هر شرکت، در طول ماه، علاوه بر هزینه‌های اصلی، هزینه‌های جزئی نیز دارد. هزینه‌های جزئی از منبع دارایی برداشته نمی‌شوند. چنین هزینه‌هایی از مبالغی که هر ماه یا در دوره‌های زمانی مشخص شده، شرکت بابت این هزینه‌ها کنار می‌گذارد، برداشته می‌شود. این مبلغ (مبلغی که برای هزینه‌های جزئی کنار گذاشته می‌شود)، تحت عنوان تنخواه یا تنخواه گردان شناخته می‌شود. در ادامه مطلب، در مورد تنخواه و تنخواه گردانی و جوانب مختلف مربوط به آن، توضیحاتی را ارائه می‌دهیم.
تنخواه چیست؟
همیشه همه هزینه‌های شرکت، غیر نقدی (مانند چک و…) پرداخت نمی‌شود. بلکه گاهی لازم است، هزینه به صورت نقدی پرداخت شود. برای چنین هزینه‌هایی که به عنوان هزینه‌های جزئی شرکت هم شناخته می‌شوند. مبلغی تحت عنوان تنخواه کنار گذاشته می‌شود. لازم است محصولات و یا خدماتی که هزینه آن‌ها از تنخواه تامین شده، دقیق و به درستی ثبت و مشخص شوند.
تنخواه گردانی حسابداری چیست؟
تنخواه گردان، در واقع شخصی است که مبلغ تنخواه به او سپرده می‌شود. تنخواه گردانی در حسابداری نیز به فعالیت‌هایی گفته می‌شود که تنخواه گردان حسابداری، با استفاده از مبلغی که تحت عنوان تنخواه به او سپرده شده است، انجام می‌دهد. وظیفه تنخواه گردان حسابداری این است که از مبلغ تنخواه، با هدف افزایش منفعت شرکت و رفع مشکلات استفاده کند. بنابراین از جمله ویژگی‌هایی که شخص تنخواه گردان حسابداری باید داشته باشد، قانونمند بودن، صادق و درستکار بودن است.
چه هزینه‌هایی زیر مجموعه تنخواه گردان حسابداری قرار می‌گیرند؟
- مواردی مختلفی وجود دارد که هزینه‌ی آن‌ها زیر مجموعه تنخواه گردان حسابداری قرار می‌گیرند، از جمله:
- هزینه مربوط به صدور کارت‌های مختلف
- هزینه‌هایی که در جهت تهیه میان وعده و وعده‌های غذایی مختلف صرف می‌شود.
- هزینه‌هایی که در جهت تهیه وسایل مختلف دکوری و… صرف می‌شود.
- باز گرداندن هزینه‌هایی از شرکت که گاهاً کارمندان از جیب خود پرداخت می‌کنند.
تنخواه گردان کیست؟
تنخواه، مبلغ مهمی است که مدیریت آن نیز باید به شخص مناسبی سپرده شود. تنخواه گردان، شخصی است که مسئولیت مدیریت وجه تنخواه به او واگذار می‌شود. مدیریت مبلغ تنخواه به این صورت است که باید هزینه‌های جاری شرکت که به صورت غیر نقدی قابل پرداخت نیستند، به نحوه‌ای درست و دقیق مدیریت شده و با استفاده از مبلغ تنخواه پرداخت شوند. پس از پرداخت هزینه‌ها، تنخواه گردان باید لیست هزینه‌های صرف شده برای هر مورد را با ارائه مدارک و رسید، به واحد حسابداری تحویل دهد. پس از آن واحد حسابداری، حسابی را که مربوط به مبلغ تنخواه است، برای هزینه‌های بعدی شارژ خواهد کرد.
وظایف تنخواه گردان:
تنخواه گردان مسئولیت حساسی دارد و به تبع آن وظایف مهمی نیز دارند که عبارتند از:
- مسلط بودن بر آیین نامه تنخواه گردانی
- تحویل به موقع لیست هزینه‌های صرف شده
- جمع آوری مدارک، فاکتور و رسید به ازای هر هزینه‌ای که از مبلغ تنخواه پرداخت شده است.
- تنظیم دقیق و منظم لیست هزینه‌ها
شرح روش‌های ثبت سند تنخواه گردانی حسابداری:
ثبت سند تنخواه گردانی حسابداری، به 4 روش مختلف انجام می‌شود که در این قسمت از محتوا، به آن‌ها پرداخته می‌شود.
1- ثبت سند تنخواه گردان به روش ثابت
در طی این روش، شخصی که مسئولیت تنخواه گردان به عهده او است، موظف است مبلغی را که به عنوان تنخواه به او سپرده شده است را صرف هزینه‌های مربوطه کند. سپس باید مدارک، فاکتورها و رسیدهای هزینه‌های صرف شده را جمع آوری کرده و به همراه لیستی دقیق و منظم از این هزینه‌ها، در زمان مقرر شده به واحد حسابداری تحویل دهد. وظیفه دیگری که در ثبت تنخواه گردان به روش ثابت بر عهده تنخواه گردان است، این است که در دوره‌های مقرر شده که اغلب پایان هر ماه است، خلاصه‌ای از هزینه‌های صرف شده برای ماه‌های پیشین را نیز ارائه نماید.
2- ثبت سند تنخواه گردان به روش متغیر
در طی این روش، یک میزان حداکثر برای مبلغی که قرار است به عنوان تنخواه کنار گذاشته شود، توسط مدیریت شرکت، تعیین می‌شود. سپس متناسب با حجم هزینه‌ها و خرید‌هایی که ممکن است شرکت داشته باشد، یک زمان معین به همراه مبلغ مشخص تنخواه، طی یک بخشنامه ارائه خواهند شد. سپس شخصی ک مسئولیت تنخواه گردان بر عهده او است وظیفه دارد، مدارک و فاکتور هزینه‌های انجام شده به همراه لیست آن‌ها را در زمانی که طی بخشنامه اعلام شده است، به واحد حسابداری تحویل دهد.
3- ثبت سند تنخواه گردان به روش نقدی
در این روش، به میزان معینی، تنخواه برای یک نسخه سند مثبته (که مبلغ آن پرداخت شده) در نظر گرفته می‌شود.
4- ثبت سند تنخواه گردان به روش تعهدی
در این روش، ثبت سند مانند روش نقدی انجام می‌شود. با این تفاوت که، آن نسخه سند مثبته‌ای که بابت آن تنخواه قرار داده می‌شود، پرداخت نشده و یا فقط درصدی از آن پرداخت شده است
چک لیست رسیدگی به تنخواه گردان
در این مورد تعدادی دستور العمل وجود دارد که به شرح برخی از آن‌ها می‌پردازیم:
1- 10 درصد هزینه‌هایی که برای طرح‌های عمرانی دستگاه‌های اجرایی صرف می‌شود، می‌تواند از مبلغ تنخواه پرداخت شود.
2- افرادی که مسئولیت خرید بر عهده آن‌ها است، بابت خرید‌های جزئی، تا سقف یک میلیون ریال به آن‌ها تعلق می‌گیرد.
3- استفاده از تنخواه گردانی که برای یک طرح خاص در نظر گرفته شده، برای سایر طرح‌ها، غیر مجاز خواهد بود.
4- فردی که به عنوان تنخواه گردان مشغول به کار می‌شود باید کاملا مورد اعتماد و درستکار باشد. چرا که در صورت هر گونه کسری و یا صرف هزینه‌های غیر مجاز از مبلغ تنخواه، با او برخورد خواهد شد.
تفاوت تنخواه گردان با صندوق
فردی که مبلغ تنخواه به او سپرده می‌شود، مسئولیت فرایند‌های خرید و… را نیز دارد. اما فردی که مسئولیت حساب‌های صندوق بر عهده او است، هیچ مسئولیتی در قبال خریدها و ملزومات آن نخواهد داشت. همچنین پس از اتمام موجودی حساب تنخواه، حساب مجدداً برای انجام خریدها و هزینه‌های شرکت شارژ خواهد شد. اما در مورد صندوق چنین چیزی وجود ندارد. مورد دیگری که وجود دارد این است که مبلغ تنخواه، بنا به شرایط و وسعت شرکت سقف معینی دارد. اما صندوق این گونه نیست.
سخن آخر
تنخواه گردانی یکی از موارد مهمی است که در مورد مدیریت و پرداخت هزینه‌های شرکت وجود دارد. فردی که این مسئولیت را به عهده دارد باید کاملاً مورد اطمینان باشد. همچنین شیوه‌های مختلف ثبت سند تنخواه گردانی وجود دارد که در طی مطلب توضیح داده شد.
