبقه بندی و همچنین تفکیک آن‌ها به راحتی می‌توان در هر زمان به اطلاعات مورد نظر دست پیدا کرد. در واقع استخراج اطلاعات از دفتر کل بسیار راحت است، چرا که اطلاعات مالی به صورت کاملاً تفکیک شده و طبقه‌بندی شده در دفتر کل موجود است.

در دفتر کل برای هر کدام از حساب‌های مالی صفحاتی جدا در نظر گرفته می‌شود و تمامی وقایع مالی مرتبط با آن به تفکیک و جز به جز در این صفحه ثبت می‌شود. در این دفتر تمامی وقایع مالی باید به ترتیب تاریخ وقوع ذکر شوند. با توجه به اینکه تمامی رویداد‌های مالی یک حساب به ترتیب تاریخ وقوع و به تفکیک ثبت شده‌اند، این دفتر حسابداری یکی از مهم‌ترین دفاتر رسمی حسابداری در هر مؤسسه یا شرکت است.

در مورد انتقال اطلاعات مالی از دفتر روزنامه به دفتر کل، هر حسابداری زمانی خاص را اعلام می‌کند. برخی از حسابداران معتقدند که تمامی اطلاعات مالی باید آخر هر هفته به دفتر کل انتقال داده شوند. بعضی دیگر معتقدند که تمامی این اطلاعات باید پایان هر ماه به دفتر کل انتقال داده شوند و نهایتاً عده‌ای از حسابداران هم معتقدند که تمامی وقایع مالی باید پانزدهم به پانزدهم هر ماه به دفتر کل انتقال داده شوند.

در دفتر کل به راحتی می‌توانید با کسر تمامی موارد بدهکار و بستانکار از هم مانده گیری کنید. در واقع مقدار مانده حساب در این دفتر همان مابه التفاوت مجموع مبالغ بستانکار و بدهکار است. نهایتاً در صورتی که مانده بستانکار بیشتر باشد، ماهیت مانده حساب بستانکار است و در صورتیکه مانده بدهکار بیشتر باشد، ماهیت مانده بدهکار است.

دفتر معین (دفتر حسابداری غیر رسمی)

دفتر معین یکی از معروف‌ترین دفاتر حسابداری رسمی است. البته به دفتر معین، دفتر کمکی هم گفته می‌شود، چرا که هدف از تهیه این دفتر حسابداری کمک به امور حسابداری هر شرکت است. از دفتر معین برای تفکیک کردن حساب‌های دفتر کل استفاده می‌شود. در بسیاری از شرکت‌ها مؤسسات، فعالیت‌های تجاری به گونه‌ای است که باید برخی از اطلاعات مربوط به یک یا چند حساب در دسترس باشد.

از آنجایی که امکان دارد پیدا کردن این حساب‌ها در دفتر کل زمانبر و سخت باشد، لذا برای هر کدام از این حساب‌ها که معمولاً رویداد‌های مالی زیادی دارند، یک دفتر معین در نظر گرفته می‌شود و تمامی اطلاعات در آن ثبت می‌شود.

در نظر داشته باشید که نگهداری حساب‌ها در دفتر معین به معنای ثبت نکردن آن‌ها در دفتر کل نیست. بلکه همواره باید جمع مانده حساب در دفتر کل با جمع مانده حساب در دفتر معین یکسان باشد. نکته مهم در مورد دفتر معین این است که اگرچه این دفتر جز دفاتر قانونی است، اما کاملاً غیر رسمی است و صرفاً تنها به منظور کمک به انجام فرآیند‌های گزارش‌گیری مورد استفاده قرار می‌گیرد.

رایج‌ترین و مهم‌ترین دفاتر معین عبارتند از:

• دفتر معین بانک
• دفتر معین اموال
• دفتر معین بدهکاران
• دفتر معین بستانکاران

البته دو مورد دیگر دفتر قانونی غیر رسمی وجود دارند که در بسیاری از شرکت‌ها تهیه می‌شوند.

• دفتر کپیه

مطابق با اصل ۱۰ قانون تجارت، دفتر کپیه دفتری است که کلیه صورت حساب‌ها و نامه‌نگاری‌های صادره به ترتیب وقوع در آن ذکر شده باشد. البته این روز‌ها با وجود به کارگیری سیستم اتوماسیون اداری این دفتر نیز کاربرد خاصی ندارد.

• دفتر دارایی

مطابق با اصل ۹ قانون تجارت، به دفتری که به صورت سالانه گزارش کلیه اموال منقول و غیر منقول تاجر در آن شرح داده می‌شود، دفتر دارایی می‌گویند.

در این دفتر باید کلیه دیون و مطالبات نیز ذکر شود. هر چند که اکنون با وجود ترازنامه، دفتر دارایی دیگر کاربرد خاصی ندارد.

آموزش تحریر دفاتر قانوی حسابداری

یکی از نکات مهم در تهیه دفاتر حسابداری، نحوه تحریر دفاتر قانونی حسابداری است که در این قسمت سعی می‌کنیم که مختصری از آن را توضیح دهیم.

• قبل از هر گونه اقدامی باید مطمئن شوید که دفاتر قانونی از سمت نماینده اداره ثبت اسناد امضا و پلمپ شده باشند.
• هنگام تحریر دفاتر قانونی حسابداری، نباید بین سطر‌ها و حاشیه‌ها چیزی نوشته شود، چرا که از سوی اداره ممیز دارایی رد می‌شود.
• اطلاعات تحریر شده در انواع قانونی دفتر حسابداری نباید با مواد شیمیایی یا رنگ از بین برود.
• هنگام تحریر دفاتر قانونی باید دقت کرد که جایی خالی یا کاغذی سفید در دفتر حسابداری باقی نماند.
• هنگام تحریر دفتر قانونی باید از خودکار آبی یا مشکی استفاده شود.
• هنگام تحریر دفتر قانونی در صورت بروز اشتباه (خطای عددی یا حروفی) به هیچ عنوان نباید از لاک غلط گیراستفاده کرد. فقط کافیست که روی غلط نوشتاری با خودکار قرمز خط کشیده شود.
• در قسمت اول و آخر دفاتر قانونی حسابداری باید برچسب و مهر سازمان ثبت اسناد و املاک کشور آمده باشد.
• هنگام تحریر دفاتر قانونی رسمی نباید رویداد‌ها و وقایع مالی دو سال پیاپی در یک دفتر نوشته شود.
• تمامی اطلاعات مالی در این دفاتر باید به صورت دستی وارد شوند و استفاده از نرم‌افزار‌های حسابداری در دفاتر قانونی مجاز نیست.
• در تحریر دفاتر قانونی، باید تمامی عملیات‌ها حداکثر تا پانزدهم ماه بعد در دفتر روزنامه انتقال داده شده باشند.
• شرکت‌هایی که از اپلیکیشن‌های مالی استفاده نمی‌کنند، باید تمامی وقایع مالی را به صورت روزانه در دفتر وارد کنند.

سؤالات مهم دفاتر قانونی حسابداری

در مورد تنظیم دفاتر قانونی ممکن است سؤالاتی مطرح شود که در این قسمت از مطالب به مهمترین آن‌ها می‌پردازیم.

عواقب نداشتن دفتر قانونی حسابداری چیست؟

الف) با توجه به بند ۳ ماده ۵۴۲ ق. ت، هر تاجری که برای کسب و کارش دفتر حسابداری تنظیم نکند و یا دفاترش ناقص و بدون ترتیب باشد، ممکن است ورشکسته به تقصیر شناخته شود. (صدور حکم ورشکستگی به تقصیر با تشخیص دادگاه است)

ب) اگر دادگاه دفتر حسابداری تاجر را درخواست کند، تاجر موظف است که دفاتر حسابداری را به دادگاه ارائه دهد، مگر این که بتواند ثابت کند که دفتر حسابداری مفقود شده و یا به آن دسترسی ندارد. در غیر این صورت عدم ارائه دفاترحسابداری به دادگاه می‌تواند از شواهد قطعی بر ضرر تاجر باشد.

ج) در صورت عدم تنظیم دفاتر حسابداری، تاجر موظف به پرداخت جزای نقدی مقرر در ماده ۱۵ ق. ت خواهد بود.

د) در صورت نداشتن دفتر حسابداری، مالیات کسب و کار مورد نظر به صورت علی الراس محاسبه می‌شوند. (یعنی مامور مالیاتی اوضاع فعلی تجارتخانه را مشاهده کرده و با توجه به آن مقدار مالیات را محاسبه می‌کند.)

نکته مهم:

دفاتر حسابداری ( دفتر روزنامه و دفتر کل) ملاک محاسبه مالیات هستند.

چه زمانی باید دفاتر قانونی حسابداری را تنظیم کرد؟

تهیه دفاتر حسابداری قانونی برای هر کسب و کاری علاوه بر الزام قانونی، موجب دقت و نظم بیشتری در کار می‌شود. انواع دفتر حسابداری تمامی جزئیات و نکات مهم مربوط به معاملات و رویداد‌های مالی را منعکس می‌کنند. اطلاعاتی مانند تاریخ دقیق، مقدار معامله، بستانکاری و بدهکاری هر حساب در انواع دفتر حسابداری قانونی مشخص هستند.

چه زمانی باید دفتر حسابداری قانونی را به دارایی تحویل داد؟

بر اساس قانون ارائه شده، معمولاً حسابداران باید دفاتر حسابداری قانونی را تا پایان سال مالی تکمیل کنند. بعد از تکمیل دستی دفاترحسابداری توسط حسابدار، باید مدیریت شرکت صحت محتوای دفاتر حسابداری را تأیید کند. نهایتاً دفاتر حسابداری تأیید شده به مراجع ذی ربط شرکت تحویل داده شده و سپس پلمپ می‌شوند.

دلایل قانونی الزام به داشتن دفتر روزنامه و دفتر کل چیست؟

طبق ماده ۳۴ قانون مالیات بر ارزش افزوده، الزام تحریر دفاتر حسابداری قانونی از این جهت بسیار مهم است که انواع دفتر حسابداری را باید تا مدت ده سال ضبط و نگهداری کرد. بهترین روشی که می‌شود از اطلاعات انواع دفتر حسابداری قانونی نگهداری کرد، نوشتن آن‌ها در دفاتر مخصوص حسابداری است. بدین صورت نه اطلاعات از بین ‌می‌روند و نه می‌شود آن‌ها را دستکاری کرد و نه می‌شود تغییری در هر کدام از نوشته‌های آن داد.

طبق قانون تجارت باید تمامی رویداد‌های مالی هر مجموعه درون دفاتر حسابداری قانونی ثبت شوند و بعد از تحویل آن‌ها به حوزه مالیاتی و پرداخت مالیات مربوطه باید به مدت ده سال نگهداری شوند. در صورتی که دفاتر حسابداری قانونی (انواع دفتر حسابداری قانونی) پلمپ نشوند، شرکت مشمول جریمه مالیاتی خواهد شد.

آیین‌نامه تحریر دفاتر قانونی و بخشنامه

به طور کلی آیین‌نامه‌ای مربوط به چگونگی تنظیم، ثبت، تحریر و نگهداری دفاتر رسمی حسابداری توسط وزارت امور اقتصاد دارایی با نظر خواهی از اتاق بازرگانی و بانک مرکزی و سازمان حسابرسی و صنایع و معادن ایران تهیه شده که به تصویب وزارت امور اقتصادی و دارایی رسیده و به صورت بخشنامه در آمده است که کلیه حسابداران باید در انجام امور و فعالیت‌های حسابداری خود از این آیین‌نامه تبعیت کنند.

رد دفاتر قانونی چیست و به چه دلیلی صورت می‌گیرد؟

در پایان هر سال مالی معمولاً دفاتر مالی توسط کارشناسان مالی بررسی و تأیید می‌شوند، اما در برخی موارد به خاطر بروز اشکال و سرپیچی از مواد آیین‌نامه دفاتر حسابداری توسط کارشناسان مالی رد شده و تأیید نمی‌شوند که به این حالت اصطلاحاً رد دفاتر رسمی می‌گویند.

دفاتر معمولاً به علت اشتباه یا خطا هنگام تحریر دفاتر رسمی رد می‌شوند.

رایج‌ترین مواردی که باعث رد دفاتر حسابداری می‌شوند، عبارتند از:

• نوشتن اطلاعات مالی ساختگی و کذب
• ثبت نکردن اطلاعات دقیق فعالیت‌های مالی مربوط به شعب
• ثبت نشدن اطلاعات مرتبط به هر دلیل
• وجود پاک شدگی یا جای تراشیدن اطلاعات در دفاتر حسابداری
• وجود صفحات سفید و یا سطر‌های خالی بیش از حد
• خارج شدن دفاتر از پلمپ

خلاصه مطالب در مورد انواع دفتر حسابداری قانونی

انواع دفتر حسابداری قانونی جزء مهم‌ترین اسناد مالی هر کسب و کاری محسوب می‌شوند. تمامی اطلاعات و جزئیات مربوط به رویداد‌های مالی کسب و کار‌ها بعد از ثبت شدن در سیستم حسابداری، باید مطابق با تاریخ انجام در دفتر روزنامه ثبت شوند و سپس این اطلاعات به ترتیب کدینگ حسابداری در دفتر کل ثبت می‌گردند.

با ثبت جزئیات و اطلاعات مالی در انواع دفتر حسابداری قانونی به سادگی می‌توان بستانکاری یا بدهکاری هر حساب را مشخص نمود، همچنین میزان خطا و اشتباهات در ثبت اطلاعات بسیار کم می‌شود.

به طور کلی تمام شرکت‌ها (کسب و کارها) بعد از ارائه اظهارنامه مالیاتی خود باید دفاتر حسابداری را پلمپ کرده و در زمان مقرر به مسئول رسیدگی اظهارنامه‌های مالیاتی تحویل دهند. همچنین باید برای سال مالی جدید خود انواع دفتر حسابداری قانونی را دریافت کنند.