انبارها قسمت‌های مهمی از شرکت‌ها، کارخانه‌ها و… هستند. در انبار، کیفیت انجام عمل انبار گردانی بسیار مهم است. طی انبار گردانی در کل، اعمالی مانند کنترل فیزیکی انبار، شمارش دستی موجودی محصولات، چک کالاها و… انجام می‌شود. حسابداری انبار و انبارگردانی از موضوعات حائز اهمیتی است که بر سودآوری کسب‌و‌کار به شدت موثر است. در این مقاله موضوع انبارگردانی و شیوه انبارگردانی را مرور می‌کنیم.
انبار گردانی چیست؟
انبار گردانی در واقع، به مطابقت دادن موجودی محصولات انبار، با کاردکس کالا، و چک میزان موجودی هر کالا در پایان دوره‌های مختلف گفته می‌شود. می‌توان گفت هدف از انبار گردانی، کنترل مقادیر زیادتر و یا کمتر از حدی است که از هر کالا وجود دارد. حداقل دفعات انجام انبار گردانی مطابق استانداردهای با، یک بار در سال است. همان طور که گفتیم، این میزان، حداقل میزانی بود که ذکر شد، و در واقع دفعات انجام انبار گردانی، بسته به اهمیت کالاها، تعداد، ابعاد و… متفاوت است.
اهمیت انجام انبار گردانی در چیست؟
همان طور که می‌دانید، به جز موجودی حساب شرکت، موجودی انبار نیز جزء دارایی‌های شرکت محسوب می‌شود. بنابراین لازم است در پایان دوره‌های مالی، میزان موجودی کالاهای انبار چک و ارزش گذاری شود. هدف از این کار اطلاع از میزان سود یا زیان شرکت خواهد بود. نکته‌ای که مهم است، مطابقت موجودی کالاها با کاردکس است که باید به آن توجه ویژه کرد.
افرادی که در طی عملیات انبار گردانی حضور دارند:
معمولا حضور سرپرست انبار گردانی، گروه کنترل، انبار دار و گروه شمارش گر (هر گروه شامل دو نفر)، در حین انجام انبار گردانی ضروری است. لازم به ذکر است حضور انبار دار از آن جهت ضروری و واجب است که او از موقعیت هر کالا اطلاعات کامل دارد.
چگونگی دفعات شمارش کالا:
هدف از تعدد دفعات شمارش کالاها در عملیات انبار گردانی، پیشگیری از اعمال خطاهای احتمالی است. دفعات شمارش کالا به شرح زیر است:
تک شمارشی: موجودی کالاهای انبار، یک بار شمارش می‌شود. در صورتی که موجودی با کاردکس کالا مطابقت داشته باشد، مرحله بعدی صدور گزارش صحت موجودی است. اما در صورتی که موجودی انبار با کاردکس کالا، مطابقت نداشته باشد، به حالت دو شمارشی روی می‌آوریم که در ادامه شرح داده شده است.
دو شمارشی: در این حالت، پس از شمارش دوباره‌ی موجودی انبار، نتیجه با نتیجه حالت تک شمارشی مقایسه می‌شود. در صورت مطابقت گزارش ثبت شده و در صورت عدم مطابقت مرحله‌ی بعدی، انجام حالت سه شمارشی است.
سه شمارشی: سومین شمارش موجودی کالاهای انبار به انجام می‌رسد و نتیجه آن به عنوان نتیجه نهایی در گزارش ثبت خواهد شد.
نکات مهمی که قبل از انجام شمارش باید به آن‌ها دقت شود:
1- انتخاب فرد مناسب برای انجام هماهنگی‌های انبار گردانی.
2- بررسی همه جانبه دستور العمل توسط هماهنگ کننده، و اطلاع رسانی در صورت وجود مشکل.
3- طبیعتاً انبار در روزها و ساعاتی که عملیات انبار گردانی انجام می‌شود تعطیل است. بنا براین باید این زمان‌ها تعیین شده و به سایر بخش‌ها اطلاع رسانی شود تا از بی نظمی‌های احتمالی جلو گیری شود.
4- لازم است افرادی که تیم شمارش را تشکیل می‌دهند، به اندازه کافی آموزش دیده و ماهر باشند. همچنین اعضای تیم شمارش باید از قبل مشخص شده باشند.
مزیت‌های انبار گردانی چیست؟
1- مطمئن شدن از مقادیری که در صورت حساب‌های مالی وجود دارند.
2- اقدام به حذف موجودی‌هایی که دیگر قابل مصرف نیستند و در نهایت مرتب سازی انبار.
3- جلو گیری از ضرر و زیان‌هایی که ممکن است شرکت، به دلیل تغییر قیمت کالاها متحمل شود.
4- دست یافتن به گزارشی از میزان موجودی کالا، بررسی تطابق یا عدم تطابق میزان مواد اولیه مصرف شده و میزان کالاهای تولید شده
انواع انبار گردانی:
انبار گردانی پایان سال یا پایان دوره: همان گونه که از نام این نوع انبار گردانی پیدا است، در پایان سال عملیات انبار گردانی انجام می‌شود. هدف از آن نیز تعیین موجودی، میزان کالاهایی که به فروش رسیده‌اند، ضرر و زیان حاصل شده و…. است. از مزایای انبار گردانی پایان سال این است که شرکت‌ها در شروع سال جدید با مواردی مانند اجناس ناقص، تاریخ گذشته، غیر قابل مصرف و… رو به رو نمی‌شوند.
انبار گردانی میان دوره: این نوع انبار گردانی، قبل از شروع نیم سال دوم انجام می‌شود. این نوع انبار داری، به شدت نتایج فرم انبار داری پایان دوره را تحت تاثیر مثبت قرار می‌دهد.
انبار گردانی رندم، موردی یا اتفاقی: برخی از کالاها که اهمیت و ارزش زیادی دارند و یا تعداد و ابعاد زیادی دارند، بهتر است در دوره‌های زمانی کوتاه انبار گردانی شده تا با ضریب خطای کمتری مواجه شویم. با انجام نبار گردانی رندم، معمولا گزارش صحت موجودی صادر می‌شود که این خود مهر تاییدی بر حسن عملکرد پرسنل است.
وظایف واحدهای مختلف در عملیات انبار گردانی:
وظایف واحد بازرگانی:
1- جمع آوری فاکتورها از تامین کنندگان در جهت تحویل به واحد امور مالی شرکت
2- در اولویت قرار دادن خرید‌های واجب و الزامی
3- انجام هماهنگی‌های لازم با پیمان کاران در جهت این که، دریافت کالاها الزاماً تا قبل از انجام عملیات انبار گردانی انجام شود.
4- تهیه و تحویل مستندات لازم به نماینده موسسه حسابرسی
5- تهیه و تسویه تنخواه گردان قبل از شروع عملیات انبار گردانی
واحد لجستیک، تولید و فنی:
1- پیش بینی و محاسبه این که چه مقدار اقلام نیاز است. و در این جهت سری‌ها و یا میزان‌های اضافی را تا دو روز قبل از انجام عمیلیات انبار گرانی رفع نماید.
2- فرایند محاسبات کار فرایندی نسبتاً پیچیده است. بنا براین بهتر است، در پایان دوره، جریان کالاهایی که در حال ساخت هستند متوقف شود تا برای انجام شمارش به حداقل میزان خود رسیده باشد.
3- لزوم ارائه جزئیات تمام قطعات و متریالی که در طی کار به مصرف رسید، کالاها و محصولاتی که تولید شد و…. تا قبل از انجام عملیات انبار گردانی.
جمع بندی…
همان طور که گفتیم، انبار گردانی یکی از مهم‌ترین عملیاتی است که در انبار شرکت‌ها، کارخانه‌ها و… در جهت اطلاع دقیق از موجودی کالاها، میزان متریال مصرف شده، میزان کالای تولید شده و… انجام می‌شود. انبار گردانی انواع مختلفی تحت عنوان‌های پایان دوره (پایان سال)، میان دوره و رندم یا اتفاقی دارد که هر یک را در طی مطلب تشریح کردیم. شمارش نیز که یکی از مراحل و اعمالی است که در طی عملیات انبار گردانی انجام می‌شود، به سه حالت مختلف انجام می‌شود که هر کدام خدمت شما عزیزان توضیح داده شد.
